Оплата отпуска

3.5.2 Оплата отпуска

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Во время отпуска за работником сохраняется средний заработок.

В расчет средней заработной платы включаются:

а) заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время;

б) заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу по сдельным расценкам;

в) заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

г) заработная плата, выданная внеденежной форме;

д) денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности;

е) заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования;

ж) надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам);

з) премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;

и) другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ж) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

В случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной или шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.

При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок.

Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этот период.

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.

Средний заработок работника для оплаты отпуска определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на количество календарных недель отпуска.

3.5.3 Учет отпускных

Средства, потраченные на отпускные, включают в фонд оплаты труда. В бухгалтерском учете их относят в кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом по дебету счет ставят в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник. Например, если он работает на основном производстве, то дебетуется счет 20 «Основное производство». Если же сотрудник трудится во вспомогательном производстве, то это будет счет 23 «Вспомогательное производство».

Согласно п. 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) подобные проводки бухгалтер сделает лишь на ту часть отпуска, которая приходится на текущий месяц. Ту же часть, которая относится к следующему месяцу, отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов». А когда этот месяц наступит, данную сумму спишут на счета 20, 23 и т. п.

Пример

Сотрудник написал заявление с просьбой предоставить ему с 16 мая 2006г. очередной отпуск на 28 календарных дней. Ему начислены отпускные равны 9800 руб.

Часть отпускных, которая приходится на май, составила 4900 руб. (9800 руб. : 28 дн. х 14 дн.), оставшаяся часть отпускных относится к июню 2006г. В бухгалтерском учете ООО «Сатурн» делают такие записи:

в мае 2006 г.:

Дебет 26 Кредит 70 — 4900 руб. — начислены отпускные за май;

Дебет 97 Кредит 70 — 4900 руб. (9800 руб. - 4900 руб.) — начислены отпускные, приходящиеся на июнь.

в июне 2006г.:

Дебет 26 Кредит 97 — 4900 руб. — списаны отпускные, учтенные ранее как расходы будущих периодов.

В целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резервы на предстоящую оплату отпусков, предоставляемых работникам. Сделать это позволяет п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июня 1998г. №34н.

Организация самостоятельно определяет, будет ли создан резерв на предстоящую оплату отпусков работников, каким способом будет производиться это резервирование, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв. Это должно быть отражено в учетной политике данной организации.

Если такой резерв будет создаваться, то организация составляет специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений ₀ предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва. Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

В аналогичном порядке налогоплательщик осуществляет отчисления в резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год.

Суммы, предназначенные для предстоящей оплаты отпусков, учитывают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». В течение года все отпускные нужно списывать за счет созданного резерва, при этом Делают такие проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 96 — создан резерв на предстоящую оплату отпусков;

Дебет 96 Кредит 70 — начислены отпускные за текущий месяц.

Часть резерва, которую не использовали, 31 декабря сторнируют. Если зарезервированных средств не хватило, то сумму перерасхода списывают на себестоимость, причем делают это в конце года.

Налог на прибыль. В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и натуральной формах, надбавки, стимулирующие начисления, премии, а также расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовым или коллективным договорами. При определении налоговой базы по налогу на прибыль в состав расходов на оплату труда не включаются:

страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;

взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Следовательно, данные взносы не учитываются при формировании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

В п. 7 ст. 255 НК РФ указано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда, а следовательно, уменьшают налогооблагаемый доход организации. Это относится к оплате, как основных отпусков, так и дополнительных. Что касается тех отпусков, которые организация сама установила своим сотрудникам сверх норм, предусмотренных законодательством Российской Федерации, то согласно п. 24 ст. 270 НК РФ суммы, затраченные на оплату сверхнормативных отпускных, предприятие не может учесть при расчете налога на прибыль.

Возможны два способа списания отпускных на расходы по оплате труда. Выбор способа зависит от того, каким методом организация рассчитывает налогооблагаемую прибыль — методом начисления или кассовым методом.

Если применяется метод начисления, то отпускные списывают в том месяце, к которому они относятся. При этом неважно, когда именно выплачены деньги (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ).

Если же на предприятии применяется кассовый метод, то всю сумму отпускных можно включить в расходы по оплате труда после того, как работнику выдадут деньги (ст. 273 НК РФ).

Единый социальный налог. Согласно ст. 236 НК РФ на суммы, которые организация выплачивает своим сотрудникам, она обязана начислить ЕСН. Это относится и к отпускным, начисленным за отпуска в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

В налогооблагаемую базу по ЕСН не включаются отпускные, начисленные за дополнительные отпуска сверх установленных норм, и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Налог на доходы физических лиц. Отпускные включаются в совокупный доход работника. Следовательно, с этих сумм бухгалтер должен удержать налог на доходы физических лиц. При этом неважно, в каком размере выплачиваются отпускные — в пределах норм или нет.