Организация учета наличности в кассе и их документальное оформление

2.2 Организация учета наличности в кассе и их документальное оформление

В кассу организации наличные денежные знаки поступают с банковского счета в банке, а также в результате платежей наличностью за товарно-материальные запасы, выполненные работы и оказанные услуги.

Для приема, хранения и выдачи денежных средств АО «Искер» имеет специальное помещение – кассу.

Помещение кассы изолировано и оборудовано в соответствии с Требованиями по технической укрепленности касс и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации. Руководителями организации обеспечена сохранность денег в кассе, а так же при доставке их из банка и сдаче в банк. Помещение кассы изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается. Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в организациях, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не допускается.

Учет кассовых операций осуществляется на активных синтетических счетах подраздела 1010 «Наличность в кассе»: 1011 «Наличность в кассе в национальной валюте» и 1012 «Наличность в кассе в иностранной валюте».

Прием денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами по типовой форме № КО-1, подписанными главным бухгалтером. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтерией. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями бухгалтера и кассира, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты и т.п.) указывают за что получены деньги (получение денег в банке, оплата продукции или услуг, возврат остатка подотчетных сумм и т.п.).

Выдачу наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам по типовой форме № КО-2 или надлежащей оформленным платежным ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Расходные кассовые ордера выписываются в одном экземпляре бухгалтерией и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу, получатель предъявляет документ, удостоверяющую личность, расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму прописью. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Выплата заработной платы, отпускных, премий и т.д. осуществляется по платежной ведомости, на титульном листе которой ставится разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.

По истечении установленного срока выдачи оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1)   в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки “Депонировано”;

2)   составить реестр депонированных сумм;

3)   в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

4)   записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер №_”

Депонирование средств это временное хранение средств, принадлежащих другим физическим и юридическим лицам. Депонент – лицо, средства которого временно хранятся организацией.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир проверяет наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера, правильность оформления документов.

Ввиду большой численности работников на несколько платежных ведомостей заполняется один расходный ордер, на общую сумму выданных денег. В данном расходном ордере в графе «приложение» указываются номера соответствующих платежных (расчетно-платежных) ведомостей. На платежных (расчетно-платежных) ведомостях проставляются дата, номер соответствующего расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер также составляется при сдаче наличных денежных средств из кассы в банк.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. На депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, и они сдаются в обслуживающий банк.

В книге учета депонированных сумм ведется аналитический учет по каждому депоненту. Когда работник (депонент) приходит получать депонированные суммы, на его имя выписывается расходный кассовый ордер, а в книге учета делается пометка о выдаче средств.

Упомянутый ранее журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется по типовой форме № КО-3.

Кассир, получив приходные и расходные кассовые документы, исполняет содержащееся в них поручение о приеме либо выдаче денежных средств. Данный факт удостоверяется подписями кассира и лица, вносящего либо выносящего деньги из кассы, и штампом кассира. После этого приходные и расходные документы имеют юридическую силу и являются основанием для отражения кассовой операции в регистре синтетического учета. Кассир регистрирует совершенные им операции в кассовой книге по форме № КО-4, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Кассовая книга открывается на один год.

При незначительном объеме кассовых операций кассовые отчеты составляются один раз в 3-5 дней. В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет (не обязательно), сумму (приход, расход). Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает в книге итоги и выводит остаток на конец дня.

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры:

-            журнал-ордер № 1 по кредиту счета «Наличность в кассе в национальной валюте»,

-            вспомогательную ведомость дебетовых оборотов № 1 или накопительные регистры в ручном или машинном исполнении. Основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги, данные группируют по каждому синтетическому счету, корреспондирующему со счетом «Наличность в кассе в национальной валюте».

По окончанию месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте» выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки определенные руководством организации, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты которой оформляют актом.

При обнаружении выдачи из кассы денег, не подтвержденных распиской получателя в расходном кассовом ордере, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира, при этом выписывается расходный кассовый ордер на имя кассира, эта операция отражается по дебету счета 1251 «Задолженность работников и других лиц» и кредиту счета 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте».

Если сумма наличных денег не оприходована приходным кассовым ордером, то они считаются излишком кассы и зачисляются в доход субъекта путем выписки приходного кассового ордера, эта операция отражается по дебету счета 1010 и кредиту счета 6160 «Прочие доходы от не основной деятельности».

При поступлении денег в кассу оформляются записью по дебету 1010 “Наличность в кассе в национальной валюте” и кредиту следующих счетов:

-            1060 “Наличность на расчетном счете”,

-            1255 “Задолженность работников и других лиц”,

-            3010 “Доход от реализации готовой продукции (работ, услуг)”,

-            6011 ”Доход от реализации приобретенных товаров”,

-            6018 ”Прочие доходы от основной деятельности”.

При выдаче денег из кассы кредитуется счет 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте» и дебетуются следующие счета:

-            3350 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,

-            3351 “Задолженность должностным лицам”,

-            1251 “Задолженность работников и других лиц”,

-            1040 “Наличность на расчетном счете”.

Учет наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор, пристаней, эксплуатационных участках, остановочных пунктах и т.п. ведется на счетах 1010 “Наличность в кассе в национальной валюте” и 1020 ”Наличность в кассе в иностранной валюте”, субсчет “Наличность в операционной кассе”. Операции в операционной кассе учитываются аналогично операциям на счете 1010 или 1020. При поступлении денег в операционную кассу дебетуют счета 1010 или 1020, субсчет “Наличность в операционной кассе” и кредитуют следующие счета:

-            6010 “Доход от реализации готовой продукции (работ, услуг)”,

-            6013 “Доход от услуг по перевозке грузов и пассажиров транспортными организациями” и др. – на сумму выручки полученной в кассу;

-            2110 “Счета к получению” на суммы, полученные в кассу от покупателей и заказчиков.