Организация документов в делопроизводстве

2.5 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможни (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел, служащие для быстрого поиска и использования документов, потому что по своей сути это простейшие классификаторы документов. Ведь дело определяется как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»[52]. А вот специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

2.6.1 Составление номенклатур дел

Номенклатура дел – «систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»[53]. Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам(делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого значения.

Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура бывает трех видов: конкретная или индивидуальная(номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерной и типовой[54].

Номенклатура дел отдела документационного обеспечения Костромской таможни относится к числу индивидуальной, так как составлено только по отделу. Составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности ОДО.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[55], Основными правилами работы ведомственных архивов[56], Перечнем документов с указанием сроков хранения[57], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения об ОДО и архиве таможни, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Графы номенклатур дел ОДО заполняются следующим образом:

- В графе 1 Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-03, где 01 - обозначение структурного подразделения (в нашем случае ОДО), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

- В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

·          название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

·          название таможни или структурного подразделения (автор документа);

·          название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

·          краткое содержание документов дела;

·          название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

·          дата (период), к которым относятся документы дела.

- В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

- В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с государственным архивом срок хранения.

- В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Периодические издания в номенклатуру дел не включаются

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

В связи с тем, что номенклатура дел, которой пользуются сотрудники отдела, была составлена в прошлом году, а за текущий год было много изменений и уточнений в нормативно-методической базе, автор предлагает разработать новую номенклатуру дел на текущий 2005 год. Проект новой номенклатуры дел в приложении 6

Исполненных документов в отделе документационного обеспечения накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

 Формированием дел называется «группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела»[58].

Дела в таможне формируются децентрализованно, а именно в структурных подразделениях. Распределение документов в дела проводятся в соответствии с номенклатурой. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документов, но и его сохранность, исключая его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел, изложенные в Инструкции по делопроизводству.

Итак, исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в ОДО или ответственному за делопроизводство структурного подразделения для контроль за правильностью формированием их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

При формировании дел сотрудником соблюдаются все основные правила, прописанные в Инструкции по делопроизводству. Однако существуют маленькие расхождения, связанные с спецификой работы в ОДО.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

-положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируют в отдельные дела. Однако было замечено, что в месте с ними хранятся и старые недействительные варианты этих документов, приводящие к беспорядку и противоречащие правилам[59]. Если сохранность таких документов важна, предлагается создать отдельную папку и хранить ее не с общим объемом документов;

-приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В связи с большим объемом приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможни (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), предлагается группировать в отдельные дела;

Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи[60]. Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Следует заметить, что в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, путем простого стирания. Это противоречит правилам работы с документами. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству при перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а зачеркивается и сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется так же по установленной форме.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Однако все чаще стали применять картонные папки с прозрачными файлами. Отношение к ним является двухсторонним, потому что с одной стороны это позволяет сохранить документ в первоначальной форме, с другой – документ в любой момент можно без труда изъять или он может сам выпасть и затеряться. Автор предлагает применять такие папки в случае сохранности каких-либо рабочих материалов, но не документов имеющих организационное значение.