Взаимосвязь с другими подразделениями

6 Взаимосвязь с другими подразделениями

-с отделом документационного обеспечения – по вопросам документационного обеспечения управления;

-с отделом контроля – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

-с отделом кадров – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условиях широкого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;

-с отделом эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Данный пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями в таможне, это не мало важно для его эффективной и успешной работы.

В целях совершенствования работы с документами в ОДО предлагается ввести ряд изменений и дополнений:

o     В журнал регистрации входящих факсограмм необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.

o     В журнал регистрации исходящих факсограмм - графу «дата отправления». Это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной

o     С учетом того, что справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий[74], в справку о состоянии исполнения документов на определенный период необходимо добавить графу «краткое содержание документа».

o     Составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год.

Ведь систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[75], Основными правилами работы ведомственных архивов[76], Типовой инструкцией по делопроизводству[77], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

На настоящий момент сотрудники отдела документационного обеспечения Костромской таможне руководствуются номенклатурой дел составленной на предыдущий год, хотя вопрос о составлении новой не «откладывают в дальний ящик». Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве отдела.

Следовательно, разработка номенклатуры дел ОДО неизбежна. При ее составлении необходимо руководствоваться положением об ОДО таможни, перспективными и текущими планами и отчетами о работе, а также самими документы, как входящими, так и созданными в процессе деятельности отдела, а так же перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел, разработанная для ОДО Костромской таможни на 2005 год, представлена в приложении №6

o     при формировании положений, инструкций в дела не следует хранить старые недействительные варианты этих документов. Если они настолько важны сотруднику, он должен хранить их в отдельной папке в другом месте.

o     в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, путем зачеркивания старых номеров и проставления новых, а не стирается. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а аккуратно зачеркивается и сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.

o     предлагает применять бумажные папки с файлами в случае сохранности каких-либо рабочих материалов, но не документов имеющих организационное значение.

Безусловно, повышение эффективности работы ОДО может быть достигнуто за счет повышения квалификации сотрудников, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

3.2 Совершенствование автоматизированной организации делопроизводства

В настоящее время в российском делопроизводстве все чаще успех организации во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место «номер один» на рабочих столах сотрудников сферы управления. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, также организации рациональной и оперативной работы с ними.

Автоматизация делопроизводственных процессов -это рациональная организация с учетом новейших технологий всех тех же операций с информацией и документами: составление и оформление, передача(доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущего хранения, возможность уничтожения(экспертиза ценности), создание и ведение архива.[78]

Традиционные бумажные документы считаются более надежным средством хранения информации, чем электронные. Однако практика показала о несостоятельности этого мнения. Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда (на 25-50%), сокращается время обработки документов и существенно уменьшается площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов.[79]

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. Двух документов - Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи», существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 « О федеральной целевой программе «Электронная Россия(2002-2010гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляющего между органами государственной власти и органами местного самоуправления»[80]. Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства - управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений.

Однако выбор и внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае проводит к лишним затратам, а в худшем может существенно усложнить работу сотрудников.

В Костромской таможне уж существует автоматизированная система - эта КПС "УКИД-Р". Однако практический анализ показал, что данная автоматизированная система устарела, более того в каких-то аспектах даже затрудняет работу сотрудников. Одним из основных недостатков этой программы является технические показатели.

Преимущество новейших автоматизированных систем заключаются не только в технических показателях, хотя это не мало важно, но и в широких функциональных возможностях (возможностях обеспечения управления компьютерного делопроизводства).

Автором было предложено установить автоматизированную систему по делопроизводству «Босс-Референт». С помощью этой программы найдут свое решение ряд вопросов:

·          Как повысить эффективность работы с документами? Как построить эффективную систему документационного обеспечения управления?

·          Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами?

·          Как выстроить единое информационное пространство для таможни, имеющей таможенные посты в разных областях? Как помочь сотрудникам лучше взаимодействовать?

Система Босс-Референт относится к классу систем автоматизации ДОУ, позволяющая решить эти и многие другие вопросы.

Такая автоматизированная система контроля легко позволит просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом увидеть загрузку каждого. А так как в таможне используется локальная сеть, компьютер в любой момент сможет выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Это поможет повысить управляемости, прежде всего, за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. В любой момент времени Начальник ОДО сможет просмотреть, какие поручения кому из сотрудников даны, каковы сроки по поручениям. Механизм связывания поручений и документов позволит просмотреть всю историю вопроса, всю историю работы с конкретной организацией и т. д.

Важную роль в повышении управляемости таможни (в частности в ОДО) принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту, а именно:

При работа с внутренними документами

-Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде

-Формирование поручений по документам

-Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

-Контроль прохождения документов; регистрация документов

-Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д

-Управление доступом к документу

-Быстрый поиск нужного документа

-Создание и хранения шаблонов документов

При обработке входящих и исходящих документов

-Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции

-Наложение резолюций

-Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

-Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

-Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

-Формирование истории переписки по вопросу

-Формирование поручений по документам

-Контроль исполнения документов

-Статистика, отчеты

-Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел

-Управление доступом к документу[81]

Ощутимыми результатами внедрения системы будут являться «прозрачность хода» прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в Костромской таможне.

В результате этого система обеспечит:

1.         Быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

2.         Сокращение времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

3.          Быстрое доведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

4.         Повышение скорости поиска информации, необходимой для подготовки документов в рамках исполнения поручений;

5.         Сокращение сроков согласования решений;

В процессе согласования документов смогут участвовать не только сотрудники, работающие в Костромской таможне, так и в Костромском, Буйском, Шарьинском и Мантуровском постах. При этом всем участникам согласования видны мнения, замечания и предложения всех лиц, участвующих в согласовании, в том числе лиц, находящихся в территориально удаленных офисах и вне офисов (мобильных сотрудников).

С помощью этой системы решится еще один вопрос - создание информационного пространства таможни.

Это особенно актуально для таможни, т. к. ее структура, имеет в своем составе таможенные посты. С помощью системы БОСС-Референт можно организовать хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках этого исполнительного органа власти

Принципиальный момент состоит в том, что система позволяет работать не только с атрибутами, но и содержанием документов (текстами, данными таблиц и т. д.). БОСС-Референт обеспечивает легкий доступ к документам, возможность формировать в привязке к документам замечания, новые варианты документов, новые документы и поручения. Второй важный момент заключается в предоставляемой системой возможности связывать документы, относящиеся к отдельной теме, направлению, поручителю, отделе и т. д. Благодаря этому в любой момент можно просмотреть все документы и всю историю взаимоотношений по конкретному вопросу, все версии одного приказа, технической документации, все реакции на эти документы заинтересованных лиц и т. д.

Как мы уже выяснили, работа с документами представляет собой основной процесс в государственных структурах управления. Организация такой работы является важной частью процессов управления - существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Вот ощутимые выгоды, которые дает внедрение БОСС-Референта в государственных управленческих структурах:

1.         «Электронная Россия»: готовность организации к работе в рамках общероссийской Федеральной целевой программы «Электронная Россия»

2.         Экономия бюджетных средств: сокращение затрат на расходные материалы, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

3.         Повышение скорости и качества реакции таможни на обращения ведомств и граждан

4.         Сокращение сроков подготовки и рассмотрения документов, повышение качества принимаемых решений

К достоинствам системы БОСС-Референт, благодаря которым она выгодно отличается от аналогичных российских и зарубежных разработок, в том числе и КПС «УКИД-Р», относятся:

·          Наилучшее соотношение «цена-функциональность»

·          Поддержка работы с реквизитами и содержанием документов

·          Широкие функциональные возможности

·          Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами

·          Возможность масштабирования и настройки системы под специфику деятельности таможни

·          Интеграция с сертифицированными системами криптозащиты

·          Реализация на Lotus Domino/Notes - лучшей документоориентированной платформе

·          Отлаженная методика внедрения, обеспечивающая быстрое получение результатов

·          Пакет услуг по внедрению системы, включающий обучение сотрудников организации

·          Успешный опыт внедрения в более чем 100 организациях России и СНГ

Высокое качество системы БОСС-Референт подтверждают следующие сертификаты и протоколы государственных органов Российской Федерации:

1.         Сертификат Госстандарта РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия руководствуются методологией разработки и РОСС RU.МЕ20.H00207)

2.         Сертификат Государственной Технической Комиссии при Президенте РФ за № 490, который удостоверяет, что автоматизированная система документооборота и делопроизводства БОСС-Референт является защищенным программным средством обработки информации и соответствует требованиям руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации»

3.         Протокол ВНИИДАД (Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела) о соответствии системы БОСС-Референт действующим нормативно - правовым актам в области документационного обеспечения управления

4.         Сертификат ISO 9001 компании АйТи

Компоненты системы БОСС-Референт и их назначение

Так как прогресс не стоит на месте и на сегодняшний момент существует несколько версий данной программы, по мнению автора, достаточно внедрить версию 2.56. Она не самая новая, но по ценовым и функциональным показателям очень подходит для Костромской таможни.

Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой базы данных (БД), работающие в среде Lotus Domino/Notes. Эти базы можно разделить на три группы:

Общественные сервисы - это модули, предоставляемые услуги по обработке управленческой информации.

Согласование

Обеспечивает возможность формировать задания по согласованию документов, создавать маршруты согласования документов, накладывать требования на способ и срок согласования строить дополнительные петли согласования и передавать права на согласование другим лицам.

Поручения

Позволяет в масштабе всей организации ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, привязывать к поручению документы, выполнять пометку поручений, контролировать их выполнение. Является основой для создания центра контроля исполнительской дисциплины в организации.

Коммутатор

Обеспечивает интегрированный характер системы. Является каталогом системы и в этом качестве определяет правила взаимодействия модулей (баз данных) системы. Определяет сотрудника или групп сотрудников, тем самым задает границы включения каждого сотрудника в единое информационное пространство системы. Хранит сведения о базах данных системы электронного документооборота(начиная от адреса размещения БД и заканчивая сведениями о ее внутреннем строении), а также данные, необходимые для ее администрирования и настройки на конкретные потребности пользователей.

Шаблоны

Хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, типовых маршрутов согласования документов. Задает устоявшиеся элементы информационной структуры организации.

Регистратор

Содержит набор программных счетчиков, генерирующих регистрационные номера документов для ОДО, спектра канцелярий, договорных отделов и т. д.

Специализированные функциональные подсистемы - ряд модулей, предназначенных для решения отдельных задач документооборота.

Канцелярия и Документы

Обеспечивают полный цикл работы организации соответственно с входящими/исходящими и внутренними документами. Входят в число наиболее сложных и функционально насыщенных модулей системы. Вместе они составляют подсистему управления делопроизводством. Для сотрудников организации, отвечающих за данную область деятельности, модуль «Канцелярия» является своеобразной визитной карточкой системы БОСС-Референт.

Служебные записки

Предназначена для подготовки служебных записок, их визирования рецензентами, подписания, отправки адресатам, формирования ответов, а также подготовки статистической отчетности.

Внешние контакты

Обеспечивает регистрацию, хранение и предоставление информации о всех формальных и неформальных контактах сотрудников (переговорах, личных встречах, телефонных звонках и др.) с представителями других организаций.

Контроль договоров

Позволяет вести учет всех существующих договоров, планировать и контролировать события по этим договорам, фиксировать обязательства по договорам и соотносить эти обязательства с их реальным выполнением, в том числе отслеживать выполнение обязательств по платежам

Инженерное обеспечение

Обеспечивает хранение информации об объектах инженерного хозяйства (мебель, оргтехника и т. д.), позволяет планировать и контролировать работы по их профилактическому обслуживанию и ремонту, регистрировать заявки сотрудников на ремонт оборудования, отражать факты выполнения работ по заявкам и плановым заданиям.

Конференция и Новости

Позволяют реализовать общеорганизационные и специализированные электронные «доски объявлений», а также обсуждение сотрудниками организации произвольных вопросов в свободной форме.

Общественные словари и справочники - места хранения нормативно-справочной информации, задающей «систему координат электронного документооборота».

Справочник организации

Позволяет описать и поддерживать в актуальном состоянии информацию о структуре организации, подразделениях и филиалах, которые входят в ее состав, и их взаимной подчиненности, о сотрудниках, которые в этой организации работают. Является своего рода каркасом системы электронного документооборота.

Словари

Содержит настраиваемые в ходе внедрения классификаторы и словари, используемые другими модулями (БД) системы. В их числе перечень регионов, номенклатура дел, типы документов, тематика поручений и т. п.

Внешние адресаты

Предоставляет возможность вводить сведения об организационной структуре организаций контрагентов и их сотрудниках. БОСС-Референт предоставляет гибкую и эффективную систему разграничения доступа к серверам, базам данных и документам системы электронного документооборота. При создании поручений, согласовании документов и выполнении некоторых других функций можно явно указать список лиц, имеющих полномочия на чтение, редактирование документов.

Дополнительные возможности

Спектр модулей системы, поставляемых в дополнение к базовой версии системы, обеспечивает автоматизацию деятельности по следующим направлениям работы:

1.         Пропуска: оформление и согласование заявок на получение пропусков, контроль движения пропусков. Очень актуальная вопрос, так как в таможне введена система пропусков, которой занимается сотрудник охраны на КПП (контрольно пропускной пункт). Его ли эта задача?!

2.         Совещания: подготовка совещаний, включая формирование повестки дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомление участников, контроль исполнения протоколов совещаний. В такой крупной организации как таможня этот момент имеет только положительный(одобрительный) характер.