Структура службы ДОУ в Костромской таможне: ее задачи, функции, штаты

1.2 Структура службы ДОУ в Костромской таможне: ее задачи, функции, штаты

Структура центрального аппарата таможенной службы Российской Федерации представляет собой определенный набор организаций тесно взаимодействующих между собой (Приложение 1). Естественно, что ведущее место в этой единой федеративной централизованной системе занимают таможенные органы, в состав которой входят:

1)         Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела;

2)         Региональные таможенные управления;

3)         Таможни;

4)         Таможенные посты.[22]

Базовым звеном единой системы таможенных органов является таможня и ее основные подразделения. Именно здесь сосредоточен центр тяжести работ по реализации задач и функций таможенной службы. Таможни и их подразделения создаются, как правило, по территориальному принципу, т.е. осуществляют свою деятельность на территории подведомственного региона, который определяет ГТК России.

Итак, Приказом ГТК России №260 от 16 июля 1992года, Костромская таможня вошла в состав центрального таможенного управления (далее - ЦТУ) как самостоятельный орган.

Костромская таможня - это государственная организация, которая осуществляет свое финансирование за счет средств федерального бюджета и является юридическим лицом, которое имеет самостоятельный баланс, печать с изображением Государственного герба РФ и со своим наименованием, иные печати и штампы.

Таможня в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, международными договорами РФ, федеральными конституционными законами, Таможенным кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК России.

Сегодня Костромская таможенная служба способствует развитию внешнеэкономических связей региона и контролирует экспортно-импортные операции. Основными направлениями работы являются фискальная и правоохранительная деятельность. Таможня наделена функциями дознания, ведения оперативно-розыскной работы, является агентом валютного контроля.

Костромская таможня решает возложенные на нее задачи непосредственно и через таможенные посты (Костромской, Буйский, Шарьинский и Мантуровский), находящиеся в ее непосредственном подчинении. Организация работы по обеспечению экономической безопасности государства предусматривает тесное взаимодействие с представителями законодательной и исполнительной власти, правоохранительными и другими контролирующими органами. На основе Соглашений и совместных планов таможня активно и достаточно результативно сотрудничает с УВД, УФСБ, УФСНП, УМПНС РФ по Костромской области, управлением Министерства юстиции РФ по Костромской области, комитетом внешнеэкономических и межрегиональных связей Администрации Костромской области, торгово-промышленной палатой и другими организациями.

За делопроизводство в Костромской таможне отвечает отдел документационного обеспечения(далее – ОДО). От того, насколько профессионально ведется документация в ОДО, зависит успех управленческой деятельности в целом.

ОДО является структурным подразделением таможни и подчиняется непосредственно начальнику таможни – это видно из приложения 2, разработанного автором.

В своей работе руководствуется действующим законодательством РФ; ТК РФ; приказами и указаниями ГТК РФ, регионального таможенного управления. Положением о таможне; правилами и методическими указаниями Росархива. Другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (таможенном посту) и настоящим положением.

Основными задачами ОДО являются:

-           обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;

-           разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

-           осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

-           обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а так же организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа;

-           организация методической помощи в работе с документами структурных подразделениях таможенного органа;

-           обеспечение режима доступа и использования документной информации;[23].

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

-организует общее делопроизводство в таможенном органе;

-обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

-организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

-поверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

-обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

-оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

-осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

-организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

-разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотока и документооборота в целом;

-организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями ТК РФ и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

-организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

-принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией (в части информационного обеспечения) в автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

-организует и подводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа[24]

Изучив перечень основных функций и задач можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложной является деятельность документационного отдела Костромской таможни. Для успешного достижения вышеперечисленных функций и задач ОДО необходимо взаимодействии с другими подразделениями и службами (юридическая, кадровая, материально-технического обеспечения, АСУ). Структура отдела представлена разработанной автором схеме 1.

·          Костромской пост – документовед 6-го разряда Костромского таможенного поста

·          Буйский таможенный пост – старший государственный таможенный инспектор Буйского таможенного поста

·          Шарьинский таможенный пост – государственный таможенный инспектор Шарьинского таможенного поста

·          Мантуровский таможенный пост – государственный таможенный инспектор Мантуровского таможенного поста

·          Отдел федеральных таможенных доходов и учета денежных средств – старший государственный таможенный инспектор ОФТДУДС

·          Отделение контроля таможенной стоимости - старший государственный таможенный инспектор ОКТС

·          Отделение валютного контроля – главный государственный таможенный инспектор ОВК

·          Отдел тарифного и нетарифного регулирования - главный государственный таможенный инспектор ОТНР

·          Отделение таможенной статистики и анализа - государственный таможенный инспектор ОТСА

·          Отделение исполнения постановлений по делам об административных правонарушениях - государственный таможенный инспектор ОИПДАП

·          Отделение организации таможенного оформления и таможенного контроля - государственный таможенный инспектор ООТОиТК

·          Отделение контроля за таможенным транзитом – старший государственный таможенный инспектор ОКДТТ

·          Отделение таможенных режимов – старший государственный таможенный инспектор ОТР

·          Отдел эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения – старший государственный таможенный инспектор ОЭФПИО

·          Отделение кадров отдела кадров – старший государственный таможенный инспектор ОК

·          Отдел бухгалтерского учета и финансовой экспертизы -старший государственный таможенный инспектор ОБУиФЭ

·          Правовое отделение – старший государственный таможенный инспектор правового отделения

·          Оперативно-розыскной отдел – оперуполномоченный

·          Оперативно-аналитический отдел – инспектор

·          Отдел административных расследований – главный инспектор ОАР

·          Отдел таможенной инспекции – старший государственный таможенный инспектор ТИ

·          Отдел тылового обеспечения - государственный таможенный инспектор ОТО

·          Отдел собственной безопасности – старшего оперуполномоченного ОСБ

·          Отдел таможенной охраны и оперативно-дежурной службы – ведущий инспектор ОтТО и ОДС

·          Старший дознаватель по ОВД

·          Помощник начальника таможни по мобилизационной работе

·          Ведущий таможенный инспектор (по защите государственной тайны)[25]

Данная схема построена по принципу прямого подчинения, во главе которой стоит Начальник таможни. Именно в его непосредственном подчинении находится Начальник отдела документационного обеспечения.

Он назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника Костромской таможни по соглашению с Центральным таможенным управлением. В соответствии с Федеральным законом «О службе в таможенных органах РФ» (№114-ФЗ от 21.07.97 ст.5) и Общим перечнем должностей сотрудников (утвержденным приказом ГТК России от 02.04.2001 № 327), а так же соответствующей должностной инструкцией. Начальник ОДО является должностным лицом и относится к группе старшего начальствующего состава. Данной должности соответствует специальное звание «Подполковник таможенной службы»[26]

В своей работе начальник ОДО руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом «О службе в таможенных органах РФ», Таможенным кодексом РФ, другими законами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ГТК РФ, ненормативными правовыми актами ненормативного характера Центрального таможенного управления, положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения Костромской таможни, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и настоящей должностной инструкцией.

Сущностью работы начальника ОДО является осуществление руководства отделом и обеспечение ведения делопроизводства в таможенном органе, а так же координация действий различных участков и служб отдела документационного обеспечения, контроль таможенных постов в области, касающейся компетенции отдела. К тому же, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, осуществление различных мероприятий по ее усовершенствованию путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов.

Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором):

·          Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря приемной; осуществляет систематический контроль за своевременным и качественным исполнением отделами таможни организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов; обеспечивает соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;[27]

·          Старший государственный таможенный инспектор ОДО:

1.   участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений и других вышестоящих органов, а так же подготовку их к дальнейшему хранению и исполнению;[28]

2.   участка входящей корреспонденции других таможен и организаций, а также обращений граждан ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет и своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган (из таможен, таможенных постов, управлений, министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур), а так же обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан; осуществляет учет, регистрацию и контроль исполнения докладных записок на имя начальника таможни и его заместителей;[29]

3.   участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа: осуществляет правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку исходящих документов, а также учет и регистрацию приказов и распоряжений таможенного органа;[30]

·          Документовед 6-го разряда ОДО (является работником бюджетной сферы таможни): осуществляет своевременное, качественное размножение и копирование документов для всех отделов таможенного органа; осуществляет своевременную обработку и отправку исходящей корреспонденции;[31]

·          Начальник архивного отделения ОДО: руководит работой архивного отделения и отвечает за выполнение задач и осуществление функций, определенных положением об архиве; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;[32]

В непосредственном подчинении начальника архивного отделения ОДО также находится государственный таможенный инспектор архивного отделения ОДО, который отвечает за комплектование архива документами, обеспечивает их учет, ткачество обработки, сохранность, отбор и исполнение, а также подготовку и передачу документов на государственное хранение[33].

Необходимо отметить, что в целях упорядочения работы ОДО со структурными подразделениями таможни и в целях улучшения организации документационного обеспечения в Костромской таможне назначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни. Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения. Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов в своем отделе или подразделении[34].

Просмотрев структуру отдела документационного обеспечения, выяснились некоторые несоответствие. А именно, во-первых, в связи с «Квалификационным справочником должностей служащих» должности «Документоведа 6-го разряда» не существует. Эта должность не может разделяться по разрядам. В соответствии с требованиями к квалификации существуют следующие должности: Документовед, затем Документовед II категории и самой высшей является Документовед I категории[35]. Во-вторых, изучив должностные обязанности сотрудника автор пришел к выводу, что данный работник соответствует должности «Делопроизводителя».

Без сомнения, в целом данная структура управления делопроизводственной службой является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.