Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни

3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни

3.1 Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения.

Проанализировав организацию технологий ДОУ документационного отдела Костромской таможни, были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Нормативно-методические документы в отделе представлены не в полном объеме, а именно отсутствует Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Должностной инструкции делопроизводителя, Положение об экспертной комиссии.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива таможенных органов»[66], с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления[67] и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.

Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правового положения Костромской таможни[68]. Она должна иметь следующую структуру:

1 Общие положение

2 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3 Правила оформления документов

4 Организация документооборота и исполнения документов

5 Поисковая система документов

6 Контроль исполнения документов

7 Организация работы с документами

8 Организация документов в делопроизводстве

9 Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, сделать работу с документами в Костромской таможне более унифицированной, исключив возможность их утери, обеспечив оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1

В связи с тем, что в таможне действует комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Главною целью проведения экспертизы — освободить структурные подразделения таможни от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или не имеющую ценность информацию[69].

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ, включая, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможни, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных региональному таможенному управлению организаций. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является именно Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1 Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2 Основные задачи ЭК.

3 Основные функции ЭК.

4 Права ЭК.

5 Организация работы ЭК. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение об экспертной комиссии должно составляться в ОДО квалифицированным специалистом и утверждаться Начальником таможни, а перед утверждением согласовываться с Начальником архива таможни. Проект положения приводится в приложении № 5

Среди нормативных документов в ОДО отсутствует должностная инструкция Делопроизводителя.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря.[70]

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[71],Квалификационным справочником должностей служащих[72], Типовой инструкции по делопроизводству[73], в котором регламентируется общий порядок и правила оформления должностной инструкции.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1.         Общие положения. Здесь устанавливаются задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования и основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

2.         Должностные обязанности

3.         Права

4.         Ответственность.

Проект новой должностной инструкции Делопроизводителя представлен в приложении №4

Еще одним нормативным актом требующим переработки является Положение об архиве таможни, определяющее порядок образования, структуру, основные функции и задачи, права и ответственность архива. Положение составлено в соответствии с нормами и не требует полной разработки в него просто необходимо включить пункт о взаимодействии архива с другими подразделениями, а именно: