Информационно-поисковая система и регистрация документов в ОДО Костромской таможни

2.3 Информационно-поисковая система и регистрация документов в ОДО Костромской таможни.

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рада решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в таможне построена поисковая система. Информационно-поисковая система включает информацию практически обо всех документах, которыми располагает таможня.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – “запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения”[45].

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам таможни, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[46] и Типовой инструкции по делопроизводству[47]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Это документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможней - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Известно, что наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Для ОДО, учитывая его специфику, характерна централизованная система с разветвленной структурой, так как все документы регистрируются в ОДО Инспекторами, полномочия которых разделены. Один отвечает за регистрацию входящих документов вышестоящих организаций, второй - за входящую корреспонденцию организаций, докладных записок и других внутренних документов таможенного органа, третий - регистрирует письма структурных подразделений таможни, приказов, распоряжений по таможне.

Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру, регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.

Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможни КПС "УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов.

Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение

При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").

По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.

Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможни.

Следует заметить то, что хотя автоматизированная система КПС "УКИД-Р" и помогает сотрудникам отдела ускорить их работу с документами, но она уже во многом отстает по функциональности и техническим возможностям от ныне существующих автоматизированных программ. Поэтому встает вопрос о внедрении нового программного продукта(подробнее об этом в разделе 3.2).

В ОДО помимо электронной картотеке отдельно существуют журналы регистрации факсограмм, которые ведутся только в бумажном виде.

Факсограмма - информация, переданная с бумажного носителя с помощью факсимильной связи. Журнал регистрации входящих факсограмм содержит следующие графы:

С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.

Журнал регистрации исходящих факсограмм:

Разумным будет включить только графу «дата отправления».

Для регистрации исходящих Факсограмм предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов.

Базу, которая будет образовываться при регистрации, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

В распоряжении сотрудников отдела находится информационно-поисковая система «ВЕД-ИНФО», «Консультант Плюс». Эти системы используются в таможни для поиска необходимых для работы законодательных и нормативных документов. Это является дополнительным фактором стабильности службы: обеспечивавший регулярное, необходимое и достаточный для принятия эффективных решений информационный обмен.