Технология организации документооборота, начиная с источников доставки

2.1 Технология организации документооборота, начиная с источников доставки

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных элементов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документальной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Учитывая ДОУ и специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определение технологии ДОУ можно определить «как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил»[39].

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

·          технологии обработки поступающих и отправляемых документов (входящих и исходящих);

·          технологии передачи (доведения) документальной информации конечному пользователю;

·          технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры(поисковые системы);

·          технологии обработки документальной информации и накопления документов;

·          технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов(автоматизированная система управления).

В Костромской таможни технологии ДОУ так же являются неотъемлемой частью системы информационного обеспечения и играют очень важную роль. Это связано с большим потоком информации и необходимостью вовремя и быстро ее обработать, ведь от этого зависит вся функциональность самой таможни.

В настоящее время доставка документов в таможню осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи(см схему 2 разработанную автором в качестве наглядного материала).

Схема Источники поступления документов

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможню доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Это значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

 Прием всей входящей корреспонденции и дальнейшее распределение осуществляется Главным государственным таможенным инспектором отдела документационного обеспечения.

По таким же источникам производится отправка документов (почтовой, фельдъегерской и электрической связью).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в ОДО (ответственным за делопроизводство) таможни (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

Документооборот – это «движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[40]. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.

Под объемом документооборота таможни понимается количество документов, полученных и созданных в таможне за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности [41].

В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Анализируя документооборот таможни за последние 2 года, была выявлена следующая тенденция:

 Сведения по таможне в целом

 Сведения по ОДО

·          Входящие документы – происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той же причине.

·          Исходящие документы - тенденция увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняется тем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящих в их компетенцию; много ответов и информационных писем было направлено в налоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический, контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности) самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенные органы.

·          Внутренние документы - уменьшение зарегистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двух таможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяет предварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированных докладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведь докладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальника таможни и его заместителя регистрируются ОДО).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможне, регламентируются Инструкцией по делопроизводству Костромской таможне, положением об ОДО, об архиве и должностными инструкциями сотрудников. А так же должно регламентироваться положением об ЭК, проект которого представлен в приложении № 5

Итак, как мы уже выяснили документооборот в таможне, как и в любой другой организации, состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в таможню документы образуют поток входящей корреспонденции (поступившей), который, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение (см схему 4).

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции (исходящей)(см схему 5).

Кроме того, как правило, циркулируют документы, созданные в самой таможни и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников – авторов и заканчивается у других сотрудников – исполнителей. Так что начало пути – это отправка документов, а продолжение – получение документов.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении

Большое значение в документообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Бегло рассмотрев документооборот, следует отметить, что значительно различаются методы и этапы обработки документации. Это зависит от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.