Аудит учета кассовых операций

2.3.1. Аудит учета кассовых операций

При аудите кассовых операций были использованы:

Ø   Главная книга;

Ø   Журнал-ордер №1;

Ø   Первичные кассовые документы.

В результате проверки было установлено:

Например,

1)   Необходимо первичные кассовые документы оформлять полностью, встречаются недооформленные документы.

а) отсутствуют подписи:

-     главного бухгалтера- ПКО №62 от 26.01.01.

РКО №601 от 23.04.01

-     директора – РКО № 602, 603 от 23.04.01.

б) не указана корреспонденция счетов:

-     РКО №11 от 09.01.01

-     ПКО №176/1 от 06.02.01.

в) недопустимая нумерация:

-     ПКО №62/1 от 29.01.01

-     РКО №176/1 от 06.01.01.

2)   В приложенных к расходным кассовым ордерам доверенностях не указана дата выдачи доверенности, срок действия доверенности.

Например, РКО №8 от 09.01.01

РКО №65 от 19.01.01

Следует иметь в виду, что в соответствии с п.9 Инструкции от 14.1.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей..» отпуск ТМЦ не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами.

3)   Несоответствие:

а) в отчете кассира от 10.01.01 корреспонденция Д 50 К 51/2,а в ПКО №9от 10.01.01. Д 50 К 62/1;

б) в отчете кассира от 18.01.01 и первичных документах корреспонденции Д 50 К 62/2 на сумму 138 руб., а в ж/о №1 – Д 50К 62/4 на сумму 138 руб.;

в) РКО №170 от 05.02.01, дата получения денежных средств – 06.02.01;

г) РКО №176/1 от 06.02.01, дата получения денежных средств – 07.02.01. Такие случаи неединичны;

д) в журнале-ордере №1 (08.02.01): Д 50 К 62/1 – 18824,80

Д 50 К 62/2 – 7099,26

А в первичных документах (от 08.02.01): Д 50 К 62/1 – 23424,06

Д 50 К 62/2 – 2500,00

е) РКО №373 от 13.03.01 приложен к отчету кассира от 15.03.01;

ж) РКО №895 от 14.06.01 – дата получения денежных средств 13.06.01.

В соответствии с п. 15, 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ при выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно с указанием полученной суммы. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира

4)   К расходным кассовым ордерам прилагаются доверенности, дата выдачи которых более поздняя, чем дата составления расходного кассового ордера.

2.3.2. Аудит банковских операций

При проверке банковских операций были использованы:

Ø Главная книга

Ø Журнал-ордер №2;

Ø Выписки банка с приложенными первичными документами.

В результате проверки установлено:

1)   Отсутствуют платежные поручения, что исключает возможность проверить обоснованность сделанных проводок.

Выборочно:

Севергазбанк – 1 (сч. 51/05)
Д 60 К 51/05	570,00	Вып. 19.02.01.
Д 60 К 51/05	7441,02	Вып. 19.02.01.
Д 80 К 51	4438,36	Вып. 28.04.01.
Д 90 К 51	90000	Вып. 30.05.01.
Д 60 к 51	100000	Вып. 07.06.01
Севергазбанк - 2(сч. 51/02)
Д 60 К 51	3030		Вып. 25.01.01
Д 60 К 51	600		Вып. 26.01.01
Д 60 К 51	1300		Вып. 26.01.01
Д 60 К 51	3720		Вып. 26.01.01
Д 60 К 51	2200,01		Вып. 29.01.01

 

2)   К проверке не представлены документы по расчетному счету 51/04 (ФАКБ «ВОЗРОЖДЕНИЕ»), между тем, в январе месяце было произведено зачисление денежных средств в сумме 167890,93 и списание 165000руб.

3)   Повторно: оплата денежной чековой книжки у предприятия числится в дебет 80 счета.

Например, выписка от 16.02.01

Д80 К 51 – 10,00

Следовало: Д 10 К 51 – 10,00

Д 26 К 10 – 10,00

4)   Выявлены не корректные проводки:

Д 81 К 51/5 – 5232,60 руб. (ПП №962 от 03.05.01 – оплата за краску для церкви);

Д 81 К 51/2 – 20670 руб. (ПП №805 от 28.02.01 – оплата по договору); 620 руб. (ПП №807 от 02.03.01 - доплата по договору)

Д 81 К 51/2 – 1200 руб. (ПП №1060 от 31.05.01 оплата за продукт);

В соответствии с Планом счетов, счет 81 предназначен для обобщения информации об использовании прибыли отчетного года в течении этого года налоговые платежи в бюджет, отчисления в резервный капитал и другие платежи предприятия.

Если данные расходы связаны с благотворительной деятельностью, то необходимо их отражать:

Д 88 К 51.

5)   Предприятие выплачивает банку комм. Вознаграждения за дубликат выписки по расчетному счету (ПП №937 от 19.04.01) и делает проводку:

Д 60 К 51.

Следовало: Д 80 К 51.

6)   Выявлены расхождения:

	Данные ж/о 32	Данные выписки банка
26.04.01 по К 51/02	107975	82975
Остаток на конец апреля, на начало мая	32867,57	32868,13
Остаток на конец мая, на начало июня	129488,47	129489,03
05.02.01 по К 51/02	20000	60000
06.02.01 по К 51/02	88704	48704

Рекомендуем выявить причину данных расхождений и устранить несоответствие.

Выводы

 

На предприятии ОАО «Росмолбиопром» при провидении аудиторской проверки кассовых операций были выявлены нарушения в оформлении расходных кассовых ордеров, приходных кассовых ордеров. 3. Разработка основных направлений совершенствования действующей на предприятии системы учета и аудита движения денежных средств

Каждая бухгалтерская программа из рассмотренных, решая в общем одну и ту же задачу имеет свои особенности, исходя из которых для каждого конкретного предприятия есть выбор приоритета того или иного нюанса.

Список самых основных характеристик каждой бухгалтерской программы можно свести к следующему:

СуперМенджер	Аналитический и синтетический учет Автоматический учет курсовой разницы Приведение учетных данных к любой национальной валюте Ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и свод но по эквиваленту Гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные особенности Формирование сложных проводок Консолидация данных различных организаций и филиалов
ABACUS	Обработка проводок с детальной аналитической информацией Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге Элементы финансового анализа Автоматическое начисление процентов и отчисление налогов Мультивалютные операции генератор отчетных форм Система аппаратной и программной защиты информации Удобный интерфейс
1C бухгалтерия	Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и  аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): Ø План счетов; Ø Список видов объектов аналитического учета; Ø Списки объектов аналитического учета (субконто); Ø Констант и т.д. На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости: Ø Сводные проводки; Ø Оборотно-сальдовую ведомость; Ø Оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета; Ø Карточка счета; Ø Карточка счета по одному объекту аналитического учета; Ø Аналог главной книги; Ø Счета по датам; Ø Счета по объектам аналитического учета; Ø Объект аналитического учета по всем счетам; Ø Карточка объекта аналитического учета по всем счетам; Ø Журнальный ордер. В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

В нашем случае предприятие пользуется бухгалтерской программой «СбиС++». Данная программа считается одной из первых бухгалтерских программ по внедрению в работу предприятий, более старой по сравнению с другими бухгалтерскими программами, и программа, которая предусмотрена для работы на малых предприятиях.

Это программа, в которой имеются недостатки при разноске и формировании документов, а именно нет возможности вывести на печать приходные и расходные ордера, которые оформляются и заносятся вручную в журнал – ордер, не формируется автоматизировано кассовая книга, которая также

оформляется вручную, при разноске документов только в разделах касса и расчетный счет предусмотрены комментарии (текстовое сопровождение операций (проводок), в справочнике складов имеется только нумерация складов, но нет возможности проследить кто из кладовщиков работает на конкретном складе и ведет соответствующий участок работы.

Существует множество бухгалтерских программ, в которых предусмотрено беспрепятственное выполнение указанных участков работы.

Одну из них целесообразно предложить для работы на данном предприятии, как более новую, предусматривающую совершенный учет как на маленьком предприятии, так и на большом. Предприятие, выбрав для работы бухгалтерскую программу «Aubi», сделает для себя хороший выбор.

 

“Aubi” – это зарегистрированное название интегрированной программной системы “Автоматизации Бухгалтерского учета” малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

“Aubi” может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов;

информационные справочники, содержащие названия предприятий- партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответсвенных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

Ø учет материалов (склад);

Ø учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов на складе и в эксплуатации;

Ø основные средства;

Ø учет кассовых операций – формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

Ø учет банковских операций –платежных поручений, требований и реестров;

учет счетов;

Ø ведение журнала хозяйственных операций;

ведение главной бухгалтерской книги;

Ø формирование шахматной и оборотной ведомостей;

формирование различных ведомостей аналитического учета и т. д.

Если по роду деятельности предприятия не представляет интерес в формировании большого количества документов, то на это можно не обращать внимание и использовать в программе только те элементы, которые необходимы для нашего предприятия.

“АУБИ” может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей “АУБИ” отражаются на стоимости пакета программ.

Выводы

Относительно программного обеспечения становиться ясно, что для работы бухгалтерии данного предприятия требуется более усовершенствованная программа.

При провидении аудита на ОАО “Росмолбиопром” рекамендуем устранить несоответствие:

Ø Предприятием на общую сумму выданных денежных средств по нескольким платежным ведомостям составляется один расходный кассовый ордер. Следует иметь в виду, что согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер. Дата и номер которого, представляется на каждой платежной расчетно платежной ведомости. Рекамендуем на каждой платежной ведомости проставлять номер расходного ордера а также устранить данные несоответствия.

Ø РКО №68 от 19.01.01 на сумму 3500 руб. – лицом, получившим денежные средства, не указана дата получения денег;

РКО №198/1 от 08.02.01 на сумму 0,44 руб. – отсутствует дата получения, сумма полученных денежных средств, расписка получателя.

Такие случаи неединичны.

Ø Предприятие выдает работникам ссуды.

Например, РКО №633 от 28.04.01 (Д 73 К 50) насумму 2000 руб.;

РКО №742 от 22.05.01 (Д 73 К 50) на сумму 1500 руб.

Необходимо прикладывать заявления с визой директора.

РКО №747 (без даты) (отчет кассира от 22.05.01) – спонсорская помощь на сумму 400 руб. отражена проводкой Д 81 К 50

Следовало: Д 88 К 50.

Отсутствует РКО №995 от 26.06.01 на сумму 15000 руб. Д 70 К 50 (прилагается платежная ведомость).

Что касается движения денежных средств , то анализируя ф. № 4 “Отчет о движении денежных средств” за 2001 и 2002 г.г. можно сделать следующий вывод.

Самый большой приток денежных средств на предприятии за оба отчетных периода от выручки от реализации основной продукции , а также прочие поступления и кредиты банка.

Самый большой отток денежных средств приходится на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, на оплату труда, на выдачу подотчетных сумм, на расчеты с бюджетом и прочие выплаты и перечисления, иначе говоря на затраты основного производства.

Отток денежных средств не превышает притока, но расходуется полностью. Поскольку необходимым условием финансовой стабильности является такое соотношение притоков и оттоков средств в рамках текущей деятельности, которое обеспечило бы увеличение финансовых ресурсов, достаточное для осуществления инвестиций. Но в данном случае не имеет такого условия и инвестиционной и финансовой деятельности не осуществляет.

Проанализируя ф. № 1 и 2 «Бухгалтерский баланс» и «Отчет о прибылях и убытках» 2 –х отчетных периодов можно сказать, что в году предприятие работало успешнее, если сопоставить показатели рентабельности. стоимость).

 Для предотвращения подобных нарушений в дальнейшем предлагается введение внутреннего аудит

4.1 Обзор рынка бухгалтерских программ

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Особенности компьютерной обработки данных

 

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

 

·          Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.

·          Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах.

·          Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически.

 В нашем случае будет рассмотрен элемент компьютерной системы как бухгалтерские программы

На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

Вот лишь несколько из тех, которые были представлены на выставке "Бухгалтерия - 2000":

¨   — Фолио; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО"

¨   — ИНФО - Бухгалтер; ТОО "Информатик"

¨   — Инфин - бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин"

¨   — Суперменджер"; Фирма "Ланкс"

¨   — AUBI ; Фирма "О'стрим"

¨   — ABACUS; АО "ОМЕГА"

¨   — 1С Бухгалтерия

¨   и т.д.

В данном тексте будут кратко рассмотрены почти все продукты.

Подробно будут рассмотрены лишь два из них. Это такие системы, как AUBI и 1С (для Windows).

1С - Как наиболее распространенный программный продукт.

AUBI - Как наиболее удобная система бухучета.

Инфин - Бухгалтерия

Ø продуманная структура программы и привычный бухгалтеру дизайн

Ø полная автоматизация учета

Ø до пяти уровней аналитического учета

Ø минимальные изменения в настройке программы под специфику именно Вашего предприятия

Ø бухучет для нескольких предприятий на одном рабочем месте

Ø возможность настройки на любое изменение законодательства

Ø возможность ведения двойной бухгалтерии

Ø возможность работы с любыми валютами

Ø парольная защита

Ø сохранение данных за любое количество лет

ABACUS

ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета.

Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.

А также :

Ø обработка проводок с детальной аналитической информацией

Ø учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге

Ø элементы финансового анализа

Ø автоматическое начисление процентов и отчисление налогов

Ø мультивалютные операции генератор отчетных форм

Ø система аппаратной и программной защиты информации

Ø удобный интерфейс

1C бухгалтерия