МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

1.  МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Инвентаризация как способ контроля за сохранностью наличных денежных средств в кассе предприятия

Проверка на предприятии начинается, как правило, с инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие. И это естественно, так как инвентаризация является основным приемом фактического контроля при проверке кассовых операций, позволяет наглядно оценить соблюдение кассиром законодательства и насколько ответственно он подходит к своим обязанностям.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии ревизора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости.

Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

·          если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

·          если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

·          выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Ревизор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов ревизор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета ревизор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того, чтоб не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный ревизором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительно количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира.

Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (ПРИЛОЖЕНИЕ). Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К «50 «Касса»

Д 73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» К94

Выявленные в кассе излишки денежных средств подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью

Д 50 «Касса» К 92/2 «Внереализационные доходы».

Одновременно устанавливается причина излишков и недостач денег в кассе. Таким образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования рекомендует­ся обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о лицах, принимаемых на работу кассира, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сиг­нализации, охране и транспортировке денежных средств не допуска­ются лица:

·          ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

·          страдающие хроническими психическими заболеваниями;

·          систематически нарушающие общественный порядок;

·          злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в резуль­тате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязан­ностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан оз­накомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заклю­чить договор о его полной индивидуальной материальной ответ­ственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспе­чением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осу­ществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен пре­доставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необхо­димости, — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождаю­щим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

·          разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

·          допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

·          следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

·          посещать магазины, рынки и другие места;

·          выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе пред­приятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим тре­бованиям.

·   Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.

·                    Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставня­ми, металлическими тон деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

·                    Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

·                    Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запи­рающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

·     Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым ме­таллом.

·         Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теп­лопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных пе­регородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

·         Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

·         Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализаци­ей, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

Ревизору необходимо проверить, как соблюдаются правила веде­ния кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществля­ющее предпринимательскую деятельность без образования юриди­ческого лица с применением наемного труда, ведет только одну кас­совую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руко­водителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физичес­кого лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копиро­вальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковы­ми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге за­прещаются. Сделанные исправления заверяются подписями касси­ра, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или друго­му заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве от­чета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспе­чения полной сохранности кассовых документов и обеспечения за­щиты программных средств, выполняющих функции обработки кас­совых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к на­чалу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осу­ществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календар­ный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух­галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования ма­шинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранят­ся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и глав­ного бухгалтера субъекта хозяйствования, и книга опечатывается.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в от­дельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опеча­тываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сей­фов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготав­ливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствова­ния. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При об­наружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования со­общает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принад­лежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

Похожие работы

Расчеты между субъектами хозяйствования в Республике Беларусь и их участие в кредитных отношениях

Скачать

80833

0

0

... о переводном и простом векселе Женевская конвенция 1930 г. о гербовом сборе в отношении переводных и простых векселей и некоторые другие конвенции, участниками которых Республика Беларусь является. 2. Виды расчетов   2.1 Классификация расчетов между субъектами хозяйствования Республики Беларусь Как отмечалось ранее, расчетные обязательства опосредуют осуществление платежей за переданное ...

Организации налично-денежных оборотов субъектов хозяйствования и основные направления ее совершенствования (на материалах Ивацевичского РАЙПО)

Скачать

80741

3

0

... овладение методиками анализа показателей налично-денежного оборота имеет особую значимость для ведения хозяйственной деятельности.   4. Основные направления совершенствования налично-денежного оборота В современных условиях наличный денежный оборот постепенно вытесняется электронными деньгами. Вследствие широкого проникновения информационных и телекоммуникационных технологий в банковскую и ...

Методология и организация краткосрочного кредитования субъектов хозяйствования

Скачать

126256

14

0

... достижению целей банковской деятельности: обеспечение прибыльности банка, контроль за управлением рисками, соблюдение требований закона. 3 НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КРЕДИТОВАНИЯ СУБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ КОММЕРЧЕСКИМИ БАНКАМИ В процессе исследования организации и развития кредитных отношений необходимо остановится на основных проблемах и трудностях, с которыми сталкиваются банки, ...

Учет и аудит денежных средств и расчетов на примере ОАО Уманского районного предприятия "Сельхозтехника"

Скачать

90657

8

2

... актуальность рассматриваемой темы, ее практическая необходимость, а также новизна материала определяет научную и практическую ценность. 3.3 Совершенствование учета и аудита организации денежных средств и расчетов на предприятии. ОАО «Уманское районное предприятие Сельхозтехника» составляет и сдаёт бухгалтерскую отчётность в соответствии с требованиями закона Украины «О бухгалтерском учёте и ...