Планирование, организация и контроль сбыта в ОАО "Автоприбор"

2.3 Планирование, организация и контроль сбыта в ОАО "Автоприбор"

Разработка и реализация сбытовой политики ОАО "Автоприбор" осуществляется отделом маркетинга предприятия. На предприятии действует разделение функции сбыта между его сотрудниками: одни работники отдела работают с покупателями электрооборудования, другие с российскими и зарубежными покупателями средств автоматизации и технических средств. Работа и тех и других сводится к следующему:

1. Обработка заявок от покупателя на приобретение той или иной продукции предприятия. Отметим, что покупатель (или ОАО "Автоприбор") связывается с предприятием по телефону или письменно и предлагает заключить договор.

Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов) и группируются соответственно определенному критерию рыночного сегментирования. При этом заказы, поступившие от субъектов рынка, устанавливающих хозяйственные связи с ОАО "Автоприбор" впервые, группируются отдельно.

Все заказы вместе со спецификациями (приложениями) в порядке их группировки нумеруются (с занесением номеров заказов в книгу или файл их регистрации) и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов и приложенных к ним спецификаций (приложений) передаются начальнику отдела сбыта и начальнику финансового отдела, принимающим решения о возможности выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита.

На основе поступивших заявок от потенциальных покупателей составляется план сбыта на очередной финансовый год.

Планирование сбыта продукции ОАО "Автоприбор" является одной из составляющих процесса планирования деятельности предприятия. План сбыта имеет несколько вариантов, что позволяет предприятию адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и обеспечить устойчивое движение к намеченным целям. Составляются долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные (оперативные) планы.

Оперативные планы (тактика) представляют собой матрицу, в которой указываются сроки конкретных мероприятий, ожидаемые результаты, ответственные сотрудники за их проведение и система контроля.

В плане сбыта указывается, каким образом будет организована продажа продукции ОАО "Автоприбор": путем заключения договоров поставки, через собственный магазин, через розничные магазины; через оптовых покупателей.

В первом разделе плана указаны три основных момента: анализ окружающей среды (динамика конъюнктурообразующих факторов, деятельность конкурирующих организаций, анализ потребностей основных групп потребителей), анализ деятельности самой фирмы (организация маркетинга в структуре управления фирмой, наличие эффективной информационной системы и т.д.) и анализ маркетинговых стратегий (насколько она способствовала достижению целей фирмы, какие для этого были выделены ресурсы, каковы были расходы Общества, каков результат его деятельности и т.д.).

Далее в плане отражается система целей и генеральная стратегия деятельности предприятия, выработанные на высшем уровне руководства. В зависимости от имеющихся ресурсов по каждому району г. Калуги и районов области формируются системы маркетинговых целей и стратегии (продажи, рекламной деятельности компании и т.д.).

В плане мероприятий по стимулированию сбыта указываются формы и методы проведения рекламной компании, методы мотивации деятельности торговых агентов предприятия, участие в различных деловых встречах, спонсорская деятельность компании и т. д.

В ОАО "Автоприбор" функциональные полномочия при формировании бюджета продаж (сбыта) между отделами распределены следующим образом: отдел сбыта предприятия формирует данные о прогнозных объемах сбыта того или иного изделия предприятия, составляет прогноз продаж и представляет данный документ в финансовых отдел организации. Финансовый отдел на основе прогноза продаж формирует бюджет продаж.

Обязательным показателем плана сбыта является ожидаемый объем продаж с делением по покупателям и предполагаемая цена поставляемого товара. При этом предусмотрена возможность при необходимости расширить перечень показателей прогноза продаж.

Приведем пример: 20 мая 2005 г. отдел сбыта представил финансовому отделу ОАО "Автоприбор" прогноз продаж на примере блоков управления (таблица 20). Предприятие работает позаказно, поэтому прогноз был составлен на основе поданных заявок на данный вид товара потенциальными покупателями.

Проанализировав полученный прогноз, финансовый отдел ОАО "Автоприбор" пришел к выводу, что указанная цена продажи данного вида изделия не может быть принята в качестве бюджетной из-за увеличения себестоимости единицы продукции (в части переменных расходов) на 60 руб. в апреле. После корректировки прогноз сбыта принял следующий вид (таблица 21).

Таблица 20 Прогноз продаж блоков управления в июле-декабре 2005 г.

Таблица 21 Прогноз продаж блоков управления в июле-декабре 2005 г.

Скорректированный таким образом прогноз продаж был направлен для согласования в отдел сбыта предприятия. Был составлен следующий план сбыта блоков управления на 2 полугодия 2005 года (таблица 22).

Таблица 22 Прогноз продаж блоков управления в июле-декабре 2005 г.

Отметим, что с июля по сентябрь 2005 г. ОАО "Автоприбор" придерживалось спланированного бюджета продаж боков управления, а в октябре в связи с активизацией деятельности второго полугодия организации ООО "Брянский завод колесных тягочей" объем продаж данного вида изделия увеличился до 1200 единиц. В связи с этим отдел сбыта предприятия пересмотрел план продаж (таблица 23).

Таблица 23 Прогноз продаж блоков управления в июле-декабре 2005 г. (корректировка 1)

2. На основе заявки составляется договор. Стороны оговаривают все существенные условия договора: предмет, цена, качество, количество, ассортимент, порядок расчетов, сроки и порядок поставок и оплаты, валюта платежа, ответственность за невыполнение в срок или частичное выполнение договора. Далее договор составляется, подписывается сторонами и вступает в силу.

ОАО "Автоприбор" использует в большинстве случаев типовой бланк договора. Пример бланка договора и контракта на поставку датчиков ТМ100В между ОАО "Автоприбор" и ЗАО "Эксмаш" приведен в Приложении №8.

Один экземпляр заключенного договора поставки отдается представителю организации-покупателя, другой экземпляр регистрируется и хранится в канцелярии организации (по установленному порядку регистрации, учета и хранения документальных материалов текущего архива).

Копия заключенного договора поставки передается в договорно-правовое бюро отдела сбыта, где техником бюро также регистрируется и подшивается в специальном журнале, являющемся частью досье на покупателя. При этом все существенные данные договора поставки (параметры поставок, расчетов и т.д.) также учитываются в системно построенных форматах (формулярах, файлах) указанного досье.

После заключения (подписания) договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации-покупателя, подшиваются в специальном журнале, также являющемся частью досье на данного покупателя.

3. Исполнение договора поставки, отпуск готовой продукции покупателям. Отметим, что сбыт готовой продукции в ОАО "Автоприбор" осуществляется в соответствии с Методологической инструкций "Погрузочно-разгрузочные работы, транспортирование и хранение готовой продукции".

Отгрузка продукции на сторону осуществляется на основании полученной внутренней накладной от отдела сбыта предприятия. Пример такой накладной представлен в Приложении № 9.

На основе накладной заведующий складом оформляет накладную на отпуск готовой продукции на сторону (Приложение №10).

Если отгрузка готовой продукции осуществляется транспортом потребителя, то осуществляется погрузка продукции, осуществляется пересчет погруженной продукции. Покупатель ставит подпись в накладную о получении продукции. С этого момента ответственность за качество продукции возлагается на покупателя.

При поставке готовой продукции по железной дороге сотрудник отдела сбыта ОАО "Автоприбор" сопровождает груз до места отправки продукции. При этом сотрудник несет ответственность за сохранность продукции и ее качество при транспортировке до железнодорожной станции.

4. Анализ выполнения планов сбыта продукции. При получении данных об отгрузке продукции покупателю старшие менеджеры отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные: наименование покупателя; дата и номер договора поставки (и приложений в части календарных графиков поставок); дата выписки и номер соответствующей накладной; дата и время (при указании точного времени) фактического осуществления отгрузки; фактические данные по отгрузке (по данным третьего экземпляра товарной накладной) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции; дата и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки (дата и время регистрации отгрузки). По данным вышеуказанного регистра составляются и ежедневно передаются в экономическое бюро отдела сбыта отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки).

Отчеты составляются по утвержденной форме (системно построенные формуляры) в трех видах:

1) по отгрузкам продукции каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям (получателям);

2) по отгрузкам продукции всех видов (в натуральных и стоимостном измерителях) каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров (или его разнарядок);

3) по объему (в натуральных измерителях) отгруженной продукции по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации-изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно-разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой-разгрузкой), непосредственно на транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок). Экономист по сбыту на основе ежедневных отчетов, а также данных по расчетам за продукцию подготавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по видам отгрузок) и перевозок (по видам перевозок).

Контроль сбыта осуществляется на всех стадиях организации сбыта продукции ОАО "Автоприбор".

При получении заказов зам. начальника отдела сбыта предприятия, который отвечает за формирование портфеля заказов, осуществляется контроль на предмет наличия следующих признаков: разборчивая подпись и указание должности (полномочий) лица, составившего документ (заказ); четкий оттиск печати организации-заказчика; точное (четкое) указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; конкретность (достаточная определенность) намерений заказчика, выраженная во всех существенных условиях заказа (предмет сделки, ассортимент, количество, качество, цена, сроки и т.д.); достаточная определенность намерений заказчика считать себя связанным условиями (существом) заказа в случае его принятия (к исполнению) и т.д. Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа. Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефонной или факсимильной связи.

В процессе подготовки и согласования с заказчиком проекта договора поставки зам. начальника отдела сбыта ОАО "Автоприбор" осуществляется контроль его содержания по следующим основным параметрам: четкое и полное описание ассортимента, количества, качества и комплектности изделий; четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке; четкое описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию и т.д.

На стадии заключения договора юрист предприятия вместе со старшими менеджерами отдела сбыта методом нормативной проверки документов осуществляет контроль с целью выявления наличия у представителя (представителей) организации-покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочий (на заключение договора).

На стадии исполнения договора выписка товарный накладных и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблений (согласно принципу внутреннего контроля "разделение обязанностей") в ОАО "Автоприбор" производятся разными должностными лицами. Заместителем начальника отдела сбыта предприятия, санкционирующим отгрузку, по установленному порядку осуществляется контроль выписанных накладных на предмет определения правильности их оформления.

Кроме того, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом производит контрольное сличение суммы, указанной в накладных, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения отгрузка санкционируется заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

На стадии анализа выполненных заказов заместитель начальника отдела сбыта анализирует полученные отчеты (рапорты), устанавливает причины отклонений, выявляет виновников, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта. Начальник отдела сбыта анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции (в том числе по выявленным виновникам) и представляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер на рассмотрение дирекции организации на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. На данных совещаниях по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения. Таким образом, методами первичной отчетности и нормативной проверки осуществляется оперативный контроль сбыта продукции. Итак, управление сбытом на заводе сводится к заключению договоров поставки, то есть к непосредственно реализации товара и иногда включает его транспортировку. Отдел сбыта не занимается стимулированием сбыта, на заводе слабо развиты маркетинговые исследования рынка сбыта. Все знания о потенциальных потребителях сводятся к приобретению учетного регистра предприятий Калужской области и России, в котором перечислены предприятия и их реквизиты. Работники отдела сбыта не составляют прогнозов величин сбыта на перспективу и не обеспечивают свою продукцию будущим спросом. Отдел сбыта просто традиционно заключает договора на поставку производимой продукции и предлагает услуги по транспортировке этой продукции.

Чтобы избежать осложнений, вызываемых таким отношением к сбыту, необходимо внедрение на предприятии программы маркетинга, так как перспективы развития среды весьма неопределенные, и даже если сегодня завод успешно функционирует и извлекает достаточную прибыль, то такое положение не гарантировано на будущее. К тому же, в условиях роста производства, очень важно разработать систему привлечения клиентов таким образом, чтобы производственные мощности не простаивали, а были загружены наиболее полно.

Позитивными аспектами сбытовой политики предприятия следует считать:

1) Наличие сайта компании в Интернете: bpr.avtopribor.com. Каждый желающий может написать письмо и высказать свои пожелания относительно качества продукции предприятия, отправить заявку на приобретение товара по адресу: mail@avtopribor.com.

2) Предприятию не нужно создавать обширную сеть складов, обсуживающих какую-либо территорию, у него нет потребности в создании разветвленной складской инфраструктуры, поэтому оно не несет дополнительных расходов на содержание дополнительных складов

3) Организация мероприятий по стимулированию сбыта: участие в выставках, разработка рекламных компаний в местных СМИ, поездки сотрудников предприятия на предприятия-производители с рекламными буклетами, личные беседы с потенциальными клиентами.

Недостатками организации сбыта на предприятии следует считать:

1) Распределительная система, когда оптовый покупатель вынужден самостоятельно вывозить продукцию предприятия с его склада, приводит к ограничению числа покупателей, готовых сотрудничать с ОАО "Автоприбор".

2) Редко применяется дифференцированный поход к ценообразованию на продукцию предприятия, результатом чего является потеря важных покупателей.

3) Сотрудничество, по сути, с двумя крупными оптовиками, что позволяет сделать вывод, что структура сбыта ОАО "Автоприбор" является недостаточно диверсифицированной, в результате чего данное предприятие сильно подвержено колебаниям спроса со стороны вышеперечисленных оптовых покупателей, а это, в свою очередь, может негативно сказаться в будущем на успешности реализации продукции предприятия.

4) Средства, выделяемые руководством предприятия на проведение рекламных компаний, недостаточны.

Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствованию сбытовой политики в ОАО "Автоприбор"

Похожие работы

Система обеспечения сбытовой деятельности промышленного предприятия

Скачать

47950

4

0

... неэффективному использованию ресурсов, и, как следствие, к завышенной конечной цене продукции предприятия. Глава 3. РАЗРАБОТКА ЭФФЕКТИВНОГО ЛОГИСТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СБЫТОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «ОРСКИЙ МЯСОКОМБИНАТ» НА 2010 г. 3.1 Мероприятия по оптимизации сбытовой логистики Исходя из результатов анализа системы распределения, проведенного в предыдущих пунктах, можно сделать общий вывод ...

Анализ экспортной стратегии промышленного предприятия на примере ЗАО "КВАРТ"

Скачать

74298

4

0

... , добивается высоких результатов в хозяйственной деятельности, что позволило ему выйти на уровень одного из ведущих, перспективнейших предприятий отрасли. 2.2 Анализ экспортной стратегии и динами экспорта ЗАО «КВАРТ» Для анализа экспортной стратегии промышленного предприятия ЗАО «КВАРТ» использовалась годовая отчетность предприятия за 2006, 2007 и 2008 годы, а так же внутренние отчеты отдела ...

Сбытовая политика

Скачать

103808

17

4

... . Эксклюзивное распределение и франшиза способ охвата рынка изготовителем только через одного торговца (фирму). Торговец обязан не продавать товары конкурирующей марки, проводить в жизнь политику производителя. Франшиза – предусматривает долгосрочные договорные отношения между изготовителем и фирмой (франшизером), реализующей товар на ограниченной теретории. Нацеленный сбыт включает комплекс мер ...

Сбытовая деятельность на предприятии

Скачать

66472

3

3

... иметь дело со сбытовым агентом, объем сбыта которого достаточно велик и который может принять на себя расходы по содержанию относительно большого и хорошо укомплектованного предприятия, способного обеспечить надлежащий уровень качества сбытовой деятельности. Зона действия. Этот фактор касается только агентов производителя, поскольку агенты по сбыту, как правило, берут на себя реализацию всей ...