Базовая концепция организации документооборота при использовании Системы “Галактика”

4. Базовая концепция организации документооборота при использовании Системы “Галактика”

Концепция системы “Галактика” предполагает четкое разделение функций между специалистами (подразделениями), осуществляющими инициирование и регистрацию хозяйственных операций, специалистами (подразделениями), выполняющими функции учета и контроля экономических аспектов производственной деятельности и специалистами (подразделениями), осуществляющими функции планирования и управления производством. В Системе “Галактика” задачи, решаемые первой группой специалистов, включены в контур оперативного управления. Задачи, решаемые второй группой специалистов, включены в контуры бухгалтерского учета и административного управления. Задачи, решаемые специалистами третьей группы, включены в контур управления производством.

При четко налаженной организационной технологии работ в рамках системы “Галактика” каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, наполняя базу данных предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, имея возможность получать информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

В соответствии с установленными правами доступа специалисты всех служб предприятия имеют возможность анализа не только той информации, за ввод которой они несут непосредственную ответственность, но и сопряженной с ней: за подготовку и ввод которой отвечают другие службы.

По технологии системы “Галактика” поступающие сведения о датах и суммах произведенных оплат при вводе в базу данных должны быть связаны с документом, послужившим основанием для данной оплаты. В момент установки связи с конкретным документом, послужившим основанием для выполнения платежа, эти сведения становятся доступными и специалисту, выполнявшему регистрацию документа-основания.

Разделение документопотока на оперативный, бухгалтерский и производственный контур позволяет своевременно фиксировать сведения, являющиеся, с точки зрения бухгалтерии, неполными и не подлежащими учету. Примером таких сведений являются намерения на заключение договоров (договора и счета в состоянии “оформляемый”).

Для точной оценки финансового положения предприятия все изменения в состоянии материальных и финансовых средств, возникающие в ходе производственной и хозяйственной деятельности, должны быть проведены специалистами бухгалтерии. Возможны два варианта выполнения проводок: ручной и автоматизированный. Автоматизированная технология выполнения проводок в Системе “Галактика” реализуется при условии создания и ведения пользователем каталога типовых хозяйственных операций. Выполняя разноску (привязку) первичных документов по типовым хозяйственным операциям, специалист бухгалтерии тем самым определяет состав проводок, подлежащих выполнению, а также алгоритм их расчета. При наличии правильно настроенного каталога типовых хозяйственных операций функции разноски платежных документов можно поручить человеку, не имеющему специальной подготовки в области бухгалтерского учета.

Укрупненная схема организации документооборота при использовании Системы “Галактика” приведена на рис. 3.1.

Следует отметить, что само наличие на предприятии Системы “Галактика” не гарантирует выполнение качественного учета и анализа всех экономических аспектов деятельности предприятия, так как кроме инструментария для выполнения учета необходимо иметь методику организации учета, четко ей следовать и иметь высокий уровень подготовки кадров.

5. Преимущество от использования интегрированной системы управления предприятием

Основные процессы деятельности Комбината представлены в приложении Е их автоматизация первостепенна так как они являются очень важными или их обработка и анализ занимает существенное время в общем документопотоке. Эти процессы составляют основу бизнес – процессов предприятия и без них интегрированная система предприятия не будет эффективна.

Информационную систему предприятия можно рассматривать в трех аспектах: это внутренняя финансовая информация, информация о производстве и информация для управленческого состава.

Внутренняя финансовая информация.

Главное назначение финансовой информации – показать финансовое положения предприятия (ликвидность, платежеспособность т.д.), показать качественную и количественную характеристику денежных потоков, а так же показать путь улучшения их.

Финансовый анализ позволяет полноса раскрыть составляющие финансовой информации.

Применительно к финансовому анализу в интегрированной системе существуют механизмы, позволяющие достаточно просто формировать отчетные формы, позволяет формировать по данным отчетности новые агрегированные показатели, т. е. формализовать сложные многоступенчатые методики финансового менеджмента. Таким образом, за счет настраиваемой системы показателей оценки эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия можно создавать отчеты для самых разнообразных потребителей учетной информации - как внешних, так и внутренних.

Отбор информации для анализа производится в специальном режиме "Статистика". Так как система является "родной" для всей совокупности программных продуктов корпорации "Галактика", она распознает окружающие ее файлы базы данных и выбирает из них все, что требуется пользователю.

Данные отбираются за любой указанный пользователем период, а основной информационной базой анализа служат сальдо и обороты как синтетических, так и аналитических счетов. Особо подчеркнем это обстоятельство, поскольку часто системы финансового анализа используют в расчетах только высокоагрегированные синтетические показатели. Здесь же предоставляется возможность задействовать практически любую аналитическую информацию, имеющуюся в базовой системе автоматизации бухгалтерского учета.

Анализ может проводиться по каждому синтетическому счету, субсчету или коду аналитического учета, а также по их спискам, заданным пользователем, что позволяет объединять учетные данные в однородные по тем или иным критериям группы и, в частности, произвольным образом группировать аналитические показатели. Как показывает опыт применения подсистемы "Финансовый анализ" в составе "Галактики", это крайне важно при выполнении внутреннего анализа эффективности работы предприятия. Ведь если механизм группирования данных синтетического учета (например, для построения аналитических балансов) хорошо разработан в экономической теории и такого рода анализ уже используется в отечественной практике управления, то методики внутреннего анализа пока еще не стали популярными в России. Поэтому реализация возможности получения самых разнообразных статических срезов и исследования динамики развития тех или иных аналитических данных приобретает первостепенное значение в плане расширения и дополнения информационной базы управления.

Помимо анализа финансовых потоков в национальных денежных единицах, пользователь может с помощью этой подсистемы строить аналитические отчеты и диаграммы по данным в валюте в соответствии с курсом, действующим на момент проведения конкретных хозяйственных операций. По мере накопления информации последовательных учетных периодов в базе данных программы можно отслеживать динамику и структуру изменения расчетных показателей хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и с учетом индекса цен, что позволяет сравнивать эффективность его работы в различные промежутки времени.

Анализ динамики синтетических и аналитических показателей создает информационную базу для поддержки процесса решения задач выработки стратегических направлений развития бизнеса.

Суть интегрированной системы не в том, чтобы упорядочить документооборот и ускорить подготовку бухгалтерской отчетности. Это полезные свойства, но они не помогут в конкурентной борьбе за клиентов. То, что необходимо, - это оперативная и достоверная информация о себестоимости, выполняемых заказах, сроках платы поставщику или сроки оплаты покупателей и т.д. Только эта информация предоставит рычаги для эффективного управления предприятием.

На конкретном примере я показу, что даст интегрированная система в дебиторской задолженности. Из анализа дебиторской задолженности видно, что общий объем задолженности увеличился (смотри таблицу 3.4.).

Таблица 3.4.

Показатели дебиторской задолженности (тыс.руб)

№	Наименование показателей	2005 год	2006 год	Отклонения (+/-)
1	Выручка	4 438 984	4 033 686	- 405298
2	Дебиторская задолженность	1414676	1683267	268591
3	Срока оборота дебиторской задолженности	128,011139	138,408351	10,39721

Срока оборота дебиторской задолженности = (365*ДЗ)/В, характеризует срок погашения дебиторской задолженности, измеряется в днях. Срок оборота увеличился это отрицательное явление, значит, возрастает дебиторская задолженность.

Применение интегрированной системы на предприятии указанной в приложении Ж схема организации дебиторской задолженности, приведет к следующему эффекту: уменьшению нарушений оплаты покупателей на 20% , сокращение оборачиваемости дебиторской задолженности на 20 дней, в следствии, сокращение среднегодовой задолженности и высвобождение оборотных средств в размере 380 млн.руб. Этот эффект достигается путем быстрого и оперативного реагирования на увеличение или уменьшение дебиторской задолженности. Все данные, по дебиторской задолженности, приведенные в приложении, являются приблизительными, расчеты основаны на анализе предприятий внедривших интеграционную систему управления предприятием.

 

Информация о производстве

Вся информация связанная с производственной деятельностью это: планирование производства, диспетчеризация (то есть контроль хода производства, выпуска продукции, расхода ресурсов и организация выполнения оперативных планов), контроль затрат, отчеты по производству и т.д.

Я опишу ситуацию сложившиеся на складах предприятия и эффект от внедрения интегрированной системы.

Ситуация на складе:

–  при загрузке производственных мощностей около 30% предприятие использует все имеющиеся склады: центральные и цеховые.

–  в службе ПСК все еще превалирует режим пакетной обработки данных. Ввод информации осуществляется операторами, что приводит к возникновению ошибок и требует много времени на их устранение.

Что повлечет внедрение интегрированной системы?

В системе «Галактика» диспетчеризацией занимается контур логистика, автоматизированное рабочее место диспетчеризация движения МТР. Реализованные в системе функции позволяют автоматизировать:

–  формирование хозяйственных связей по поставкам товаров или оказанию услуг;

–  определение объемов и направлений материальных потоков;

–  определение последовательности продвижения товаров к местам складирования;

–  развитие, размещение и организацию складского хозяйства;

–  осуществление перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения;

–  выполнение упаковки, маркировки, погрузки и разгрузки;

–  управление складскими операциями: сдачу и приемку грузов, хранение, подготовку необходимого покупателям ассортимента, организацию доставки мелкими партиями и т.д.

Применение интегрированной системы уменьшает долю участи человеческого фактора, по сравнению с пакетной обработкой данных.

С целью оптимизации складского учета (т. е. снижение загрузки складов) в интегрированной системе предусмотрен график загрузки оборудования (в котором указываются номер партии деталей и число деталей, которые будут обработаны за смену на рабочем месте и на участке в целом). Применение сменно-суточных заданий — директивный учетно-денежный документ, помогающий мастеру распределить работу, организовать ее выполнение и вести контроль за ходом производства. Из этого следует улучшение учета материалов и учета стоимости рабочей силы – это усилие основного промышленного персонала для создания готовой продукции. Структура диспетчеризации материально-технических ресурсов на ОАО «АНХК» представлена на рисунке 3.2. Из общей структуры затрат стоимость материалов и стоимость рабочей силы составляет 40,2% это примерно 2120,8 млн. рублей. Снижение стоимости материалов и рабочей силы хотя бы на 2% принесет прибыли в размере 42,416 млн. рублей.

Информация для управленческого состава

Совершенствование каждого управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической выгоды, получаемой предприятием.

В общем случае, затраты на управление состоят из фонда оплаты труда управленцев и стоимости информационного обеспечения деятельности управленцев. Однако, существуют еще два, возможно самых важных компонента затрат на управление, — это упущенная выгода от не принятых вовремя решений и оплата ошибочных решений. Причиной ошибочных управленческих решений или задержки в принятии решений, как правило, является либо отсутствие достоверной информации в момент принятия решения, либо отсутствие надлежащего контроля над специалистами, принимающими решения.

Рис.3.2.. Диспетчеризация движения МТР в производстве.

Интегрированная информационная система позволяет улучшить управление предприятием. Качество системы управления может определяться следующим набором параметров процесса принятия решений:

·  среднее время выработки решения (быстрота реакции, за частую на предприятии ОАО «АНХК» управленческое решение задерживается - это связано с тем, что вся информация содержится в подразделениях и оперативный сбор информации затруднен);

·  частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения. Прежде чем информация дойдет до руководителя информация проходит несколько обработок в основном информация обрабатывается в ручную и различными подразделениями, естественно качество информации становится под сомнение);

·  средние затраты на выработку решения (включает не только затраты на сбор, обработку и анализ данных, но и упущенная выгода);

·  ущерб от необоснованных решений за определенный период;

·  скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях (после получения и обработки информации, она проверятся, на это может уйти от 1 часа, до 1 рабочего дня).

Эффект от улучшения любого из приведенных параметров подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при оценке целесообразности внедрения информационной системы опираться только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то исказится или пропадет весь смысл совершенствования управленческих процессов. Цена достижения (вследствие совершенствования параметров процесса принятия решений) таких целей, как повышение качества обслуживания заказчиков, рост конкурентоспособности, не поддается точному денежному измерению.

Пример улучшения качества и скорости обработки информации, документ план реализации и затрат на планируемы по ОАО «АНХК», общая трудоемкость обработки и анализа документа составляет 24 часа (обработка и анализ происходят в ПЭО). При этом, прежде чем документ дойдет до руководителя он пройдет несколько обработок (смотри рис 3.3.).

Рисунок 3.3.

От подразделений и отделов предприятия поступают информация в которой указаны затраты на обработку. Информация поступает в отдел учета и отчетности, где там анализируется и обрабатывается для дальнейшей передачи по отделам. Поступившая информация в отдел себестоимости – это информация необходимая для расчета потребности в реагентах, катализаторах и присадках к маслам, а так же для расчета энергетических затрат. Заместитель начальника ПЭО объединяет информацию получает план реализации затрат, в котором указаны: расчет ремонтных материалов, расчет ремонтного фонда, налоговые выплаты, расчет ненормируемых затрат, расчет потребности в реагентах, катализаторах и присадках к маслам, расчет энергетических затрат. Это вся информация поступает руководителю предприятия.

В случае применение интегрированной системы управления предприятием схема потока информации примет следующий вид (смотри рис 3.4.).

Руководитель предприятия

Отдел себестоимости

Подразделения и отделы предприятия

Зам.  начальника ПЭО

Рисунок 3.4.

Я объединил процесс, обработки информации отдела себестоимости и поступления информации из подразделений по следующей причине, обработка информации в отделе себестоимости будет осуществляться по мере заполнения базы данных предприятия поступающей информацией из подразделений. Функции разбиения информации отдел учет и отечность не нужны. Трудоемкость процесса составит не больше 10 часов.

Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения, как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных служб и подразделений. Вполне реальной является ситуация, когда комплексная автоматизация системы управления является единственно возможным путем для выживания предприятия в конкурентной борьбе. Четкое определение целей, которые должны быть достигнуты в результате внедрения новых автоматизированных технологий управления, является отправной точкой при оценке целесообразности затрат на автоматизацию управленческой деятельности. Цена, которую руководство предприятия готово заплатить за достижение этих целей, зачастую является главным критерием при принятии решения об инвестициях в конкретный проект автоматизации. Анализируя поток информации для управленческого состава предприятия ОАО «АНХК» (хозяйственная комиссия (занимается контролем затрат), генеральный директор, аппарат генерального директора, совет директоров) и головной организации «ЮКОС-РМ» (смотри приложения З). В приложение описаны некоторые документы и время, затрачиваемое на их обработку. Анализирую организации, внедрившие интегрированную систему управление предприятием, можно сделать вывод, что на аналогичные бизнес – процессы времени на обработку и анализ тратится меньше чем на предприятии ОАО «АНХК». Из этого следует: высвобождение персонала от рутинной работы, увеличение оперативности и качества информации, возможность провести дополнительный анализ производственной или финансовой информации, а главное это ежесуточный контроль над затратами и сбор информации по предприятию в одном «месте» (центральной базе данных).

То, что требуется Руководителю предприятия, имеется в виду показатели и отчетность, мастеру, начальнику отдела или директору завода она бесполезна. В их случае необходима информация на производственном участке в настоящий момент:

–  статус конкретного производственного задания (на какой операции сейчас задание, сколько нормативных часов еще потребуется затратить для завершения, опережение или отставание от графика и т. п.);

–  уровень операционных заделов;

–  необходимые материалы для текущей производственной программы;

–  ожидаемые в ближайшее время производственные задания и их последовательность к выполнению и т. п.

Без интегрированной системы эту информацию невозможно получить оперативно и достоверно.

  7. Экономический эффект от внедрения интегрированной системы для деятельности предприятия

Прирост эффективности экономической деятельности предприятия в результате комплексной автоматизации системы управления может проявляться различным образом. В качестве возможных факторов, определяющих совокупный эффект от автоматизации, рассматриваются следующие составляющие:

·  качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений;

·  уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных;

·  экономия условно-постоянных расходов за счет возможного сокращения административно-управленческого персонала, необходимого для обеспечения процесса управления предприятием;

·  переориентация персонала, высвобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные виды деятельности (например, ситуационное моделирование вариантов развития предприятия и анализ данных);

·  стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия;

·  оптимизация производственной программы предприятия;

·  сокращение сроков оборачиваемости оборотных средств;

·  установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов и объемов незавершенного производства;

·  уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся «держателями» информации или технологий обработки данных;

·  получение автоматизированной поддержки для мероприятий по «оптимизации» налогообложения компании;

·  использование незаметных (скрытых) для исполнителей технологий контроля выполняемой ими работы, не требующих предоставления справок и отчетов к определенной дате.

Все вышеперечисленные факторы повышения результатов экономической эффективности представляют лишь потенциал, который должен быть востребован управленцем. Для превращения потенциальных источников роста эффективности в реально полученные результаты необходимо выполнение ряда дополнительных условий.

Информационная система является всего лишь поставщиком и инструментом обработки информации для поддержания деятельности конкретных специалистов. Однако, наличие полной информации о различных аспектах деятельности предприятия не является достаточным условием для того, чтобы заставить менеджеров проявлять «здравый смысл» и принимать оптимальные управляющие решения. Одна только информационная технология не несет в себе существенных улучшений, если она не базируется на платформе из принципов, целей, стимулов и идей: всего того, что принято называть «корпоративной философией». Если такая основа изначально отсутствует или разваливается в ходе проведения работ, вместо эффекта получается лишь освоение средств, выделенных на закупку техники и программного обеспечения под автоматизацию. Я считаю, что необходима платформа, на которой должен базироваться процесс комплексной автоматизации. В основании данной платформы — четкий план и воля владельца предприятия.

Анализ статистики по ранее автоматизированным корпорацией "Галактика" предприятиям показал, что общее снижение затрат может составить в среднем около 10 процентов.

Структура затрат на 2007 год составил в общем 4655,2 мил.рублей в том числе: сырье и материалы – 648,6 млн.рублей, оплата туда – 1065 млн.рублей, энергия – 636,8 млн.рублей, амортизация – 305,7 млн.рублей, услуги – 136,6 млн.рублей, ремонтный фонд – 386,6 млн.рублей, налоги – 437 млн.рублей, прочие затраты – 260,8 млн.рублей, расходы из прибыли – 777,9 млн.рублей.

Снижение затрат составит 465,52 млн.рублей и увеличение оборотных средств, в размере 380 млн.рублей, за счет эффективного управление дебиторской задолженности

 

8. Техническое обеспечение рабочего места управленческого персонала на предприятии ОАО «АНХК»

До того как на предприятие пришел «ЮКОС-РМ», на предприятии были Pentium – 233 c оперативной памятью 64 MB, только между некоторыми подразделениями существовало локальная вычислительная сеть. Был проведен анализ рабочих мест и последующая модернизация в соответствии со ставящими задачами перед персоналом.

Для нормального выполнения поставленных задач перед работником того, или иного подразделения его рабочее место оборудовано следующим образом:

1.         Электронно-вычислительная машина (компьютер) – в основном AMD - 1000, оперативная память 128 MB, принтер, выход в интерент, сканер только в КИВЦе. Между подразделениями существует ЛВС.

2.         Электрическая счетная машинка.

3.         Телефон, у офис-менеджеров телефон-факс.

4.         В каждом отделе стоит ксерокс.

5.         Была модернизирована локальная вычислительная сеть предприятия.

Затраты на модернизацию компьютерного парка и ЛВС оставил 900 тыс. рублей.

  9. Роль службы АСУП

 

В условиях использования системы "Галактика" для целей управления предприятием резко возрастает роль службы, решающей технические вопросы. Для ОАО "АНХК" роль такой службы в настоящий момент выполняет КИВЦ. С учетом происходящих в НК ЮКОС процессов централизации функций в части информационных технологий, из состава КИВЦ создается Ангарский филиал ООО ИК Сибинтек.

На Ангарский филиал ООО ИК Сибинтек будет возлагаться решение двух основных задач:

·  Техническая поддержка информационно-вычислительной инфраструктуры предприятия.

·  Поддержка процессов автоматизации учета и управления основной деятельностью предприятия.

Для решения первой задачи Филиалу ИК Сибинтек необходимо выполнять непрерывный мониторинг состояния комплекса электронно-вычислительных средств: локальной сети, компьютерного парка, периферийного сетевого и телекоммуникационного оборудования, принтеров и др., проведение гарантийных и послегарантийных ремонтных работ, модернизацию и замену элементов оборудования и электронной аппаратуры в целом и т.д. Здесь важнейшими функциями Филиала ИК Сибинтек являются конфигурирование и настройка операционной сетевой среды, системного программного обеспечения на серверах и рабочих станциях предприятия и поддержка его работоспособности в процессе эксплуатации компьютерных систем пользователями.

Для выполнения задачи по организации и проведению процесса комплексной автоматизации управления предприятием на основе применения системы «Галактика» Филиал ИК Сибинтек должен иметь в своем составе квалифицированных специалистов, которые обязаны осуществлять следующие важнейшие функции:

·  техническая поддержка процесса эксплуатации системы «Галактика», включающая разграничение полномочий пользователей при работе с системой, поддержку процедур межофисного обмена с территориально удаленными объектами управления, обновление версий системы, проведение конвертации данных при переходе к новым версиям, обеспечение целостности и сохранности базы данных предприятия;

·  разработка выходных форм для получения нестандартных отчетов из базы данных;

·  обучение пользователей; помощь пользователям при возникновении нештатных ситуаций, т.е. ситуаций, не предусмотренных в их служебных инструкциях по работе с системой;

·  анализ бизнес-процессов, не имеющих автоматизированной поддержки в текущей версии системы; формирование технических предложений и технических заданий разработчику комплекса на внесение дополнений и изменений, соответствующих возникающим насущным потребностям пользователей; проектирование и разработку нестандартных программных модулей, интегрированных с системой «Галактика» и предназначенных для автоматизации узкоспециализированных рабочих мест, отсутствующих в текущей версии системы;

·  методологическая помощь специалистам по автоматизации на удаленных производственных объектах предприятия.

При эксплуатации системы "Галактика" основными задачами Филиала ИК Сибинтек можно считать:

·  Сопровождение системы Галактика;

·  Поддержка существующего на предприятии программного обеспечения до момента его замены системой "Галактика";

·  Администрирование информационной системы предприятия в т.ч. электронной почты, FTP, WEB и др.;

·  Разработка дополнительных отчетов, необходимым службам предприятия.

·  Закупка и обслуживание вычислительных средств: компьютеров, серверов, активного и пассивного оборудования ЛВС.

Для сопровождения и администрирования информационных систем по опыту развертывания подобных систем на других предприятиях масштаба ОАО "АНХК" применяется соотношение – один сотрудник на 30…40 пользователей системы. Это соотношение существенно зависит от опыта и знаний сотрудников.

Для поддержки средств информационно-вычислительной техники в технически исправном состоянии, особенно для обслуживания средств связи с удаленными объектами, необходимо наличие технического подразделения.

При достаточно развитой системе автоматизации можно использовать соотношение: 1 сотрудник АСУ на 100 … 150 сотрудников предприятия.

Поддержку функционирования системы "Галактика" рекомендуем осуществлять специалистами определенного профиля. Специализацию желательно развивать по следующим направлениям: администрирование БД системы Галактика; сопровождение задач оперативного, бухгалтерского, финансового и производственного учета.