Документы по учету личного состава, труда и его оплаты

1.2 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные поста­новлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (17), а также первичные учет­ные документы, применяемые только в бюджетных организациях.

По учету кадров применяют первичные документы форм Т-1—Т-11а, утвер­жденные указанным выше постановлением Госкомстата.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1) и приказ {рас­поряжение) о приеме работников на работу (ф. Т-1 а) применяются для оформле­ния и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составля­ются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в орга­низацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профес­сия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и харак­тер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой орга­низации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения оп­ределенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная кар­точка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка работника (ф. Т-2) и личная карточка государственного слу­жащего (ф. Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании прика­за о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенси­онного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, со­общенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (ф. Т-2 ГС) применяется для уче­та лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (ф. № Т-3)(см. приложение №2) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание со­держит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распо­ряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. Т-4) при­меняется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образо­вательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и техники, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора на­ук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также лич­ная карточка (ф. Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5) и приказ {распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а) ис­пользуются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работ­нику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-ба) при­меняются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работ­никам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, норматив­ными актами организации, трудовым договором (контрактом).

График отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательст­во, специфика деятельности организации и пожелания работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (кон­тракта) с работником (ф. Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. Т-8а)(см. приложение №3) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномочен­ным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а) при­меняются для оформления и учета направлений работника (работников) в коман­дировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководите­лем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в ко­мандировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, про­фессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (см. приложение №4) применяют для учета использования рабочего времени и расчета за­работной платы.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из ню присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

В табеле по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, долж­ность, количество отработанных часов за каждый рабочий день, неявки на работ); общее количество дней (часов) явок, категория налогоплательщика и персонала, табельный номер, стоимость 1-го дня (часа), отработанные часы и сумма оплаты по каждому виду оплаты, сторно начислений (вид оплаты, сумма, дни (часы) не явок), количество рабочих дней в месяце.

Табель ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факульте­тов, лабораторий и др.).

Открывается он ежемесячно за 2—3 дня до начала расчетного периода на ос­новании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о вре­менной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.

В табеле регистрируется только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального ис­пользования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — ус­ловные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также ча­сы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ноч­ное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — ус­ловное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии бо­лее двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество ча­сов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный та­бель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма», после утверждения табеля руководите­лем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных ра­бот вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работ­никам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и до­кументом для выплаты заработной платы за месяц.

В расчетно-платежной ведомости по каждому работнику указываются его та­бельный номер, занимаемая должность, суммы начислений по каждому виду опла­ты, начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком, общая сумма начисленной заработной платы, суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма, сумма к выдаче, расписка в получе­нии денег и фамилия, имя, отчество работника.

Основанием для начисления заработной платы служат приказ руководителя уч­реждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использова­ния рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработ­ной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Ес­ли деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнитель­но делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, рас­шифровка подписи».

После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платеж­ной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-пла­тежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выдан­ную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму вы­данной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистра­ции в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руково­дителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и глав­ным бухгалтером.

В случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым орде­ром.

В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фа­милия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в по­лучении суммы.

Начисленные и выплаченные суммы по расчетам в межрасчетный период (т. е. по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма запи­сывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмот­ренному для расчетно-платежной ведомости.

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций — расчетного документа, платежного документа — и, кроме того, служит регистром аналитиче­ского учета расчетов с работниками по заработной плате.

В организации на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике — дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инва­лидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об ис­пользовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рас­считать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняет­ся на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях кар­точка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплачен­ного гонорара по каждому получателю.

Для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, ком­пенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим зако­нодательством применяется записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Похожие работы

Муниципальная молодежная политика - проблемы и решения (на примере г. Нижнекамска)

Скачать

203604

6

11

... решения проблем молодых людей в городе Нижнекамске; выяснить путем экспертного анкетного опроса о процессах реализации муниципальной молодежной политики в городе Нижнекамске, о достигнутых результатах и о планах на будущее; подтвердить путем анкетного опроса выдвинутые в гипотезе проблемы молодежи города Нижнекамска; предложить в анкетном исследовании рекомендации по решению молодежных проблем. ...

Формирование и реализация молодежной политики в республике Саха (Якутия)

Скачать

119682

4

13

... молодежной политики предполагает постоянное совершенствование нормативно-правовых актов. ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ ПО ФОРМИРОВАНИЮ И РЕАЛИЗАЦИИ МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В РЕСПУБЛИКЕ САХА (ЯКУТИЯ)   3.1 Реализация молодежной политики в Республике Саха (Якутия) На сегодняшний день реализация молодежной политики осуществляется на основе Республиканской целевой ...

Проблемы финансирования деятельности бюджетных учреждений на примере МОУ "Лицей №6"

Скачать

120995

11

4

... работы (услуги), поступления от оказания услуг населению, добровольные взносы юридических лиц и граждан в виде денежных средств поступают в Единый фонд финансовых средств бюджетных учреждений, если сделавшие взносы не определили их. 2.6 Проблемы финансирования деятельности бюджетных учреждений В наше время большинство бюджетных учреждений финансируется по нормативному принципу, то есть им ...

Современные особенности управления системой образования на примере Челябинской области

Скачать

114143

1

1

... обсудить на Всероссийской конференции в Челябинске в конце ноября 2006 года. О том как будет решаться проблема будем информировать общество через СМИ и другие информационные источники. Глава3 Особенности управления системой образования в Челябинской области   3.1Состояние и основные проблемы системы образования Челябинской области На 1 января 2006 года в Челябинской области действуют 1503 ...