Современный этап развития Госархива

2. Современный этап развития Госархива

С распадом административно-командной системы управления экономикой, последовавшими процессами приватизации государственных структур ещё более усугубились проблемы сохранения Архивного фонда страны и все ощутимее испытывалась потребность не просто в правилах и инструкциях, а в архивном законодательстве.

Формирование законодательной базы в области архивного дела сначала на федеральном, а затем и областном уровнях по времени совпало с полным обновлением состава отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, это привело к некоторому изменению методов работы с организациями.

У специалистов отдела, в архивном обиходе называемых "ведомственниками", появился надежный помощник в деле сохранения Архивного фонда области - Государственная архивная инспекция. Гораздо легче стало строить диалог с руководителями организаций, с точки зрения соблюдения Закона.

В 1991 году омские архивисты приняли участие в республиканской научно-практической конференции «Основные направления научных исследований истории советского общества и задачи совершенствования научно-информационной деятельности архивов».

В 1992 году Архивным управлением проведено анкетирование и разработан план по изучению и внедрению лучшего опыта в архивную практику.

В 1993 году осуществлена методическая работа по теме «Государственный учет документов и состояние НСА»

В 1994 году Архивным управлением были разработаны[1]:

-        Положение об ЭПК Архивного управления;

-        Примерное положение о районном (городском) архиве;

-        Должностная инструкция заведующего районным (городским) архивом документов по личному составу.

В 1995 году Архивным управлением разработаны[2]:

-        Примерное соглашение между Архивным управлением и администрацией района о сотрудничестве и сроках временного хранения документов Архивного фонда Омской области;

-        Договор между учреждением государственной архивной службы области и организациями, предприятиями о взаимоотношениях, о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства;

-        Примерный договор о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Омской области на хранение в государственный архив.

В 1996 году омские архивисты приняли участие в рецензировании разработки научной темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций».

В 1997 году при Архивном управлении создан Научно-методический Центр (НМЦ)

В 1998 году омские архивисты выиграли Гранд Сороса, благодаря которому осуществлен выход в систему «Интернет» с программой «Войсковое хозяйственное правление Сибирского казачьего войска».

-        В 1999 году активно шла работа секций НМЦ.

В 1994 году постановлением главы администрации определен порядок закрытия предприятий, но, к сожалению, приходится констатировать факты закрытия предприятий без визы архивного отдела. Так, в январе 2000 года была проведена сверка соответствия закрытых предприятий и обратившихся по этому поводу в архивный отдел, которая показала, что регистрационная палата сняла с реестрового учета 130 муниципальных предприятий в обход архивной службы.

По мнению автора, архивному управлению следует организовать учебу или иную форму ознакомления с правами и обязанностями при закрытии предприятий, выработать единый подход архивистов к этому вопросу. Необходимо определить методику взимания штрафов архивной инспекцией, так как иногда с предприятия, потерявшего дела за 5-7 лет деятельности берется сумма меньшая, чем за трату дел за год работы.

Ежегодно объем работы по приему и учету документов увеличивается, а количество работников остается прежним, что неизменно сказывается на каких-то направлениях работы. Таким направлением стало наполнение данных сведениями о работниках предприятий.

ГАЛС имеет оригинальную программу, аналогов которой нет, способную автоматизировано использовать запросы, но, к большому сожалению, возможности этой программы используют только на 30% для поиска фондов и описей.

Большую работу проводит архивный отдел с учреждениями, организациями и предприятиями города. В первые годы работы они считали «своими» все хозяйствующие субъекты города, которых насчитывалось более 20 тысяч. В настоящее время таких предприятий, которые могут стать источниками комплектования ГАЛС, около 25 тысяч. Однако возможности отдела по организации делопроизводства и архивного дела ограничены, поэтому отдел проводит такую работу в основном с муниципальными предприятиями, подразделениями администраций. Таких учреждений и предприятий в списке более 700. Работу с ведомствами отдел старается строить по системам с привлечением головного ведомства.

Много сил приходится тратить сотрудникам отдела на консультирование ответственных за архивы предприятий. Так в прошлом году дано 930 консультаций по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения. Данные показатели значительно превышали плановые объемы, перерасходован бюджет рабочего времени.

Большого напряжения в работе в 2000 году потребовало исполнение социально-правовых запросов граждан и организаций. За год исполнено 240 запросов, из них выдано 179 архивных справок. Значительный бюджет рабочего времени затрачен на отрицательные устные ответы и разъяснения граждан о возможном месте хранения документов. Эта работа, к сожалению не была документирована, хотя во втором-третьем квартале с вопросами о документах столовых, магазинов, гортопа и др., в основном, за 70-е годы обратилось не менее 100 человек. Затрачен значительный внеплановый бюджет граждан сотрудниками отдела, хотя такого потока запросов не предполагается.

Документы архива выдавались исследователями-работниками отдела кадров администрации города, пенсионного фонда. Выдано для работы 30 дел. По личным делам горисполкома работниками архивного исполнялись тематические запросы, но в устной форме.

В течение года в базу данных «ССХС. Архивный отдел» вносились сведения о согласованных документах, проверках, приеме дел, основаниях для закрытия предприятий, в том числе штрафах ГАИ, сделаны записи о 346 хозяйствующих субъектах. Всего по БД двух про грамм заполнено 5638 «экранов».

Сотрудниками отдела велась работа по выполнению и сбору сведений к справочнику «О составе и месте хранения документов по личному составу».

Анализируя годовые отчеты о работе Госархива с 1990 по 2003 г., автор старался выявить и выделить наиболее значимые события его деятельности:

1990 год

·          Начинает выходить информационно-методический бюллетень архивного управления «Архивный вестник», который в настоящее время редактирует ведущий специалист архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области Терёхина Татьяна Александровна, которой мы благодарны за горячую поддержку и представленные материалы для написания научной работы.

·          В декабре принято решение облисполкома «О неотложных мерах по укреплению материально-технической базы облгосархива», которым предусмотрено выделение 250000 рублей на компьютеризацию архивного дела на 1991-1992 годы.

·          Издан сборник «Омский хлеб. Из истории аграрной политики в области в 1954-1985гг.»

·          Расширилась информационная база архивов. Специальной группой архивистов просмотрено 35 тыс. дел. Сняты ограничения на использование свыше 30 тыс. дел.

·          Проводится большая поисковая работа по запросам граждан.

·          В архив с письменными и устными запросами обратилось 3127 человек. Людям нужны справки, подтверждающие стаж работы, награждения медалью, имущественные права. Положительный ответ получило 60% граждан, их могло быть и больше, но документы утеряны.

·          Омские архивисты в связи с подготовкой к 275-летию Омска готовят организаторам юбилейного мероприятия и исследователям журналы заседания Омской городской Управы и документальные материалы о событиях в Омске в период прихода чешских войск, об омских партизанах, о деятельности баптистов, адвентистов и др. религиозные течений.

1991год

·          В архивах области начались разработки и внедрение компьютерных технологий

·          Начали налаживаться деловые отношения между Омским Епархиальным Управлением и Государственным архивом Омской области, в которых заинтересованы и церковь, и архив.

В 1991 году Государственный архив Омской области представил Омскому Епархиальному Управлению во временное пользование Атлас, проекты и планы церквей Омской епархии периода 1907-1912 гг., для помощи церкви в работе по восстановлению храмов на территории Омской епархии.

Кроме того, были переданы в дар Духовному училищу Омского Епархиального Управления из библиотеки архива Омские епархиальные ведомости за 1899-1912 гг. [3]

1992 год

·          Принята Российская программа информатизации, составной частью которой является компьютеризации архивной отрасли.

1993 год

·          Для физической сохранности ценных наиболее используемых документов создана АИПС (автоматизированная информационно-поисковая система).

·          В апреле создана Межотраслевая комиссия по развитию архивного дела Администрации Омской области (первым председателем был А.Е.Харламов)

·          В апреле начал создаваться кино-видио фонд в областных и муниципальных архивах.

·          В августе утверждено Положение о государственной архивной инспекции при архивном управлении Администрации области.

1995год

·     В мае на областном конкурсе творческих работ, посвященных 50 - летию Победы в Великой Отечественной Войне, сборник писем омичей - фронтовиков «Я пишу последнее, быть может…» подготовленный ГАОО занял 1 место.

·     В декабре подготовленная ГАОО книга «Тарская мозаика» заняла 2 место во Всероссийском конкурсе архивных работ.

1997год

·     21-22 мая в Омске состоялась третья региональная научно-методическая конференция по проблемам историографии, источниковедения и исторического краеведения в вузовском курсе отечественной истории. Организаторы – Омский государственный университет и архивное управление Администрации области.

Участники конференции работали в 3 секциях: «Исторические аспекты вузовского курса отечественной истории», «Проблемы источниковедения в курсе отечественной истории» и «Историческое краеведение»

1998год

·     29 апреля учрежден нагрудный знак Росархива «Почетный архивист». Поощряются лица, проработавшие не менее10 лет в органах, учреждениях, организациях системы Федеральной архивной службы России, в ведомственных архивах и делопроизводственных службах учреждений, организаций и предприятий, представители общественных организаций и граждане, внесшие существенный вклад в развитие архивного дела.

Знаком награждают:

-за достижения высоких показателей в работе по обеспечению сохранности, пополнению и использованию Архивного фонда РФ.

-за активное содействие развитию теории и практики архивного дела и делопроизводства.

·     Состоялась презентация книги Г.Е.Катанаева «Историческая справка о том, когда и кем был основан город Омск». Она проходила в музее им. Врубеля. Сама книга была издана в 1916г., но у сотрудников областного архива возникла идея переиздать эту справку, дополнив ее примечаниями и комментариями рассказать об авторе, опубликовать карты Омска – и это было сделано.

1999 год

·     В течение 3 дней в г. Омске проходила Третья Всероссийская научная конференция «Культура и интеллигенция России: социальная динамика, образы, мир научных сообществ (XVIII-XX)». Необходимость проведения конференции продиктована тем, что на пороге XXI века в условиях социально-экономического перелома тревожное звучание приобрели проблемы сохранения и востребования отечественного наследия, предназначение интеллигенции, консолидации усилий подвижников местной культуры.

В докладах, выступлениях участников конференций подчеркивались роль, значимость архивов в жизни общества, государства, необходимость качественного пополнения Архивного фонда РФ, дальнейшего расширения сотрудничества историков и архивистов.