Документом, що підсумовує проведену роботу, є довідка про прийняття вечірньою касою сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок

8. Документом, що підсумовує проведену роботу, є довідка про прийняття вечірньою касою сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок.

Дещо інший порядок установлено для приймання сумок з виручкою залізниць і підприємств зв’язку. Представники цих організацій, доставивши в банк сумки з виручкою, розкривають у присутності працівників вечірньої каси страховий мішок і передають бухгалтеру-контролеру два примірники шляхової відомості на збирання виручки залізничних станцій (або реєстр підприємств зв’язку) і конверт з накладними до сумок, а касиру - сумки з виручкою. Касир перевіряє сумки на предмет дефектності, а бухгалтер-контролер встановлює відповідність прийнятих сумок і накладних до них записам у шляховій відомості або реєстрі.

За фактом приймання сумок видається розписка банку на других примірниках шляхових відомостей або реєстрів за підписами бухгалтера-контролера і касира вечірньої каси, скріплених відтиском печатки банку.

Перші примірники зазначених документів використовуються як реєстраційні журнали обліку прийнятих сумок з грошима і зберігаються в банку в окремій папці.

Про загальну кількість прийнятих сумок від станцій залізниць і підприємств зв’язку та оголошену суму вкладених до них грошей здійснюють відповідні записи в довідці про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою та порожні сумки.

За підсумком роботи вечірньої каси ранком наступного дня касир і бухгалтер-контролер здають:

1) сумки з проінкасованою грошовою виручкою, накладні і супровідні відомості, а також порожні сумки - до каси перерахунку;

2) мішки (сумки) з готівкою кас банку при підприємствах і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки - завідувачу касою. Порівнявши фактично наявну суму грошей з даними супровідної відомості, завідувач каси підписує цю відомість і накладну до неї. Далі він накладну передає до операційної каси для проведення операції, пов’язаної із зарахуванням грошей на рахунок контрагента, а супровідну відомість - для включення у касові документи дня. Готівку, прийняту вечірньої касою, перелічують каси перерахунку.

До штату таких кас входять лічильні бригади касирів. Кожну таку бригаду очолює контролер, і саме з ним укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Сумки з готівкою та накладні до них контролери бригад приймають від працівників вечірньої каси (касира і контролера-бухгалтера) під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою та порожні сумки, зберігаючи їх протягом робочого дня в спеціально оснащеному місці (металевій шафі, візку або ящику стола під замком).

Для перерахунку контролер видає касирам по одній сумці, попередньо записуючи її номер в контрольну або зведену відомість.

Увесь процес перерахування грошей характеризується злагодженістю дій касирів і контролера лічильної бригади. Роботи виконуються у суворій послідовності, визначеній Інструкцією Національного банку № 1.

1. Касир під наглядом контролера розкриває сумку, виймає гроші і чеки, передаючи її контролеру, при цьому пломбу разом зі шпагатом для наступного контролю залишає у себе.

2. Контролер дістає із сумки супровідну відомість, попередньо переконавшись, що в сумці нічого не залишилось.

3. Перерахувавши гроші, касир повідомляє контролеру фактично виявлену суму, яку контролер звіряє із зазначеною на лицьовому та зворотному боках супровідної відомості.

4. При тотожності сум контролер передає касиру для підпису супровідну відомість. Гроші касир ховає у шухляду свого робочого столу.

5. У разі виявлення розбіжності сум, касир разом з контролером звіряють перераховану суму грошей за номіналом і повторно перелічує грошові білети того номіналу, щодо якого є розбіжність. На підтвердження нестачі або надлишку складається акт на лицьовому боці супровідної відомості, накладній та квитанції за підписами контролера і касира.

Нестачі та надлишки грошей, зафіксовані під час перерахунку, реєструються в картках обліку прорахунків, виявлених у сумках з виручкою магазинів, і карткою обліку прорахунків, виявлених касиром, стосовно торговельних та інших підприємств і організацій, а також щодо кожного касира, котрий виявив надлишок чи нестачу.

Після розкриття всіх сумок і перерахування готівки контролери бригад у контрольних відомостях виводять суми перерахованої грошової виручки і передають супровідні відомості й накладні до сумок, зведені відомості - касиру (контролеру), який очолює касу перерахунку. Він, попередньо проконтролювавши в супровідних відомостях і накладних записи щодо виявлених фактів нестач, надлишків, неплатіжних фальшивих білетів і монет, передає накладні обліково-операційним працівникам. Останні записують результати перерахунку в касовий журнал і відображують у бухгалтерському обліку. Наприкінці дня касир зіставляє суми перерахованої готівки з даними зведеної відомості. Загальну суму зведеної або контрольної відомості з урахуванням надлишків і нестач контролери лічильних бригад порівнюють з оголошеною сумою вкладень грошей до сумок, прийнятих ними до перерахування, передаючи контрольні відомості, листки касирів і порожні сумки касирові (контролерові), котрий очолює касу перерахунку, а той передає документи про перерахування готівки завідувачу каси.

Остаточний контроль роботи, виконаної вечірньою касою, здійснює головною бухгалтер, перевіряючи повноту надходження грошей до операційної каси і підписує довідку про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою та порожні сумки.

Супровідні контрольні та зведені відомості, а також довідка про загальну суму виручки, яка здана інкасаторами за журналом обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок та довідкою про видані їм сумки та явочні картки підшиваються до касових документів дня.

5.4 Облік операцій, здійснюваних видатковими касами

Основним документом для одержання готівки є грошовий чек установленої форми. За внутрішньобанківськими операціями використовується видатковий касовий ордер. Цей документ заповнюють також індивідуальні позичальники, котрі одержують позики в банках, вкладники та пенсіонери. В оформленні видаткових касових операцій, крім відповідального виконавця та касира, з метою безпеки і захисту документообігу участь бере контролер видаткових операцій.

Для проведення видаткових операцій завідувач касою видає касирам під звіт готівку, за яку вони розписуються в Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей). Щоразу після одержання суми в підзвіт та сплати за видатковими документами касир видаткової каси робить відповідні записи в Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей), зазначаючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.

Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи на одержання готівки, перевіряє наявність необхідної суми на поточному рахунку клієнта і достовірність самого чека, зіставляє підписи, печатки та номери чека зі зразками, поданими в банк. За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої наведено на зворотному боці чека. Відриваючи від чека контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник передає чек контролеру з видаткових касових операцій, функції якого передбачають повний контроль достовірності чека, правильність його заповнення, а також реєстрацію у видатковому касовому журналі. Виконавши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо касирові до виконання.

Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право дозволити видачу грошей, зі зразками, які є в касира, і порівнює суму, проставлену в документі цифрами та прописом. Далі касир за номером чека викликає одержувача. Приймаючи від нього контрольну марку, переконується в тому, що в чек внесено паспортні дані, які засвідчують особу одержувача, і є його розписка про одержання грошей.

Звіривши номер контрольної марки або талона в касу з номером на відповідному видатковому документі, касир наклеює марку на чек, а талон до ордера і видає зазначену суму.

Наприкінці операційного дня касир підраховує залишок грошей у касі, порівнюючи його з розрахунковим (виходячи із суми прийнятих грошей у підзвіт, і суми оплачених видаткових документів). Далі він складає відповідну довідку касира видаткової каси, підписує довідку, а підсумкові касові обороти звіряє із записами в касових журналах операційних працівників. Звірка підтверджується підписами касира в касових журналах і операційних працівників - на довідці касира.

Залишок грошей і видаткові касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу каси під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), який, перевіривши довідку, підписує її і підшиває до документів дня.

В установах банків можуть створюватися об’єднані каси - прибутково-видаткові. Гроші в цих касах приймають і видають у порядку, встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.

Закінчивши операційний день, касир складає зведену довідку про касові обороти, на зворотному боці якої зазначає суму надходження.

Прийнявши від усіх касирів гроші, завідувач каси перевіряє зведені довідки й документи щодо правильності виведених залишків з урахуванням своїх записів у Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей), а також відповідність кількості зданих касирами документів і суми готівки тим даним, які наведено в довідках. Неодмінно має бути проконтрольовано, чи завірили операційні працівники суми касових оборотів, зазначені у довідках касирів.

Закінчивши перевірку, завідувач каси складає зведену довідку про касові обороти, до якої включаються дані звітних довідок і записів у журнали про грошові суми, прийняті касою перерахунку та вечірньою касою, а також дані згідно з документами, гроші за якими видані або прийняті ним особисто. Звіривши відповідність підсумків зведеної довідки з даними бухгалтерського обліку, що підтверджується підписом працівника бухгалтерії, завідувач каси додає цю довідку разом із довідками касирів прибуткової і видаткової кас до касових документів дня.

Записавши в книгу обліку готівки операційної каси загальну суму прибутку і видатку готівки, виводить за книгою залишок каси на наступний день.

Касові документи разом з додатками брошуруються одним із касових працівників. Формуючи папку, касові документи впорядковують за балансовими рахунками (у порядку зростаючої нумерації) окремо за прибутком і видатком каси.

Підсумкові дані зброшурованих документів дістають обчисленням за допомогою персонального комп’ютера з виведенням інформації на друк.

Стрічка підрахунку окремо за прибутком і видатком касових і позабалансових ордерів, підписана працівником, який виконував обчислення, вміщується в папці перед документами.

На лицьовому боці папки з документами проставляється штамп або наклеюється ярлик:

Найменування банку Термін зберігання

Касові документи

за "___" _____________ 19 ___ р.

Д-т "1001" ________________ шт. грн. ________________

К-т "1001" ________________ шт. грн. ________________

Завідувач каси Перевірено:

Касир Головний бухгалтер

Касові документи за останні 12 місяців зберігаються під відповідальністю завідувача каси у грошовому сховищі або окремому сейфі, який передається під охорону.

Граничний залишок грошей в операційній касі комерційний банк визначає за згодою з Республіканським банком Автономної Республіки Крим або відповідним регіональним управлінням Національного банку України. До уваги береться обсяг готівкового обігу, умови роботи банку з таким розрахунком, щоб не виникали невиправдані перевезення готівки для підкріплення каси установи комерційного банку або вивезення надлишків грошей з банку. Як правило, граничний залишок грошей в операційній касі встановлюється в розмірі, близькому до внутрішньомісячної потреби в касових ресурсах.

5.5 Облік операцій з підкріплення операційних кас комерційних банків

Операційні каси установ банків підкріплюються з оборотних кас Республіканського банку Автономної Республіки Крим, регіональних управлінь НБУ за грошовими чеками з одночасним ві- дображенням (списанням, зарахуванням коштів) на кореспондентських рахунках.

Касове обслуговування установ комерційного банку здійснюється:

· комерційним банком у межах своєї системи;

· операційним управлінням регіонального управління Національного банку на підставі укладеного договору;

· іншим комерційним банком також згідно з укладеним договором.

Для підкріплення операційної каси готівкою установа комерційного банку подає заяву (залежно від того звідки надходитиме підкріплення) або до свого комерційного банку (у разі підкріплення ним операційної каси установи), або до регіонального управління Національного банку.

За умови підкріплення операційної каси одного комерційного банку з іншого комерційного банку, незалежно від його місцезнаходження в Україні, між ними укладається договір на передачу готівки без погодження з регіональним управлінням НБУ. Проте повідомлення про підкріплення того самого дня насилається до НБУ.

Комерційний банк електронним документом проводить оплату готівки банкові-відправнику.

Готівка з оборотної каси операційного управління регіонального управління НБУ або з іншого комерційного банку видається лише після надходження попередньої оплати за видатковим касовим ордером і дорученням установи - банку одержувача.

Установа комерційного банку підкріплюється через інкасаторів НБУ на підставі окремого договору на доставлення цінностей.

Бухгалтерські проведення здійснених операцій з підкріплення операційної каси виконуються з використанням таких рахунків.

№ 1001 "Банкноти та монети в касі Національного банку України" (А);

№ 1001 "Банкноти та монети в касі банку" (А) - для КБ;

№ 1007 "Банкноти та монети у дорозі" (А) - для НБУ;

№ 1007 А "Банкноти та монети в дорозі" - для КБ;

№ 1811 А "Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою" - для КБ;

№ 1911 А "Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою" - для КБ;

№ 3900 А "Рахунки, що відкриті в установах банку, які розташовані в Україні" - для КБ;

№ 3901 П "Рахунки, що відкриті для установ банку, які розташовані в Україні" - для КБ;

№ 4929 А”П "Транзитний рахунок за іншими операціями" - для НБУ.