Планирование рабочего дня руководителя, принципы экономии рабочего времени

2.2. Планирование рабочего дня руководителя, принципы экономии рабочего времени

Основной проблемой оптимального использования рабочего времени руководителя является перегруженность. Можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

·     малая степень делегирования ответственности;

·     неверно избранные приоритеты;

·     слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.

При рении этой проблемы можно использовать следующие принципы:

1. Принцип Парето. В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

2. Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Для определения значимости задач очень важен принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис.2).

А – задачи: очень важные и срочные – выполнять немедленно.

В – задачи: важные, несрочные – определить, в какие сроки их следует выполнять.

С – задачи: менее важные, но срочные – делегировать.

Важность

Срочность

Рисунок 2. Распределение приоритетов решения задач.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными. [22]

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

·     поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

·     изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

·     установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

·     на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). [17]

Специалисты рекомендуют включать в эту группу и “неприятные” задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.):

·     внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

·     попытаться сократить список работ.

При планировании рабочего дня рекомендуется:

·     не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

·     планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

·     не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. [21]

2.3. Примерный план рабочего дня руководителя отдела продаж ООО “МегаТэкс”

Циклограмма, в форме которой будет предложен примерный план рабочего дня руководителя, представляет собой как можно более детальное описание действий специалиста. В процессе обсуждения циклограммы разговор затрагивает самую суть работы людей, когда множество разных рутинных действий сводится в единые категории их полезной деятельности.

Структурирование заданий и контроль приводят к тому, что руководитель осознаёт последовательность и приоритеты собственной работы, оправданность временных затрат. Документ позволяет ему проанализировать - на что были потрачены силы и что дало эффект. Но наилучшим образом циклограмма помогла в адаптации и создании стандартов эффективной работы.

Составление циклограммы, таким образом, представляет собой инструмент, позволяющий многое осознать, сделать работу специалистов прозрачной для всех сотрудников (особенно для новичков). Он обнажает критерии, помогает увидеть скрытые двойные стандарты внутренней организации бизнеса. Для сильных лидеров это является самым мощным ресурсом внутренних, позитивных изменений и преобразований в компании.

Циклограмма обычно является хорошим индикатором часто встречающегося расхождения в должностных обязанностях, подписанных сотрудником при приеме на работу, и его реально осуществляемой ежедневной деятельностью. Именно на основе учета этих рассогласований появляется возможность изменить содержание должностных инструкций, сделать их более ясными для кандидата на соискание вакантной должности, работающим документом в бизнесе, а не бумагой, формально необходимой по трудовому законодательству (как это часто бывает).

Циклограмма также является необычайно полезным инструментом для оптимизации тайм-менеджмента сотрудника, так как помогает в последующем эффективно провести хронометраж всех своих дел. Если на вопрос: “Чем ты занимался вчера? “ сотрудник рассказывает о своих увлекательных, но непродуктивных делах, руководитель может резонно задать только один вопрос: “А разве это входит в твою циклограмму?”

Рабочий день руководителя начинается в 8 часов утра, начиная с этой временной точки строим циклограмму рабочего дня, построение её основывается на функциях наиболее часто выполняемых руководителем. [20] Циклограмма, полученная с учётом рекомендаций по рационализации деятельности руководителя, представлена в таблице 2.3:

Таблица 2.3.

Циклограмма рабочего дня руководителя отдела продаж ООО “МегаТэкс”

Время	Содержание работы
8.00-8.05	Ознакомление с перечнем дел на день, составленным секретарём
8.05-9.05	Анализ отчётов полученных от менеджеров отдела
9.05-10.00	Проведение планёрки с менеджерами
10.00-10-30	Выезд на объект /склад поставщика/
10.30-11	Работа с деловой корреспонденцией, деловая переписка
11.00-12.00	Проведение совещания с другими руководителями отдела
12.00-12.50	Установление деловых контактов в направлении новых каналов сбыта /опт/
12.50-13.30	Отслеживание текущего состояния отрасли, корректировка действий
13.30-14.30	Время на отдых, обеденный перерыв
14.30-15.30	Подписание заключенных договоров, документации административного характера, прочая работа с документами
15.30-16.30	Приём клиентов, сотрудников по личным вопросам
16.30-17.00	Написание отчёта о текущем состоянии деятельности фирмы вышестоящему руководству

Заключение

В данной работе рассмотрена достаточно актуальная на настоящий момент - “проектирование рациональной организации труда руководителей”. Целью данной работы было рассмотрение труда руководителя, а также указание основных путей совершенствования организации труда руководителя.

В первой главе были кратко рассмотрены особенности труда руководителя, рассмотрена системность в управлении и даны общие рекомендации по совершенствованию выполняемых руководителем функций, а также условий его труда - его рабочего места. Рекомендации по организации рабочего места руководителя даны в соответствии с установленными нормативами.

Далее в работе рассматривался рабочий день руководителя отдела продаж ООО “МегаТэкс”. На основе показателей затрат рабочего времени, полученных из фотографии рабочего дня, была рассчитаны коэффициенты использования рабочего времени. На основе этих коэффициентов и общего исследования можно дать следующие рекомендации:

Необходимо делегирование полномочий менеджерам отдела, а именно таких функций как подписание контрактов, при этом текст контракта предварительно согласовывается с руководителем. Кроме этого возможно допущение большей инициативы менеджерам в выборе тактики общения с клиентами, построения бизнес-процесса. Всё это не только снимет излишнюю нагрузку с руководителя, но и упрочит позиции менеджера перед клиентами.

Кроме этого необходима прочная кооперация между руководителем и его секретарём, высокая степень доверия. Это позволит руководителю освободиться от выполнения части формальных функций.

Необходимо также при планировании рабочего дня учитывать внешние факторы, такие как интенсивность движения на дорогах и график работы учреждений, которые необходимо посетить руководителю. Это также позволит существенно сократить временные затраты.

Увеличить время на отдых, Что поможет избежать переутомления и соответственно будет способствовать увеличению эффективности труда

Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если руководитель:

·     будет продолжать придерживаться авторитарного метода управления. Такой руководитель привык решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени;

·     не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

·     не посвящает время самообразованию.

Основным моментом в совершенствовании организации управленческого труда является то, что ни один метод не принесёт сам по себе полного эффекта, наибольший эффект рационализации будет достигнут при выполнении всем мер и условий в системе.

Список использованной литературы

1.    Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы” М.: АиСТ-М, 2003

2.    Бычин В.Б., Малинин С.В., Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов/ Под ред. Ю.Г. Одегова – М.: Издательство “Экзамен”, 2003.

3.    Генкин Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учебник для вузов. - М.: Издательство НОРМА, 2003.

4.    Гурков И., Авраамова Е. Стратегии выживания промышленных предприятий в новых условиях // Вопросы экономики. - 2005. - № 6.

5.    “Директор” № 2-2004, с.24-26.

6.    Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке/Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000.

7.    Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 2005

8.    Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. –М.: Экономика, 2002.

9.    Кунц Н., Доннел С. /Системный и ситуационный анализ управленческих функций. – М., 2003.

10.  Машков Р.В. Стратегии реструктуризации предприятий в условиях кризисной ситуации // Проблемы теории и практики управления. - 2001. - № 3.

11.  Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.

12.  Пономарев Я. / Введение в административный и экономический менеджмент. - СПб., 2005.

13.  Попазова О.А. Экономика труда: Учебное пособие. - СПб.: Издательство “Вектор”, 2005.

14.  Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 2001.

15.  Старобинский Э. /Передача полномочий – один из важнейших принципов менеджмента, 2000 - №4.

16.  Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2001.

17.  Экономика предприятия: Тесты, задачи, ситуации: Учеб. Пособие для вузов/ Под ред.В.А. Швандара - 3-е изд, перераб. и доп.М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

18.  Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.

19.  Стратегия и тактика управления фирмой / Под ред.А.П. Градова и Б.И. Кузина. - СПб.: Специальная литература, 2006.

20.  Материалы сайта www. improvement. ru

21.  Материалы сайта www. top-manager. ru

22.  Материалы сайта www. e-xecutive. ru