Мероприятия по комплексной автоматизации деятельности ИП ''СМУ СОЮЗ-ТЕЛЕФОНСТРОЙ''

3. Мероприятия по комплексной автоматизации деятельности ИП ''СМУ СОЮЗ-ТЕЛЕФОНСТРОЙ''

3.1 анализ использования информационных технологий на ИП ''СМУ СОЮЗ-ТЕЛЕФОНСТРОЙ''

За последнее десятилетие рост производительности компьютеров, объемов их оперативной и внешней памяти, пропускной способности внешних устройств и каналов связи качественно изменили ситуацию в вычислительной технике и сферах ее применения. Основным предметом труда этой эпохи становится информация, а новым орудием труда – компьютер. Количество автоматизированных рабочих мест (АРМов) на ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' –25. Их распределение представлено в таблице 16.

Таблица 16 – Распределение автоматизированных рабочих мест

В штуках

На каждом из рабочих мест установлен Microsoft Office 97.

Сегодня существует значительный разрыв между возможностями аппаратных средств компьютеров и применяемыми методами решения прикладных задач. Наиболее освоенные на сегодня методы основаны на хорошо формализованных алгоритмах, полученных в результате построения математических моделей предметных областей.

Однако в практической деятельности многие актуальные задачи относятся к таким, для которых не известны аналитические зависимости и цепочки действий, поэтому на предприятии должны использовать системы поддержки принятия решений.

Для автоматизации работы бухгалтеров на предприятии используется программный продукт “1С Предприятие” версии 7.7 (сетевая) со следующими компонентами:

-бухгалтерскиий учет;

-склад.

Данная система представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Программа “1С Бухгалтерия” предназначена для совместной работы компьютеров на которых установлен Windows 98, ОЗУ – 16 Мб, место на жестком диске – 20 Мб.

Так же на ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой '' используется система ''ТЕТРА''. Система ''ТЕТРА'' эксплуатируется в среде DOS - приложение в среде Windows 98 позволяет работать в сетевом режиме. Она включает в себя следующие функции:

- зарплата;

- кадры (в т.ч. персонифицированный учет).

Каждая из этих систем имеет свою независимую базу данных.

На сегодняшний момент на ИП «СМУ Союз–Телефонстрой» существует локальная сеть, которая объединяет компьютеры всех служащих и в том числе работников аппарата управления и построена по принципу клиент–сервер.

При наличии такого количества АРМов и взаимосвязанностью всех процессов обработки данных наличие системы комплексной автоматизации деятельности предприятия просто необходимо, так как ежедневно сотрудники сталкиваются со множеством проблем, связанных с поиском и оперативным получением информации, избыточностью действий, которые могла бы устранить данная система.

Высшим руководством не используются системы поддержки принятия решений, а так же организационные и управленческие системы. Возможность пользования электронной почтой предоставлена только секретарю.

Высшее звено данного предприятия явно испытывает потребность в использовании современных информационных технологий, причем не только по отношению к своему предприятию в целом, но и для организации своей собственной работы.

Как уже было отмечено выше, иностранное предприятие ''СМУ Союз-Телефонстрой'' является коммерческой организацией и создано с целью осуществления хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли. Осуществление любой хозяйственной операции сопровождается формированием соответствующего документа, который подтверждает ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот предприятия, который представлен на рисунке 18.

Рисунок 18 – Схема документооборота ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой''

В данный момент на предприятии программный продукт ''ТЕТРА'' поддерживает бухгалтерию и отдел кадров, отдел главного механика, склад и бухгалтерию поддерживает система ''1С:Предприятие''. Распределение информационных потоков с использованием систем ''ТЕТРА'' и ''1С:Предприятие'' иллюстрирует рисунок 19. Данные системы обеспечивают сбор, обработку информации, но являются лишь одной из необходимых составных частей, определяющих коммерческий успех предприятия и при этом полностью не автоматизируют труд бухгалтерии, отдела кадров, отдела главного механика и склада, так как системы не позволяют связать данные в единую базу. Из-за этого практически весь перечень основных документов приходится передавать на бумажном носителе или гибком диске.

Например, в результате оформления отпусков и выдачи заработной платы отдел кадров оформляет приказ и на дискете или на бумажном носителе передает в бухгалтерию. Подготовка данных бухгалтерией, расчет на ЭВМ, печать результатов, сверка, внесение изменений, снова расчет, печать и сверка. И так - не один раз, пока не будут окончательно подготовлены и выверены все расчетные и платежные ведомости. Все это занимает достаточно много времени и увеличивает трудозатраты сотрудников.

При выборе комплексной информационной системы следуют учесть, что ни одна из них, какой бы совершенной она не была, не может функционировать в условиях недостаточно четко регламентированного технологического процесса управления в рамках каждого бизнес-процесса.

Как правило, многопользовательские комплексные системы управления организацией (корпорацией), отвечают следующим основным требованиям:

- адаптивность по отношению к профилю деятельности предприятия (организации) любой формы собственности;

- соблюдение единообразного для всех решаемых задач пользовательского интерфейса;

- предоставление пользователям простого инструментария для самостоятельного развития системы;

- поддержка распределенных баз данных для обеспечения информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных филиалов, подразделений;

- использование решений, не требующих длительной специальной подготовки системных администраторов, отвечающих за эксплуатацию системы.

При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации информатизированной системы управления каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкции (действия), получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Системы ''ТЕТРА'' и ''1С:Предприятие'' просты и легки для обучения, однако они не совместимы между собой и не позволяют связать данные в единую базу, что увеличивает затраты времени при осуществление документооборота и следовательно снижается производительность труда и эффективность деятельности предприятия в целом. Этот недостаток можно устранить путем внедрения на ИП «СМУ Союз–Телефонстрой» программного комплекса «Галактика-Экспресс».

Безусловно, бесспорным преимуществом обладают комплексные информационные системы западных производителей, однако существуют различия в технологиях организации западного и отечественного бизнеса. Западное решение всегда необходимо существенно дорабатывать под конкретное предприятие. Для успешной реализации такой доработки требуется наличие целого ряда специалистов: аналитиков, программистов, внедренцев. У западных разработчиков в Беларуси подобных специалистов в достаточном количестве нет. Поэтому доведение западной системы до рабочего состояния требует больших финансовых ресурсов от предприятия [5].

Сегодня более 5000 предприятий России, Беларуси и стран СНГ являются клиентами корпорации ''Галактика'', в том числе ‘’Белтелеком’’- основной поставщик услуг связи в Беларуси , все ‘’ Облтелекомы’’, которые являются основными заказчиками у ИП ‘’СМУ Союз-Телефонстрой’’, а так же данная система установлена и у обслуживающего данное предприятие банка, что и является обоснованием внедрения на предприятии ИП ‘’СМУ Союз-Телефонстрой’’ программного комплекса ‘’Галактика’’.

Программный комплекс «Галактика» относится к классу финансово–экономических систем и включает в себя не только унифицированные компоненты, предназначенные для эксплуатации в организациях любой профессиональной ориентации, но и содержит ряд специализированных модулей, автоматизирующих процессы управления производством промышленной продукции. Он ориентирован на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла, таких как прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов.

Комплекс «Галактика» реализует следующие принципы:

- интеллектуальность;

- интегрированность («сквозное» прохождение документов через различные службы);

- модульность (возможность поэтапного внедрения системы, гибкого маневрирования);

- доступность (наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных);

- открытость (возможность взаимодействия с другими программами, работающими на предприятии);

- адаптивность (наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации системы).

Комплекс «Галактика» — это многопользовательская сетевая система управления деятельностью предприятия, которая решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа. На фоне решения управленческих задач многие учетные задачи, такие как задачи бухгалтерского, материального учета, налогового планирования и другие, решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. То есть реализуется принцип «первичен не учет, а управление», учет в данном случае является дополнительным средством контроля.

Решение ''Галактика-Экспресс''- это специально сконструированное решение на базе системы ''Галактика''. В комплектацию данного решения входят два контура системы ''Галактика'' - бухглтерского учета и логистики.

Особо эффективно выделяется информатизированная система документооборота по сравнению с “ручным” с точки зрения доступности (поиска) документов. При информатизированном документообороте создается эффект, что каждый документ находится (доступен) в любой точке системы (исключение составляют закрытые (конфиденциальные) документы)). При этом каждый пользователь может оперативно получить копию интересующего его документа для ознакомления, корректировки или формирования нового документа.

Обобщая можно сказать, что информатизация управления значительно сокращает поток первичных документов и величину трудозатрат на оформление и обработку электронных форм документов.

Распределение информационных потоков с использованием системы ''Галактика-Экспресс'' представлена на рисунке 20.

Задача внедрения системы комплексной автоматизации предприятия ''Галактика-Экспресс'' предполагает корректировку существующих на предприятии бизнес–процессов и документооборота с ними связанных. При этом будут автоматизированы 22 АРМа.

Суть изменения бизнес-процессов заключается в переходе от поддержки процесса управления с помощью бумажных носителей информации и отдельных разрозненных задач, автоматизирующих некоторые учетные функции, к технологии непрерывного сбора и анализа всей производственно–хозяйственной информации, определяющей экономические показатели деятельности предприятия. Новая технология процесса управления направлена на обеспечение полного контроля за всеми бизнес–процессами и переход к полной информационной управляемости предприятием.

Как уже отмечалось выше основным объектом с которым работает программный комплекс «Галактика» является операционный документ. Операционный документ формируются при осуществлении любой хозяйственной операции и подтверждает ее совершение. Документы могут быть связаны между собой. Совокупность всех операционных документов предприятия называется его документооборотом.

Разделение документопотока на контур логистики и бухгалтерский контур позволяет своевременно фиксировать сведения, являющиеся, с точки зрения бухгалтерии, неполными и не подлежащие учету. Обработка оперативной информации позволяет, проанализировать взаимоотношения с одним (или группой) контрагентов на основе сведений о корреспонденции материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств и оценить эффективность функционирования предприятия по различным направлениям хозяйственной деятельности.

Так же в соответствии с установленными правами доступа, специалисты всех служб предприятия имеют возможность анализа не только той информации, за ввод которой они и несут непосредственную ответственность, но и сопряженной с ней, за подготовку и ввод которой отвечают другие службы.

При этом администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью систему «Галактика-Экспресс», получает ряд возможностей:

- своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;

- оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

- формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;

- контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

- анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.

Внедрение программного комплекса «Галактика-Экспресс» на иностранном предприятии «СМУ Союз–Телефонстрой» позволит предприятию сэкономить на текущих затратах на расходные материалы и на обучении персонала, сократить число заказываемых в типографии бланков, объем бумажной корреспонденции. Основной целью внедрения информационного управления на предприятии является организация безбумажного офиса, то есть максимально возможное перенесение текущего делопроизводства с бумажных носителей в электронный вариант.

Похожие работы

Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

Скачать

568458

20

78

... для реализации системы бюджетирования Консультационной группы "Воронов и Максимов". Статья о проблемах выбора системы бюджетирования - в проекте "УПРАВЛЕНИЕ 3000". Бюджетный автомат Если вы решитесь на автоматизацию системы бюджетирования компании, перед вами сразу встанут вопросы: что выбрать, сколько платить, как внедрять. Примеряйте! О ЧЕМ РЕЧЬ В “Капитале” на стр. 44, 45 мы рассказали ...

Продвижение программного продукта на рынке

Скачать

128411

25

7

... раньше, чем предполагалось, можно либо завершить кампанию досрочно, либо уменьшить интенсивность рекламного воздействия. Глава 3. Результаты анализа методов продвижения программного продукта R7 на жестко ограниченном рынке бухгалтерских услуг на примере деятельности фирмы ООО СиБиЭсинформ и рекомендации по формированию дальнейшей стратегии 3.1 Оценка коммуникативной эффективности ...

Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности организации и ее финансового состояния

Скачать

123147

45

2

... (стр.5 : стр.12) ДЦЧ К4 16 Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами (стр.10+стр.11-стр.2) : стр.5 ДЦЧ К5 4. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНОЛОГИИ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННО-ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЁ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ   Методика экспресс-анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации и ее ...

Учет материально-производственных запасов

Скачать

157313

4

4

... Гражданский кодекс РФ, в котором, в частности, раскрыты основы договорной работы, являющейся основой формирования оправдательной и первичной учетной документации, в том числе и по учету материально-производственных запасов, а также заложены подходы в отражении конкретных хозяйственных операций с МПЗ в бухгалтерском учете. Так как предприятие является обществом с ограниченной ответственностью к ...