Письмові види ділового спілкування

1.3 Письмові види ділового спілкування

Письмові види ділового спілкування – це численні службові документи: (діловий лист, протокол, звіт, довідка, доповідна і пояснювальна записка, акт, заява, договір, статут, положення інструкція, рішення, розпорядження, вказівка, наказ, довіреність).

За змістом спілкування може бути розділене на:

Матеріальне – обмін предметами і продуктами діяльності.

Когнітивне – обмін знаннями.

Мотиваційне – обмін спонуками цілями інтересами, мотивами, потребами.

Діяльне – обмін діями, операціями, уміннями, навиками.

По засобах спілкування можливе ділення на чотири види:

Безпосереднє здійснюється з допомогою, природних органів даних живій істоті;

Опосередковане зв'язане з використанням спеціальних засобів і знарядь;

Пряме припускає особисті контакти і безпосереднє сприйняття друг іншому людей, що спілкуються, в самому акті спілкування;

Непряме здійснюється через посередників, якими можуть виступати інші люди.

У психологічній науці спілкування традиційно розглядається як специфічний вид спільної діяльності людей. Так в роботах відомого вітчизняного психолога Б. Г. Ананьєва людина розглядається як суб'єкт трьох основних видів діяльності: праці, пізнання і спілкування.

У структурі спілкування зазвичай виділяють: когнітивний (пізнавальний), афектний (емоційний) і поведінковий компоненти.

Когнітивний компонент пов'язаний з об'єктом інформації словесними (знаковими) засобами. Афектний компонент пов'язаний з об'єктом інформацією на емоційному рівні. А поведінковий характеризує спілкування з позиції взаємної регуляції поведінки і діяльності партнерів по спілкуванню.

1.4 Наради

Ділова нарада – це спосіб залучення колективного розуму до вироблення більш оптимальних рішень виробленим питанням тих, що виникають в процесі наради.

Ділову нараду визначає три завдання:

Збір і переробка інформації;

Координація діяльності служб, фірми і співробітників;

Ухвалення рішення.

Під час наради між підлеглими і керівником відбувається обмін інформацією, ухвалюються управлінські рішення. Наради допомагають зв'язати те, чим займається окремий співробітник, з роботою інших працівників підприємства. Процес управління при цьому відношенні зводиться до трьох основним стадіям:

Збір і обробка інформації;

Координація діяльності всіх служб підприємства і всіх його співробітників;

Ухвалення рішення.

Крім того, що ділова нарада є способом залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень по актуальних і найбільш складних питанням, що виникають на підприємстві, воно може вирішувати важливу учбово-виховну задачу. На нарадах співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до рішення загальних завдань, досягати компроміси, набувати культури спілкування т.п. Для деяких підприємств ділова нарада – це єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. А для керівника ділова нарада – це можливість показати свій талант менеджера.

Основні завдання, які можна вирішити за допомогою ділових нарад:

Розвиток і зміцнення політики підприємства, і проведення її в життя.

Інтеграція заходів всіх відділів і служб з урахуванням загальних цілей фірми.

Виявлення і розрахунок колективних результатів.

Колективне рішення проблем обліком повчального ефекту.

1.5 Класифікація ділових нарад

Ділові наради є видом організації праці. Існує певна класифікація нарад, яка залежить від наступних основних ознак:

За призначенням:

виробляючі і приймаючі рішення;

роз’яснюючі і уточнюючі завдання по реалізації раніше ухвалених рішень;

підсумки, що підводять, і що дають оцінку ухваленим раніше рішенням;

оперативні (диспетчерські).

По періодичності (частоті) проведення:

разові;

регулярні;

періодичні;

По кількості учасників:

вузький склад (до п'яти чоловік);

розширені (до двадцяти чоловік);

представницькі (понад двадцяти чоловік).

По ступеню стабільності складу учасників наради:

з фіксованим складом;

із запрошеними за списком, складеним для кожної наради;

комбіновані.

По приналежності:

громадських організацій;

адміністративні

наукові і науково-технічні;

об'єднані.

наукові

1.6 Планування проведення нарад

Таблиця 1 - Технологія організації і проведення ділової наради

Етапи	Елементи
1. Підготовка.	Визначення доцільності проведення наради. Визначення порядку денного. Визначення складу учасників. Призначення дати і часу наради. Визначення місця проведення. Підготовка учасників наради.
2. Проведення.	Тривалість наради. Регламент Протокол
3. Підведення підсумків і ухвалення рішення.	Виводи: Визначення тих, хто і в які терміни повинен виконати певний об'єм робіт. Визначення форми підведення підсумків наради. Ухвалення рішення про широту інформування.
4. Контроль над виконанням рішення.	Способи вироблення рішення. Визначення осіб, рішення тих, що здійснюють контроль.

Проведення нарад має чотири етапи:

Підготовка наради. Нарада починається з визначення ретельності його проведення. Наради проводяться, коли є необхідність в обміні інформацією, виявлення думок і альтернатив, аналізі складних (нестандартних) ситуацій. На цьому етапі менеджер винен все проаналізувати, всі альтернативи цієї форми роботи. Це можуть бути рішення вищестоящого керівництва, можливість рішення питання по телефону, можливість об'єднання з іншими (плановими) нарадами. У випадку менеджер переконається в корисності наради, то його можна проводити. Наступний елемент даного етапу це визначення порядку денного. Тут потрібно визначити: зміст обговорюваних проблем і головну тему наради, яка повинна характеризувати його суть.

При формуванні порядку денного, як показує практика, допускаються численні помилки з боку менеджерів – організаторів нарад.

Виділяють шість груп помилок:

Відсутня головна тема наради;

За наявності декількох тим наради немає забезпечення їх точного розмежування і відповідного аналітичного обговорення;

Учасникам заздалегідь не роз'яснена суть обговорюваної проблеми;

До порядку денного включені питання різного об'єму і різноманітного змісту, тому є загроза, що нарада може перетворитися на обговорення або в сварку між окремими учасниками або групами;

На нараді обговорюються проблеми і питання, які можна вирішити в робочому порядку;

Не вдається дотримуватися порядку денного. Учасники відступають від неї і розглядають стихійно виниклі побічні теми або яку-небудь проблему, яка існує на даному підприємстві постійно.

Склад учасників. Менеджер винен дуже уважно підійти до формування списку складу учасників, подумати як про кількісний, так і якісному складі.

Кількісний склад. Оптимальною вважається така кількість учасників наради, яка співпадає з кількістю працівників, що беруть активну участь в обговоренні питання. При цьому основним критерієм є компетентність в питаннях порядку денного. Найпоширенішою помилкою є запрошення найбільшої кількості учасників, яка може уміщатися в залі засідань, тобто масове запрошення.

Якісний склад. До участі в нараді повинні притягуватися тільки ті посадові особи, які найбільш компетентні в обговорюваній проблемі.

Призначення дня і часу проведення наради. Для проведення наради відводиться один певний день в тиждень. Це дозволяє його учасникам правильно спланувати свій робочий час і належним чином підготуватися до наради. Наради краще проводити в другій половині дня, по теорії біоритмів відомо, що у людини протягом робочого дня є два піки підвищеної працездатності: перший з 11 до 12 годин і другий – між 16 і 18 годинами. Наради найзручніше проводити в кінці робочого дня або в кінці робочого тижня, оскільки буде набагато краще.

Основні помилки, що допускаються при проведенні нарад:

не регламентується його тривалість;

не дотримується встановлена тривалість;

дуже велика тривалість;

не робляться перерви;

не обмежується час на доповіді і виступи;

учасники не уміють стисло і ясно висловлювати свої думки.

Місцем для проведення значної частини (більше 70%) ділових нарад є кабінет керівника організації. В даний час на підприємствах є спеціально обладнані для нарад приміщення. Існують певні вимоги до оснащення таких приміщень. Наприклад, таке приміщення повинне мати хорошу звукоізоляцію, нормальну температуру і вологість повітря, вентиляцію, зручну для роботи меблі і оргтехніку.

Підготовка учасників наради. Менеджер – організатор нарад повинен завчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожен учасник винен заздалегідь знати тематику і завдання наради. У цьому і полягає застава ефективного проведення наради, оскільки всі її учасники будуть належним чином до нього підготовлені.

Проведення наради. Час на проведення наради складає 40-45 хвилин. Під час проведення наради повинні даватися декілька хвилин для відпочинку, десь 10-15 хвилин. Через 50 хвилин у учасників наради починає ослаблятися увага, виявляється втома, стомлення. Після 90 хвилин роботи увага і інтерес до обговорюваних проблем падають. Даний етап фахівці називають періодом негативної активності. Оптимальна тривалість наради не повинна перевищувати 1 години.

Регламент – це порядок ведення засідання, зборів, наради. Походить це слово (від латів. regula – що означає правило). Окрім вищеназваного, це слово має ще значення: статут, зведення правило, порядок роботи установи. У випадку, якщо регламент до початку наради не встановлений, існує небезпека виникнення неділової обстановки на самому засіданні.

Протокол наради - це первинний, офіційний документ, що складений по певній формі і містить запис виступів учасників наради, збори, засідання і ухвалені ними рішення. На підставі даного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених ним завдань. Збори призначають або вибирають секретаря, який фіксує в протоколі за дорученням зборів найбільш важливі моменти:

Досягнення мети наради;

Рішення;

Виконавці завдання і терміни.

Далі нижче приводяться ті позиції, які повинні бути відображені в протоколі ділової наради:

Дата і місце проведення;

Номер протоколу;

Короткий зміст обговорюваного питання;

Присутні;

Відсутні, причини відсутності;

Копії (прізвище тих, кому призначені);

Порядок денний за пунктами;

Тема по пункту порядку денного;

Обговорили (хто випустив);

Ухвалили (повідомляється, що саме);

Виконання рішення покладено на (прізвище);

Терміни виконання (дата).

Підведення підсумків і ухвалення рішення.

Зазвичай рішення на діловій нараді ухвалюються всіма разом. Ефективність цього рішення залежить від того, наскільки кожному учасникові наради вдалося включити свої ідеї і міркування в загальне рішення. Підводяться підсумки наради і робляться виводи. Визначаються і ті, хто і в які терміни повинні виконати певний об'єм робіт. Визначаються співробітники, які виконуватимуть завдання. Терміни, протягом яких повинні бути виконані завдання. Форми підведення підсумків наради (розсилка протоколу або його частини, виписка з протоколу). Ухвалення рішення про широту інформування. Його може приймати колектив або окрема його частина, окремий підрозділ.

Рішення можуть вироблятися двома способами:

Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої коректування і приймають його за наслідками голосування.

Голова зборів підводить підсумки обговорення і формує рішення.

Контроль над виконанням рішення. На цьому етапі наради, визначаються особи, які здійснюватимуть контроль. Тому що без перетворення рішення в життя і контролю над цим процесом будь-яка ділова нарада стає безглуздою.