ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа

3.1. Факультет как научно-учебное подразделение университета

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты, музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и следовательно не определены его функции.

3.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения, издающие и использующие их.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте предприятия СТП 2069131-01-98.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, подразделяются на три группы:

Распорядительные (приказы, указания и т.п.);

Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);

Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:

- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдают документы в архив и т.д.) Подробный список работ деканата указан в приложении № 3;

- кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- отдел кадров (студенческий и работников ТРТУ) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

- УУ (направляет в деканат и кафедры документы требующие предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и т.д.);

- бухгалтерия(ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.)

- второй отдел (ведет регистрацию военнообязанных, выдает справки, передает информацию о вышедших приказах об отчислении в военкомат и т.д.)

На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров университета. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения, т.е. зам. декана ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных (сеть).

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Каждый семестр в университете проводится рейтинг-контроль, который проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий- экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг-контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. В деканате готовят книги протоколов и руководящие документы для комиссии. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладышы к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи диплов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

Похожие работы

Совершенствование документирования управленческой деятельности

Скачать

96789

5

6

... производительности труда Для того чтобы рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда  «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: (4) Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле: , (5) где — ...

Делопроизводство и экспертиза документов

Скачать

24956

0

1

... , номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения ...

Организация компьютерной сети в информационном пространстве высшего учебного заведения

Скачать

36099

0

0

... к сведениям по уровню рейтинга за семестр. Заключение   В курсовой работе были рассмотрены понятия компьютерной сети, информационного пространства вуза, организация работы компьютерных сетей, приведены примеры успешной работы данного направления различных высших учебных заведений. В заключение хотелось бы остановиться на перспективах развития образовательной информационной среды. Одним из ...

Социально-исторический опыт управления учебным заведением

Скачать

177893

5

3

... в рамках имеющегося бюджета и успешно обучать новые поколения студентов. Выводы В начале нашего исследования, нами была определена цель – изучить социально – исторический опыт управления учебными заведениями. В соответствии с поставленными задачами мы 1.         дали определение понятию «организация» - социальная общность, объединяющая некоторое множество индивидов для достижения общей ...