Сущность и содержание функции контроля
Контроль исполнения документов, как разновидность
Принципы организации и контроля исполнения документов
Организация контроля исполнения документов
Контроль за исполнением
постановлений губернатора
Контроль за исполнением входящей корреспонденции
Контроль за исполнением устных и письменных
Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области
Навигация
Контроль за исполнением входящей корреспонденции
Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области
62894
знака
5
таблиц
0
изображений
2.2.2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции
Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.
Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5.
В регистрационно-контрольной карточке указывается :
· корреспондент ;
· содержание письма ;
· поручение губернатора или его заместителей ;
· ответственный исполнитель ;
· срок исполнения ;
· отметка о снятии с контроля.
| Губернатор области 1. Рассмотрение документа , определение формы исполнения. 2. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело». |
| ||||||||
| ||||||||||
| Сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами ( канцелярия ) 1. Регистрация документов, подготовка документов к рассмотрению. 2. Постановка на контроль, доведение до исполнителей, контроль за сроками исполнения, сбор материала о реализации поручения. 3. Подготовка ежемесячных списков. | Первые заместители губернатора области 1. Рассмотрение документов, определение формы исполнения 2. Организация исполнения резолюций. 3. Контроль за исполнением (специалист ) 3. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело». |
| |||||||
| 4. Закрытие «В дело». |
| ||||||||
|
| Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за сроками исполнения (специалист) | ||||||||
|
| |||||||||
| Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Подготовка материалов об исполнении. |
| ||||||||
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа.
Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности. Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка
резолюций представлен в приложении 6.
В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с
регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом даты, установленного организацией, направившей документ.
Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки. Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа.
Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение. После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя.
·
Похожие работы
... за счет влияния капиталоотдачи – сократилась на 2,1%. Рост рентабельности активов нельзя оценить положительно, так как сопровождается снижением объема производства. 3.4 Оценка потенциального банкротства ООО «Вологодский станкозавод» Оценим структуру баланса предприятия, сделав заключение о его близости к банкротству. Результаты расчетов отражены в таблице 3.8 Так как коэффициент текущей ...
... ООО «Северагрогаз». Предметом исследования является процесс управления расходами предприятия ООО «Северагрогаз». Цель исследования: заключается в разработке мероприятий направленных на эффективность и совершенствование управления расходами на предприятии ООО «Северагрогаз». В соответствии с основной целью были поставлены следующие задачи: 6. Изучить литературу по проблеме исследования; 7. ...
... Непосредственно общехозяйственные расходы: u Амортизация u Текущий ремонт средств общепроизводственного характера u Подготовка кадров · Сборы и отчисления Формирование финансовых результатов Учетная политика предприятия в области формирования финансовых результатов отражает лишь то, что определение финансового результата при выполнении договоров долгосрочного характера – по объекту ...
... , что доверие населения к органам местного самоуправления в определенной мере зависит от общей оценки их деятельности. 3. Рекомендации по улучшению работы органов власти Москвы с населением в современных условиях. 3.1. Анализ ситуации информированности местного сообщества о действиях местных органов самоуправления в городе Москва На первом этапе разработки ...
0 комментариев