Технический проект

1. Технический проект

1.1      Описание предметной области

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов (экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.)

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Наиболее распространенным порядком движения документа является последовательный. В качестве примера рассмотрим процесс последовательного утверждения документа. Процесс последовательного утверждения документа выглядит следующим образом:

1.         Сотрудник создает первую версию документа.

2.         Документ передается для визирования и рецензирования сотруднику, первому в списке рецензентов.

3.         Документ возвращается с замечаниями (для внесения изменений) или с визой. Если документ утвержден, происходит возвращение к шагу 2 для следующего сотрудника из списка рецензентов. Иначе выполняются следующие шаги.

4.         На основе замечаний автором документа создается следующая версия документа.

5.         Переход к шагу 2 для сотрудника, первого в списке рецензентов.

Производимая работа направлена на создание автоматизированной системы утверждения документа для АГТУ. Для учреждения такого масштаба, включающего в себя более 35 отделов и более 60 кафедр, проблема управления документооборотом весьма актуальна, поскольку в процессе документооборота принимает участие больше количество сотрудников ВУЗа. Это не только научно-педагогический (профессорско-преподавательский состав, научные работники), но и инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный, учебно-вспомогательный персонал. Виды документов, составляющих документопотоки в АГТУ, разнятся как по способу фиксации информации, так и по способам согласования, степени гласности, юридической силе и многим другим параметрам. Вот некоторые виды документов:

·          учебные планы;

·          графики учебного процесса;

·          докладные и служебные записки;

·          заявления (на увольнение, на трудоустройство, пр.);

·          трудовые договоры и договоры на оказание услуг;

·          приказы;

·          уставы, инструкции и т.д.

Для каждого документа установлен свой порядок визирования. Большая часть документов визируется сотрудниками АГТУ в порядке возрастания полномочий их должностей; при этом визирование должно производиться строго последовательно. При отсутствии сотрудника соответствующей должности виза ставится его уполномоченным заместителем. Так или иначе, все документы пишутся на имя ректора АГТУ и визируются им в последнюю очередь. Так как процесс автоматизации всего документооборота чрезвычайно велик и не укладывается в рамки дипломного проекта, в качестве процессов для автоматизации были выбраны процессы утверждения учебных планов и графиков учебного процесса. Учебные планы в АГТУ визируются в следующем порядке:

1.         заведующий кафедрой;

2.         директор института или декан факультета, за которым закреплена кафедра;

3.         начальник учебного отдела;

4.         проректор по учебно-методической работе;

5.         ректор.

Графики учебного процесса в АГТУ визируются в следующем порядке:

1.         директор института или декан факультета;

2.         заведующие кафедрами, которые закреплены за институтом/факультетом;

3.         начальник учебного отдела;

4.         проректор по учебно-методической работе;

5.         ректор.

При изучении неавтоматизированного процесса утверждения документов были выявлены следующие недостатки:

·          невозможность версирования документов;

·          ненаглядность процесса утверждения;

·          возможность утери, порчи документа.

При наличии же автоматизированной системы согласования процесс визирования станет наглядным, появится возможность версирования документов и отслеживания перемещений документов между сотрудниками, принимающими участие в документообороте. Это станет возможным за счет репозитария с возможностью хранения информации о дате, времени внесения изменений, а также об авторе изменений. Автоматизированная система позволит рассылать оповещения пользователям о том, что документ ожидает рецензии пользователя, или о том, что документ был утвержден. Также потребуется разработать модуль интеграции для взаимодействия с уже разработанными системами.

Похожие работы

Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи

Скачать

46913

0

1

... , за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. Как только речь зашла об электронной цифровой подписи, сразу же возникает проблема ее использования. 2. Проблемы использования электронной цифровой подписи В современном, оснащенном компьютерами предприятии документы создаются и перемещаются в электронном виде, при этом необходимость подписания документов остается. ...

Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Скачать

146599

8

2

... , удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании. ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА 3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных ...

Проблемы выбора системы электронного документооборота на предприятии

Скачать

144824

1

0

... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...

Разработка системы дистанционного обучения для НИПК

Скачать

155672

13

41

... , что абсолютное большинство людей способны эффективно обучаться электронным способом, естественно при условии наличия адекватного учебного контента (содержания курсов). Разработка системы дистанционного обучения для НИПК даст ощутимый экономический и социальный эффект в деятельности организации. Эффективность в общем виде рассматривается как основная характеристика функционирования системы ...