Основные возможности текстового процессора
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных
Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, необходимо выбрать пункт Контакты Outlook
Отправка персонального сообщения электронной почтой
Слияние документов в деятельности ООО «Актив»
Создание наклеек при помощи слияния
Работа секретаря с результатами слияния документов
Октября 2009 года у ангарского филиала «Икс-мастер» состоится торжественное мероприятие в честь дня рождения филиала
Навигация
Отправка персонального сообщения электронной почтой
Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив"
74305
знаков
4
таблицы
20
изображений
1.3. Отправка персонального сообщения электронной почтой
Когда нужно отправить одинаковую информацию нескольким людям из списка, например, всем клиентам фирмы, не обязательно печатать письма и отправлять их по почте. Вместо этого можно использовать слияние для создания сообщения, которое может быть отправлено по списку адресов электронной почты.
Все сообщения при этом содержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщения уникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицировано путем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждого сообщения поступают из записей файла данных.
Как и в случае со стандартным письмом, готовящимся к печати, можно на вкладке Рассылки, чтобы вставить поля слияния в документ, содержащий текст сообщения, который называется стандартным сообщением.
Эти поля слияния будут заменены информацией из источника данных, например, из таблицы или списка контактов.
При использовании мастера необходимо убедиться, что поставлена опция Сообщения электронной почты на Этапе 1. Если мастер не используется, можно указать список электронных адресов, по которым нужно разослать сообщения, для этого необходимо щелкнуть на кнопку Выбрать получателя в группе Начать слияние на вкладке Рассылки [12].
Есть три варианта:
- ввести новый список получателей;
- использовать существующий список получателей;
- выбрать получателей из списка контактов Outlook.
Процесс слияния включает в себя следующие действия:
- создание электронного сообщения. Основной документ содержит текст и графику, которые одинаковы для всех электронных сообщений. Например, логотип компании или основной текст сообщения;
- подключение документа электронной почты к списку адресов. Список адресов является источником данных, который приложение Word использует при слиянии. Это файл, содержащий те адреса электронной почты, на которые будет осуществляться рассылка сообщений;
- уточнение списка получателей. Word создает сообщение для каждого адреса электронной почты в списке адресов. Если требуется создать сообщения только для определенных адресов из этого списка, можно выбрать, какие следует включить адреса или записи;
- добавление рамок, называемых полями слияния, в документ электронного сообщения. При выполнении процедуры слияния поля слияния заполняются данными из списка адресов;
- предварительный просмотр и завершение слияния. Прежде чем рассылать весь набор сообщений, каждое из сообщений можно предварительно просмотреть.
Word преобразует стандартное сообщение в электронное сообщение и отправляет его всем получателям по всем выбранным адресам.
1.4. Создание и печать наклеек
Большинство организаций хранят информацию о своих покупателях или клиентах на рабочем листе или в базе данных, чтобы использовать ее для различных целей. Например, информация об адресе может быть использована для отправки стандартного письма или рекламных брошюр. Также она может быть использована для печати почтовых наклеек, которые можно прикрепить к посылкам или каталогам [5].
Чтобы создать листы почтовых наклеек, сначала нужно приготовить источник данных, а затем основной документ, выбрав тип и стиль наклеек, которые будем использовать. Word создаст ячейки размера, равного размеру наклейки, установит на странице размер листа наклеек, чтобы каждая запись печаталась отдельной наклейкой на листе. Поля слияния вставляются в одну ячейку в качестве шаблона для всех остальных ячеек. Когда слияние осуществится, наклейки можно напечатать или создать новый документ наклеек, который можно использовать, если нужно отправить что-либо той же группе получателей.
Если требуется использовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.
Процесс слияния влечет за собой следующие общие шаги:
- настройка наклеек. Разметка наклеек настраивается один раз для всех наклеек в слиянии. Документ, используемый при слиянии, называется основным документом. В основном документе наклейки можно также настроить любое содержимое, которое требуется повторить на каждой наклейке, например, логотип компании или обратный адрес на отсылаемых наклейках;
- подключение наклеек к списку адресов. Список адресов — это источник данных, который используется при слиянии в Microsoft Office Word. Он
представляет собой файл, содержащий адреса, которые будут напечатаны на
наклейках;
- уточнение списка получателей. Для каждого адреса из списка рассылки в Word создается наклейка. Если требуется создать наклейки только для определенных адресов из списка рассылки, можно выбрать, какие адреса или записи должны быть включены;
- добавление рамок, называемых полями слияния, в наклейки. При выполнении слияния, поля слияния заполняются сведениями из списка адресов;
- предварительный просмотр и завершение слияния. Можно просмотреть каждую наклейку перед тем, как напечатать весь набор [12].
Делая вывод, нужно отметить, что процесс слияния является оптимальным решением для таких массивов документов, где большую их часть составляет постоянный текст, и лишь малую часть составляет переменная информация, например обращение, справочные данные и т.д.
При помощи слияния можно создавать комплексы документов, обращаясь к одной постоянной базе данных, которая будет содержать всю переменную информацию.
Слияние позволяет с оптимальными затратами организовать массовые рассылки как по почте так и по E-mail, предоставляет возможность создавать наклейки и конверты.
Слияние удобно в использовании и позволяет сэкономить время и энергию, которые пришлось бы затратить на создание массива отчасти схожих документов.
Глава 2. Создание комплекса документов средствами MS Word на примере предприятия ООО «Актив»
Похожие работы
... усилится[10]. Таким образом, в ближайшие двадцать лет, а может быть и раньше, Китай превратится в страну с самой развитой экономикой. 1.3 Состояние внешнеэкономической деятельности российских предприятий Внешнеэкономическая деятельность является одним из важнейших факторов развития народного хозяйства и экономической стабилизации страны. В настоящее время нет практически ни одной отрасли ...
... всех показателей рыночной устойчивости. Такая тенденция с точки зрения кредиторов повышает гарантированность предприятием своих обязательств. Поэтому предприятие имеет возможность реализовать свой бизнес-план по выпуску новой продукции. 3. Бизнес-план производственного предприятия ООО «Украина» по производству соевого молока 3.1. Резюме Предприятие ООО «Украина», организованно в 1997 году и ...
... связи, с чем система управления нуждается в переработке. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Цель курсовой работы заключается в выявлении необходимости проведения организационных изменений, изучения этой проблемы и разработка предложений по совершенствованию системы управления ООО «Крафт-Новосибирск». Для достижения поставленной цели, была определена основная задача, выработка программы проведения организационных ...
... каждого года. В 2000 году предприятие на каждый рубль собственного капитала получило прибыль в размере 22 копеек. Таким образом, в целом за 2000 год финансово-хозяйственную деятельность ОАО КЭПСП ВФСО «Динамо» можно охарактеризовать двояко. С одной стороны выручка от реализации продукции и прибыль от реализации увеличились, рентабельность реализованной продукции стала положительной и ...
0 комментариев