Первичный учет труда на Юргинском ГГАТП КО

2.2 Первичный учет труда на Юргинском ГГАТП КО

Все финансово-хозяйственные операции Юргинского ГГАТП КО, в том числе и начисление заработной платы документально оформляются и обосновываются. Перечень первичных документов по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом (оплаты труда) и формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Первичный учет численности персонала Юргинского ГГАТП КО осуществляется на основании следующих документов:

– приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1), который является основанием для приема на работу. Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия, в соответствии с этим приказом заполняет на каждого вновь принятого личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет;

– личной карточки (форма №Т-2), которая заполняется на каждого работника предприятия. В ней содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения;

– приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма №Т-6), который применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков;

– приказа (распоряжения) о прекращении (распоряжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8), который применяется при оформлении увольнения работников. На его основании бухгалтерия производит расчет с работником.

Для учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяется следующая унифицированная форма первичной документации – табель учета рабочего времени (форма №-13), в котором фиксируется использование рабочего времени всех работающих на предприятии. Табель составляется в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Она позволяет не только учитывать время, отработанное всеми категориями работников Юргинского ГГАТП КО, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табеля рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду. Учет использования рабочего времени ведется в табеле сплошным (каждодневным) методом регистрации явок и неявок на работу. Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы вноситься в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки).

В Трудовом кодексе Российской Федерации, в главе 51, (принят Государственной Думой 21.12.2001 г.) перечислены особенности регулирования труда работников транспорта. Так, в соответствии со статьей 328 работники, принимаемые на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств, должны пройти профессиональный отбор и профессиональную подготовку в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области соответствующего вида транспорта. Они также должны пройти обязательный медицинский осмотр. Согласно статье 330 дисциплина работников, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств, регулируется настоящим Кодексом и положениями (уставами) о дисциплине, утвержденными федеральными законами. [6]

В соответствии с п. 12 Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» в настоящее время на Юргинском ГГАТП КО действуют следующие унифицированные бланки первичной учетной документации по работе автомобилей: форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля»; форма 3-специальная «Путевой лист специального автомобиля»; форма 4-П «Путевой лист грузового автомобиля»; форма 6-специальная «Путевой лист автобуса необщего пользования»; форма 8 «Журнал учета движения путевых листов»; форма 1-Т «Товарно-транспортная накладная».

Путевой лист автомобиля является основным первичным учетным документом, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной (при перевозке товарных грузов) или актом замера (взвешивания) (при перевозке нетоварных грузов) показатели для учета работы автотранспортных средств и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической отчетности. Путевые листы выдаются в диспетчерской предприятия только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы выдаются только в случае, если выполняются междугородные перевозки в течение более суток. Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. №78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Путевые листы диспетчер выписывает и регистрирует вручную. Поскольку путевой лист – основание для начисления заработной платы водителю, заполнению реквизитов документа, касающихся оплаты труда, уделяется пристальное внимание. Например, в строке «Режим работы» записывается наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходные или праздничные дни, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю. В строке «Водитель» помимо фамилии, инициалов водителя и номера его водительского удостоверения записывается класс водителя для установления размера доплаты за классность. Особое внимание уделяется контролю за показаниями спидометра, переносу остатков горюче-смазочных материалов из предыдущего путевого листа, отметке медработника, разрешающего выпуск водителя на линию, и т.д.

Товарно-транспортные накладные (ТТН), как и путевые листы, являются бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и номер, изготавливаются типографским способом. В товарно-транспортной накладной должны быть заполнены все реквизиты, необходимые для полного расчета с заказчиком, как по оказанным автотранспортным услугам, так и по перевезенным товарно-материальным ценностям. Товарно-транспортная накладная является основным грузовым перевозочным документом. Получение груза удостоверяется подписью и печатью или штампом в товарно-транспортной накладной, два экземпляра которой остаются у водителя и служат подтверждением выполненного задания.
Водители автомобилей на предприятии могут привлекаться к выполнению работ по техническому обслуживанию и текущему ремонту автомобилей. В случае перевода водителей автомобилей на работу по ремонту и техническому обслуживанию в связи с производственной необходимостью на срок до 1 месяца оплата их труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Основанием для начисления заработной платы будут являться первичные документы, подтверждающие выполнение ремонтных работ, например наряды на сдельные работы, талоны на ремонт. Если причиной перевода на работы по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей является простой в связи с неисправностью или некомплектностью закрепленного за водителем автомобиля, отсутствием работы по специальности и т.п., то за ним на все время простоя сохраняется средний заработок по прежней работе (при условии выполнения норм выработки). При невыполнении норм выработки или переводе на повременно оплачиваемую работу сохраняется тарифная ставка (оклад). При этом в соответствии с квалификационной характеристикой водителю автомобиля присваивается квалификационный разряд слесаря по ремонту автомобиля в определенном законодательством порядке. Во всех случаях перевод оформляется в установленном порядке (приказом, распоряжением о переводе) с указанием причин перевода.

Порядок оформления первичных документов по учету труда водителей зависит от применяемой формы и систем оплаты труда в организации. Так, на Юргинском ГГАТП КО принята сдельно-премиальная система оплаты труда за тонны и тонно-километры предусматривает начисление заработной платы водителям по сдельным расценкам. Эта система оплаты труда на предприятии используется, как правило, при оплате труда водителей, выполняющих перевозки грузов в междугородном сообщении. При повременно-премиальной оплате труда заработная плата начисляется по установленной тарифной ставке за фактически отработанное время. По такой системе на предприятии начисляется заработная плата водителям служебных легковых автомобилей, ИТР, ремонтным и вспомогательным рабочим. Не менее важным является и правильное оформление режима рабочего времени для водителей.

Режим рабочего времени – это порядок распределения работодателем для своих работников, установленных Трудовым Кодексом норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.

Режим рабочего времени для работников Юргинского ГГАТП КО устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Рабочее время водителей автомобилей, в т.ч. грузовых, подлежит точному учету. Учет рабочего времени водителей автомобилей осуществляется на основании табеля, путевых листов и других документов. Учет времени простоя водителей автомобилей ведется путем особых отметок в путевом листе.

После выполнения рейса, водитель сдает путевой лист с записями выполненных маршрутов, общего пробега и пробега с грузом, отметками о показании спидометра, остатке в топливном баке горюче-смазочных материалов (ГСМ), подписью механика и отметкой о послерейсовом медосмотре в диспетчерскую, где диспетчер регистрирует в журнале выдачи путевых листов дату и время прибытия. В начале рабочего дня путевые листы за предыдущий день сдаются в плановый отдел. Штат планового отдела состоит из двух экономистов по труду, экономиста по доходам и начальника отдела.

В обязанности экономиста по труду входит обработка путевых листов, включающая в себя тщательную обработку и систематизацию данных и показателей, содержащихся в путевом листе. Экономист по каждому путевому листу производит проверку заполнения обязательных реквизитов и граф, отметки о прибытии у заказчиков, сравнение данных в путевом листе с данными ТТН, расчет оплаты за выполненный рейс, расчет пробега, грузооборота, времени в наряде и в простое. Экономист по труду делает расчет нормативного и фактического расхода топлива, определяет по каждому путевому листу экономию либо перерасход ГСМ.

Все эти данные экономист разносит вручную в соответствующие накопительные ведомости, – отдельно ведется ведомость расхода ГСМ, составляются необходимые отчеты, анализирующие выполненную работу – анализ фактических затрат в разрезе автомобилей и путевых листов. Экономист по труду обрабатывает табели учета рабочего времени, сравнивает показатели табелей с данными приказов, полученными из отдела кадров. Накопительные ведомости экономисты по труду составляют в произвольной форме.

Также в плановом отделе обрабатываются наряды на сдельные работы, талоны на ремонт. По нарядам рассчитывается стоимость выполненных работ, время выполнения. В талонах на ремонт, которые выдаются на каждый день, указывается время начала и окончания работы, вид ремонта. На эти первичные документы экономисты также составляют накопительные ведомости.

Полученные фактические показатели экономист по доходам по итогам месяца сравнивает с плановыми и выводит результат по каждому работнику в процентном отношении к плановым показателям. Выполнение и перевыполнение плана служат основанием для начисления премий.

Путевые листы, наряды и талоны на ремонт затем передаются в производственно-технический отдел для дальнейшей обработки, а заполненные накопительные ведомости по истечении месяца подписываются начальником планового отдела и передаются в расчетный отдел для начисления заработной платы работникам.

На основании накопительных ведомостей работники бухгалтерии начисляют основную и дополнительную заработную плату работникам предприятия. При начислении заработной платы руководствуются Положением об оплате труда и премировании, нормами выработки, расценками, тарифными ставками, установленными должностными окладами и т.д.

Изучив работу планового отдела Юргинского ГГАТП КО, можно сделать вывод, что работа экономистов, в особенности экономистов по труду на предприятии достаточно трудоемкая. Обработка и систематизация данных вручную значительно замедляет процесс управляемости предприятием. Задержка в предоставлении руководству предприятия необходимой информации не позволяет в режиме реального времени отслеживать процессы и показатели, необходимые для принятия управленческих решений. Также возможны и погрешности в подсчетах данных, большая загруженность экономистов не позволяет вести в плановом отделе тщательный внутренний контроль за правильностью и точностью аналитической информации.