Автоматизація первинного обліку

2.3 Автоматизація первинного обліку

Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв’язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів).

Первинний облік — це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.

Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систематизується й об’єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.

Сучасні технічні та програмні засоби реєстрації, формування й передавання первинної інформації дозволяють задовольнити вимогу методології бухгалтерського обліку, забезпечити порядок документування облікової інформації, сприяють адаптації облікового персоналу до нових методів і засобів документування облікової інформації, підвищують вірогідність та оперативність отримуваної первинної інформації, знижують трудомісткість документування й підготовки первинної облікової інформації. Тому одним з найважливіших завдань автоматизації бухгалтерського обліку є конкретизація вимог методології з позиції використання нових методів і засобів документування та підготовки первинної інформації.

У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби — відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.

За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання [12].

У програмі «Акцент: 6.0», для обробки первинних документів використовують кнопки на панелі управління, контекстне меню, та додаткові поля.

Кнопки панелі управління:

1. Новий документ - при натисненні на цю кнопку буде завантажений новий документ цього типу. Це зручно, коли користувач набирає багато однотипних документів. 2. Зберегти зміни в документі - зберігає зміни в поточному документі. Кнопка активується, якщо є хоч би одна зміна в операції. 3. Проглядання зовнішнього вигляду документа перед друком - попередній перегляд документа перед друком. 4. Надрукувати документ - друкує поточну сторінку документа. 5. Показати проводки документа - показує діалог проводок для поточної операції. 6. Зміна шаблону операції – вибір шаблону для поточної операції. 7. Показати підшивання – вибір підшивання для поточної операції. 8. Пошук в таблиці – якщо на поточній сторінці документа є таблиця, то можна проводити пошук в ній по вказаній умові. У деяких документам є більше однієї таблиці на сторінці. Тоді кнопок пошуку може бути декілька. 9. Закрити документ – закриває поточний документ. Якщо операція редагувалася, то буде виданий діалог підтвердження збереження операції. Контекстне меню має наступний вигляд:

1.  Позиція меню "Шаблон" відповідає кнопці Зміна шаблону операцій" на панелі управління документа.

2.  Позиція меню "Проводки" відповідає кнопці "Показати проводки документа" на панелі управління документа.

3.  Позиція меню "Різне" вибирається, коли необхідно прив'язати документ до якої-небудь аналітики. У списку перераховані всі види додаткової аналітики з довідника "Різне". При виборі типу аналітики буде виданий діалог вибору елементу аналітики. У такий спосіб прив'язується до аналітики тільки 1-а проводка операції.

4.  Позиція "Підшивання" вибирається, коли необхідно помістити документ в підшивання. Вона аналогічна кнопці "Показати підшивання" на панелі управління документа.

5.  Позиція меню "Параметри друку" видає стандартний діалог "Параметри сторінки".

6.  Вибравши позицію меню "Масштаб", можна збільшити або зменшити масштаб представлення документа на екрані.

7.  При виборі позиції меню "Карта зв'язків", буде виданий список зв'язаних документів з поточним. Інформація в цей діалог потрапляє, коли документи виписуються через меню "зв’язані". Таким чином видно всі батьківські і всі дочірні документи. У цьому діалозі можна видаляти і відкривати зв'язані документи.