Основні принципи організації автоматизації обліку

1.2 Основні принципи організації автоматизації обліку

Засоби обчислювальної техніки створювались та удосконалювались так само, як і всі інші прилади, машини і обладнання що, призначались для полегшення праці людини. Удосконалення засобів обчислювальної техніки йшло від простого до складного і було тісно пов'язане зі станом техніки на певному етапі, а також з розвитком певних галузей математики, кібернетики та інших наук. З позицій користувача кожне удосконалення спрямовувалося, насамперед на підвищення рівня механізації та автоматизації виконання технічних операцій, що часто повторюються; ствopeння нових засобів введення та отримання даних; збільшення обсягу пам'яті; розробку нових носіїв інформації тощо.

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової. до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами.

Трактування поняття паперових систем обробки даних в Україні та, наприклад, у США не збігаються. Американські спеціалісти, до паперових або ручних відносять такі системи, в яких комп'ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв'язку, наприклад, системи копіювального обліку на дошках, картотеки із застосуванням карток з перфорацією, системи, побудовані з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих пристроїв, які в українській літературі об'єднуються поняттям часткової механізації обліку та облікових робіт. Способи обробки облікової інформації, поділяються на три види: паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований), в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші. два методи об'єднуються під загальною назвою "без комп’ютерний спосіб", маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

При визначенні способу обробки облікової інформації необхідно чітко поділяти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). Має значення не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів її використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають одними з визначних засобів ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процeci збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та отримання звітних показників. На відміну від механізації, комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів [4].

Існує декілька підходів до організації бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації:

1) системний підхід до бухгалтерського обліку;

2) розробка форм обліку, що орієнтовані на використання комп'ютерів;

3) трансформація методу бухгалтерського обліку.

Для вирішення проблеми комп'ютеризації існує два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації та комп'ютеризації обліку до його методології, та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.

Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражений, в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямі задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, здійснюється складання та введення кодів облікової номенклатури, упорядкування первинних документів і документообігу, тощо. Такий суто, індивідуальний підхід був придатний для механізації обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого виконувалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку. При комп'ютерній формі бухгалтерського обліку зміст форми обліку розширюється і поглиблюється; вона починає визначати не тільки методологічні, але й технологічні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку і обробки облікової інформації. Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп'ютерних програм. Крім того комп'ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бyxгaлтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо.

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Особливістю комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп'ютерної програми. Облікові регістри різних програм є схожими, але не однаковими.

Основні принципи комп'ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

 - одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

 - накопичення і багаторазове використання облікових даних;

 - один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

 - автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

- отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

 - автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків [10].

1.3 Інформаційне забезпечення розв’язання задач обліку

На ЗАТ «Рівне-борошно» бухгалтерський облік виконується автоматизовано за допомогою бухгалтерської програми Акцент 6.0, мережева версія.

Акцент бухгалтерія - це універсальна автоматизована програма для ведення бухгалтерського, управлінського та фінансового обліку на підприємствах. Ця програма забезпечує повноцінний правильний з бухгалтерської точки зору багатовимірний та багаторівневий аналітичний і синтетичний облік. В програмі реалізована загальноприйнята методика бухгалтерського фінансового та податкового обліку, яка підтримує МСБО. “Стандартне рішення” що входить в комплект поставки програмного забезпечення «Акцент», створене для підприємств оптово-роздрібної торгівлі. Також напрацьовано ряд спеціалізованих рішень, які базуються на стандартах і враховують специфіку бухгалтерського обліку при автоматизації підприємств.

Програма Акцент призначена для комплексної автоматизації обліку діяльності підприємства.

У програмі використовується план рахунків і шаблони господарських операцій, що містять типові настройки аналітичного, валютного і кількісного обліку для всіх розділів бухгалтерського обліку. До складу рішення включені різноманітні довідники, документи, стандартні звіти, що дозволяють отримувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких рахунках і об'єктах аналітики.

Модуль в Акцент являє собою програму, яка виконується незалежно від інших. Модуль може включати процедури і функції. Крім того, у модуля є «тіло». Це частина програми, яка знаходиться поза будь-яких процедур або функцій. Тіло модуля виконується безпосередньо після його завантаження і запуску.

Існує можливість запустити модуль спеціальним чином, при якому виконується тільки задана процедура. Для цього використовується метод RunModule об'єкту Application.

Форма в середовищі Акцент являє собою аналог друкарського документа, але з можливістю введення інформації. Форма повністю програмований об'єкт і містить всередині програмний модуль на VBScript.

При роботі з формами використовуються наступні клавішні команди:

1. Перемикання на наступну сторінку форми Ctrl+Tab або Ctrl + PgDn;

2. Перемикання на попередню сторінку форми Ctrl+Shift + Tab або Ctrl+PgUp;

3. Переміщення до наступного елементу форми Tab;

4. Переміщення до попереднього елементу форми Shift + Tab;

5. Виклик вікна властивостей (тільки конструктор) F4;

6. Виклик вікна з програмою (тільки конструктор) F7;

7. Закрити форму Ctrl+F4;

8. Друк форми Ctrl+P;

9. Виклик діалогу управління вікнами Ctrl+W;

10. Перемикання в режим конструктора і назад Ctrl+Shift+D.

Структура програми в модулі форми визначається принципами програмування, побудованого на обробці подій. Іншими словами, процедури в модулі виконуються не самі по собі, а тільки у відповідь на події, що відбуваються в системі. Подію може ініціювати як користувач (наприклад, натиснувши клавішу на клавіатурі) або сама програма (приклад – завантаження форми). Події властиві як самій формі, так і елементам управління, які на ній розташовані.

Діалоги, як і форми включають в себе модуль, що містить обробники подій як самого діалогу, так і елементів управління, розташованих на панелі діалогу.

Так само як і форми й діалоги, електронна таблиця містить обробники подій є ще одне місце, де використовується VBScript. Це формули в осередках робочого листа. Формулами є звичайні вирази мови, в яких допустиме використання адрес осередків. Формули завжди починаються із знаку рівності (=). Напріклад, вираз =A1+B1 означає підсумовування значень осередків A1 і B1.

Модуль Workarea – один з модулів програми Акцент, який має специфічне призначення. Цей модуль пов'язаний з об'єктом Workarea. Об'єкт Wokrarea є робочою відкритою базою даних. Зв'язок модуля з об'єктом означає, що він містить обробники подій, пов'язаних з роботою бази даних [4].

Фактично, цей модуль починає діяти при завантаженні бази даних і припиняє своє виконання тільки при її закритті. Проте це не означає, що модуль Workarea є глобальним модулем. Він все одно існує сам по собі. Іншими словами, змінні, оголошені в цьому модулі не будуть видні в інших завантажених модулях, формах, діалогах і електронних таблицях.

Щоб пов'язати модуль з базою даних, його потрібно спеціальним чином помітити. Це робиться у вікні проекту поточної бази даних.

Акцент-бухгалтерія версій 6.0 включає:

1. Нарахування та виплата зарплати.

2. Автоматизований розрахунок різних видів нарахувань і стягнень:

·  основні нарахування, які використовуються при розрахунку заробітної плати (за окладом та погодинним тарифом);

·  нарахування прогресивок та різних видів премій;

·  нарахування обов’язкових утримань при розрахунку зарплати та нарахування на ФОП (фонд оплати праці);

·  оплата за лікарняним листом;

·  оплата різних видів відпусток;

·  доплати до МЗП;

·  облік наказів довгострокової дії, виконавчого листа, наказів на доплату, наказів на внутрішнє сумісництво;

·  формування розрахункових листків як по всій формі так і для кожного співробітника, розрахунково-платіжних відомостей, звітів для подання в податкові та статистичні органи.

3. Облік необоротних активів та балансової вартості основних засобів:

·  інвентаризація;

·  амортизація.

4. Облік валових доходів та витрат.

5. Розрахунки з бюджетом.

6. Розрахунки з підзвітними особами.

7. Розрахунки з постачальниками та покупцями.

8. Облік банківських та касових операцій.

9. Можливість формування, зберігання та друку всіх необхідних документів:

·  платіжних доручень;

·  прибуткових та видаткових ордерів;

·  касових книг;

·  авансових звітів;

·  накладних;

·  інших документів.

В програмі можуть виконуватись різні типові дії. Типові дії – дії, які доступні більшості розділів програми (додавання, виправлення, видалення та ін.). вони можуть виконуватись наступним чином:

- правка (пункт основного меню);

- використовуючи кнопки панелі інструментів основного вікна;

- використовуючи контекстне меню у вікні розділу;

- використовуючи функціональні клавіші клавіатури.

Програма Акцент орієнтована на бухгалтера, для нього – це інструмент з допомогою якого, він може поміняти правила облікової політики, змінити план рахунків, або сформувати новий звіт. Акцент не ховає правила формування проводок, всі цифри як на долоні. Акцент не примушує жити бухгалтери по власних правилах. Правила встановлює користувач.

Також, програма є гнучким інструментом для програміста. Для розробки використовується стандартна мова програмування Visual BASIC Script, а стандартна база даних з вивіреною і документованою структурою дозволяє працювати максимально зручно і писати максимально оптимальні застосування. Об'єктна модель програми струнка і зрозуміла. Конструктори форм первинних документів, діалогів, вбудованої електронної таблиці максимально наближені до Visual Studio. Це ж середовище можна використовувати як відладчик кодів.

Похожие работы

Методи оцінки ефективності функціонування інформаційної логістичної системи

Скачать

73857

16

9

... ВНДОХ после 4 лет -1% ВНДОХ после 5 лет 8% ВИСНОВКИ Виходячи з того, що метою даної курсової роботи було вивчення методів оцінки ефективності функціонування інформаційної логістичної системи, в роботі розглянуті наступні питання: ·   розгляд проблем інформаційної логістики, ·   інформаційного забезпечення логісти

Аналіз інформаційних систем та технологій підприємства ТОВ "Насоселектромаш"

Скачать

41529

0

0

... необхідних заходів [11]. У додатку А наведена блок-схема аналізу комерційного запиту та укладання угод на поставку продукції. інформація правовий технологія 1.3 Вихідна інформація ТОВ «Насоселектромаш» Вихідною інформацією підприємства ТОВ «Насоселектромаш» є результати роботи усіх його відділів: -  підписані контракти з контрагентами у результаті роботи з отриманими запитами; -  журнали ...

Розробка програмного забезпечення для Інтернет-підтримки діяльності громадських організацій

Скачать

56956

0

11

... є інтереси відповідного бізнесу. Прецеденти є, але про суспільну користь говорити можна не завжди. Переглянувши державні бюджети України чи бюджети окремих міст, можна знайти факти підтримки суспільно корисних громадських організацій. Велика частина з них стала предметом розслідування КРУ, податкової міліції, чи депутатських комісій. Якщо влада таким чином не хоче ощасливити когось із своїх родич ...

Інформаційні системи в маркетингу

Скачать

259712

25

12

... та знизу ( нижній колонтитул ) у межах одного розділу або всього документа. Правильний вибір цієї інформації дає змогу читачеві краще орієнтуватися в документі. 5.4 Уведення інформації   Інформаційна система маркетингу – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікацій, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують ...