Документування як обов’язків елемент методу обліку

2. Документування як обов’язків елемент методу обліку

Як відомо, відмінною рисою бухгалтерського обліку від інших видів господарського обліку є обов'язкове оформлення кожної господарської операції відповідним документом.

В Законі «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» дається таке визначення: «Первинний документ» – документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення». В одних первісних документах дається розпорядження на здійснення господарської операції, в інших – підтвердження вже здійсненої господарської операції. Тому можна дати і таке визначення: «Первинний документ – це письмове розпорядження на здійснення господарської операції або письмовий доказ здійсненої операції.

Оскільки бухгалтерському обліку характерно суцільне і безперервне спостереження за здійсненням господарської діяльності підприємства, то можна говорити про систему документації. Що таке документація?

Документація – спосіб суцільного і безперервного відображення господарських операцій в документах з метою отримання інформації про діяльність підприємства та її контролю.

Значення документів:

– є основою бухгалтерського обліку і звітності;

– виступають як засіб оперативного керівництва і управління діяльністю виробничих підрозділів і в цілому підприємств;

– за допомогою документів ведеться спостереження за рухом матеріальних і грошових коштів, станом розрахунків. Підписуючи документ, керівник і головний бухгалтер контролюють законність і доцільність даної господарської операції;

– є засобом забезпечення збереження майна, контролю над діями матеріально-відповідальних осіб і виявлення випадків розкрадань і зловживань;

– використовуються для проведення інвентаризації;

– виступають як докази при суперечках, що розглядаються в судових органах.

Таким чином, документи мають економічне, контрольне і юридичне значення.

З метою правильного використання бухгалтерських документів в практиці їх класифікують за різними ознаками (рис. 3.)

Рис. 3 Класифікація документів

Коротко розглянемо сутність груп документів за вказаними ознаками.

За призначенням документи класифікуються на розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчі – документи, які дають право здійснювати будь-яку господарську операцію. Наприклад, для отримання готівкових коштів з поточного рахунку банку необхідне письмове розпорядження керівника і головного бухгалтера, яке буде оформлене в грошовому чеку на отримання готівки. Для списання грошових коштів з поточних та інших рахунків в погашення кредиторської заборгованості в банк надаються платіжні доручення – розпорядчі документи.

Виправдувальні (виконавчі) – оформляються вже після здійснення операції і підтверджують її здійснення. Наприклад, по закінченню будівництва споруди комісія оформляє форму ОЗ-1 «Акт приймання-передачі основних засобів», яким підтверджує, що капітальні інвестиції завершені, і новий об'єкт основних засобів прийнятий в експлуатацію. Виправдувальними документами будуть акти на виконані роботи, наряди на відрядну роботу і ін.

Документи бухгалтерського оформлення – документи, які складають працівники бухгалтерії на підставі первинних документів з метою подальшої обробки інформації. До них відносяться різні накопичувальні і групувальні відомості, відомість розрахунку амортизаційних відрахувань та ін.

Комбіновані – поєднують в собі ознаки вище розглянутих документів, вони містять і розпорядження, і підтверджують факт здійснення операції, а також містять елементи бухгалтерського оформлення. В цю групу, включається, наприклад, витратний касовий ордер (типова форма КО-2), в якому дається розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу працівнику підприємства певної грошової суми. Виконавча частина документа виражається в тому, що касир своїм підписом про видачу грошових коштів виконує розпорядження. Вказівка кореспондуючого рахунку, кодів аналітичного обліку і цільового призначення відноситься до сутності документів бухгалтерського оформлення. До комбінованих документів також можна віднести звіт про використання засобів, виданих на відрядження або в підзвітну суму, накладну на відпуск матеріальних цінностей зі складу.

За об'ємом відображення операцій документи класифікуються на первинні і зведені.

Первинні – є першим свідоцтвом про здійснення операції і складаються у момент здійснення господарської операцій. До них відносять грошовий чек, платіжне доручення, рахунок-фактуру, накладну на відпуск матеріалів, акт про ліквідацію основних засобів і ін.

Зведені – складаються на підставі первинних документів шляхом узагальнення їх даних. У зведених документах проводиться угрупування однорідних операцій; облікові дані в них систематизують в необхідних напрямках для подальшої підготовки інформації з метою складання бухгалтерської звітності та прийняття управлінських рішень. До таких документів можна віднести касову книгу, звіт про рух матеріальних цінностей, книгу складського обліку та ін.

За ступенем обхвату операцій документи класифікуються на разові і накопичувальні.

Разові – оформляють одну або декілька господарських операцій і на їх підставі зразу ж робляться подальші облікові записи. В цю групу можна віднести форму КО-1 «Прибутковий касовий ордер», КО-2 «Витратний касовий ордер», М‑11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» та ін.

Накопичувальні – складаються впродовж певного періоду (дня, декади, місяця) для відображення однорідних операцій, що систематично повторюються. Вони остаточно оформляються по закінченню встановленого періоду і передаються в бухгалтерію. Прикладом накопичувального документа може служити форма М‑9 «Лімітно-заборна карта». Документ використовується при систематичному відпуску одних і тих же цінностей впродовж звітного періоду. На початку місяця в лімітно-заборній карті вказують найменування матеріальних цінностей, їх ліміти відпуску у виробничі підрозділи. Один екземпляр лімітно-заборної карти постійно знаходиться у завідувача складом, інший – у особи, що отримує цінності (керівника виробничого підрозділу). При відпуску цінностей в обох екземплярах проводиться запис про їх кількість і робиться підпис завідуючим складом і одержувачем цінностей. Таким чином, в документі робляться записи впродовж місяця, по його закінченню – підраховують підсумки кількості одержаних (відпущених) цінностей за їх найменуваннями.

За місцем складання документи класифікуються на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні – складаються на даному підприємстві. До них відносять прибуткові і витратні касові ордери, касова книга, накладні на відпуск матеріалів зі складу та ін.

Зовнішні – оформляються на інших підприємствах, організаціях і установах, і поступають на дане підприємство або оформляються у даного підприємства, а передаються іншим підприємствам. До них можна віднести виписки банку з поточних та інших рахунків про рух грошових коштів підприємства, рахунки-фактури постачальників та ін.

Необхідно пам'ятати: кожен документ виконує різні функції і тому він відноситься одночасно до різних класифікаційних груп (табл. 2)

 

Таблиця 2. Класифікація документів за різними ознаками

Документи	За призначенням	За обсягом відображення операцій	За ступенем обхвату операцій	За місцем складання
Прибутковий касовий ордер, витратний касовий ордер	комбіновані	первинні	разові	внутрішні
Платіжна відомість на видачу заробітної плати	виправдувальний	зведений	накопичувальний	внутрішній
Платіжне доручення (банку на списання грошових коштів)	розпорядчий	первинний	разовий	зовнішній
Лімітно-заборна карта	комбінований	первинний	накопичувальний	внутрішній
Рахунок-фактура	розпорядчий	первинний	разовий	зовнішній

Вимоги до змісту та оформлення документів викладені в «Положенні про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Мінфіну №88 від 24.05.95 р. Відповідно до Положення, первинні документи для надання їм юридичної сили повинні мати певні показники, які забезпечують повноту інформації про виконану операцію. Такі показники називаються реквізитами.

Незалежно від способу оформлення (вручну або на ЕОМ) документи повинні містити наступні обов'язкові реквізити:

– назва підприємства, від імені якого складений документ;

– назва документа і код форми;

– дата і місце складання документа;

– зміст і об'єм господарської операції та її одиницю виміру;

– посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

– особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь в здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології обробки в документах можуть використовуватися додаткові реквізити: номер документа, ідентифікаційний код підприємства, реєстраційний номер платника ПДВ, дані про документ, який засвідчує особу, що його отримала і т. д.

Вимоги, що пред'являються до оформлення документів:

−          повинні складатися у момент здійснення кожної операції або безпосередньо після її завершення;

−          мати обов'язкові реквізити;

−          повинні складатися на бланках типових форм, затверджених наказом Міністерства фінансів, Міністерства статистики, постановами Правління Національного банку України;

−          записи в документах роблять темним чорнилом, пастою кулькових ручок, принтером та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документа і запобігають внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;

−          документ, виготовлений машинним способом повинен бути записаний на матеріальному носії і виготовлений, розмічений згідно вимогам стандартів і закодований відповідно затвердженій системі кодифікації;

−          пуста строчка в документах підлягає обов'язковому прокреслюванню;

−          документи на грошові, матеріальні і розрахунково-кредитні операції

−          обов’язково підписує керівник та головний бухгалтер підприємства;

−          керівник підприємства затверджує перелік осіб, що мають право підпису документів і які несуть відповідальність за своєчасне і якісне їх складання та достовірність даних;

−          всі зовнішні документи повинні бути з печаткою, підписами керівника і головного бухгалтера підприємства;

−          помилкові записи підлягають виправленню тільки за допомогою встановлених способів виправлення, у касових і банківських документах в бланках суворого обліку виправлення не допускаються.