Организация бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда

1.3 Организация бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда

Как элемент издержек производства и обращения (расходов на продажу) оплата труда должна быть отнесена на соответствующие счета затрат в зависимости от характера и назначения использованного в организации труда.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Этот счет пассивный. Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с персоналом, состоящим и не состоящим в штате предприятия по оплате труда, а также о выплате доходов по ценным бумагам предприятия. К данному счету могут быть открыты следующие субсчета: 70/1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации», 70/2 «Расчеты с совместителями», 70/3 «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организаций, по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств);

Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

Дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

Дебет счета 28 «Брак в производстве» (заработная плата рабочих за исправление брака продукции);

Дебет счета 43 «Готовая продукция» (заработная плата и премии работников коммерческих служб предприятия);

Дебет счета 44 «Расходы на продажу» (заработная плата всех работников торговли (оптовой и розничной) и общественного питания);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают по дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы» и кредиту счета 70.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70.

Начисленные суммы материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 70.

В соответствии с действующим законодательством по труду из сумм начисленной работникам оплаты труда по всем основаниям производят обязательные удержания, которые можно разделить на 3 группы: обязательные удержания, удержания по инициативе организации, удержания по инициативе члена трудового коллектива. Обязательными удержаниями является: налог на доходы физических лиц (с совокупного дохода по установленной ставке); штрафов по постановлениям судебных и административных органов; алиментов по приговорам суда и др. По этим операциям делают следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета70 Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»

— удержанные из заработной платы суммы налога с дохода физических лиц

Дебет счета70 Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов; на суммы, удержанные по исполнительным документам.

Кроме того, могут производиться удержания по инициативе администрации организации (предприятия) долга работника за допущенный по его вине брак, при продаже ему имущества, ранее выданного планового аванса или выплат, сделанных в межрасчетный период, несвоевременно возвращенных подотчетных сумм (на командировки, на приобретение имущества или оплату услуг, если работник не оспаривает основания и размера удержания и т.д.). По таким операциям делают следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета70 Кредит счета 28 «Брак в производстве»

— на суммы допущенного по вине работника брака.

Дебет счета70 Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— на суммы, не возвращенные работником в установленные сроки (обычно эти операции предварительно отражают на счете недостач и потерь от порчи ценностей).

Из начисленной оплаты труда могут производиться удержания по инициативе самих работников. К таким операциям относят возврат ссуд банков (на жилищное строительство, молодым семьям и др.), оплату товаров, купленных в торговых организациях в кредит, удержания для перечисления в негосударственный пенсионный фонд, по добровольному страхованию, на благотворительные цели и др. Порядок отражения этих операций в бухгалтерском учете таков:

Дебет счета 70 Кредит счета 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет»

— при перечислении удержанных сумм по инициативе работника.

Дебет счета70 Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчета "Расчеты по предоставленным займам", "Расчеты с негосударственным пенсионным фондом" и др.)

— при предварительном удержании сумм из заработной платы с последующим перечислением средств в зависимости от принятого порядка платежа.

С целью обеспечения чрезвычайно важных для общества социальных расходов самостоятельными источниками покрытия в РФ образованы внебюджетные фонды, которые являются составной частью финансовой системы России.

Для обобщения информации о расчетах по отчислениям на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование персонала предприятия, а также в фонд занятости используется счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Объект обложения - выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателем в пользу работников по всем основаниям. При расчете налогооблагаемой базы, учитываются начисленные работнику суммы независимо от источника их финансирования и размеров, за исключением сумм, не подлежащих налогообложению в соответствии со статьей 238 2 части НК РФ и с учетом налоговых льгот установленных статьей 239 НК РФ.

Начисление ЕСН и взносов на социальное страхование в учете отражают проводкой:

Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит счета 69.

Напомним, что начисленный налог (взнос) в Фонд социального страховании Российской Федерации используется частично в самой организации для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

Начисленные пособия отражаются по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Суммы выплаченных пособий относятся на дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и в кредит счета 50 «Касса».

Выдачу сумм заработной платы оформляют проводкой:

Дебет счета 70 Кредит счета 50.

Не полученная заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в срок заработной платы (депонированных сумм) по истечению трех дней сдаются в банк на расчетный счет. Данная операция оформляется проводкой:

Дебет счета 51 Кредит счета 50 .

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книга открывается на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года не выплаченными, переносят в новую книгу. Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50.

Аналитический учет расчетов с работниками по оплате труда ведут в расчетной (расчетно-платежной) ведомости в разрезе подразделений и служб, по видам выплат, по каждому работнику. Для удобства ведения учета каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах, связанных с начислением и выплатой заработной платы. Расчетная ведомость содержит три основных показателя:

–           начислено (по видам оплат),

–           удержано и зачтено (по видам удержаний и зачетов),

–           к выдаче на руки.

На основании последнего показателя заполняется платежная ведомость. Ведомость, в которой ведут расчет начисленной заработной платы и по которой производят выплаты, называют расчетно-платежной. Она имеет дополнительную графу «Расписка в получении» и другие обязательные для платежной ведомости реквизиты. При расчете заработной платы при помощи средств вычислительной техники (в двух экземплярах) составляются расчетные листки на каждого работника: один – для работника, другой – для бухгалтерии. На основании расчетных листов составляется платежная ведомость.

Основанием для составления расчетных ведомостей и расчетных листков служат первичные документы:

–           табели учета рабочего времени;

–           накопительные карточки заработной платы;

–           расчеты бухгалтерии по всем видам доплат;

–           расчетные ведомости (листы) за прошлый месяц;

–           исполнительные листы;

–           кассовые документы на выдачу заработной платы (авансов, отпускных);

–           другие документы, отражающие сведения для расчета заработной платы.

В соответствии с трудовым законодательством заработная плата

работникам выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Применяется авансовый и безавансовый способы расчетов. В первом случае работникам выдается аванс (40 или 50% оклада), окончательный расчет производится по окончании месяца. Во втором случае работникам начисляется заработная плата за первую половину месяца (применяется, как правило, при автоматизации учета заработной платы) за фактически отработанное время или изготовленную продукцию, выполненные работы.