Внедрение автоматизированной информационной системы учета особо контролируемых препаратов аптечной организации

3.         Внедрение автоматизированной информационной системы учета особо контролируемых препаратов аптечной организации.

Разрабатываемый программный продукт должен предельно просто устанавливаться и настраиваться на компьютеры клиентов. Это объясняется тем, что программист не в состоянии сам установить программу у всех клиентов, так как они находятся в разных городах, приходится или обучать менеджеров, которые зачастую слабо знакомы с компьютерами, или пересылать программу на дискетах, а затем помогать устанавливать ее по телефону.

Но прежде всего для того, чтобы новый программный продукт стабильно функционировал, необходимо сначала протестировать его в работе одного из филиалов, выявить возможные ошибки, проблемы, недоработки, исправить их. Узнать мнение клиентов о функциональности новой программы, и только после этого внедрять на территории всей компании.

 

1.2. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач   1.2.1. Общие сведения о задачах

Научно-производственная компания «Катрен» состоит из головного офиса, и филиалов.

В головном офисе находится общий сервер компании, обеспечивающий взаимодействие с филиалами, и предоставляющий круглосуточный доступ клиентам к данным (Рис. 1.).

Рис. 1. Схема взаимодействия компании «Катрен» с клиентами.

Электронное взаимодействие филиалов с клиентами через сервер головного офиса объясняется тем, что в большинстве филиалов доступ в Internet осуществляется посредством DIAL-UP соединений, что не может обеспечить постоянный выход в Internet и возможность работать с большим количеством клиентов.

На клиентские компьютеры устанавливается программа заказа фармацевтических препаратов. В любое удобное для клиента время, с помощью модема, программа выходит в Интернет и соединяясь с сервером «Катрен», может получить прайс-лист или отправить заявку.

1.2.2. Декомпозиция комплекса задач

Отдел качества продукции является самостоятельным структурным подразделением аптеки и подчиняется непосредственно директору.

Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности руководителей, специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

Задача отдела качества препаратов особого назначения – испытывать качество производимой предприятием продукции.

Среди функций отдела качества продукции следует отметить: предотвращение выпуска (поставки) предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской и технологической документации, условиям поставки и договоров, или некомплектной продукции.

На рисунке 2 приведена схема испытаний продукции предприятия в нотации методологии функционального моделирования BP-win, как подмножества IDEF0, на рис. 3 представлена декомпозиция данной задачи.

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:

Поток данных - это информация которая передаются и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой .

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью .

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником .

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями .

рис.4. Движение потоков данных (DFD-диаграмма)

1.3. Организация предметной области

В филиале на основе текущего состояния склада, каждый час формируется список препаратов, который содержит следующую информацию о препаратах:

1.         наименование;

2.         код препарата;

3.         количество имеющееся на складе;

4.         производитель;

5.         код производителя;

6.         срок годности;

7.         цена;

8.         реестровая цена;

9.         количество препарата в оригинальной упаковке.

Затем данный список отправляется на сервер головного офиса (Рис. 5).

Рис. 5. Схема информационных потоков

Здесь из списка препаратов исключаются препараты, срок годности которых истек, но они еще по каким-либо причинам не списаны. Далее данные о каждом препарате дополняются информацией о сертификатах соответствия и паспортах завода-изготовителя имеющихся для данного препарата. Вся информация помещается в один файл и архивируется.

Клиент с помощью программы заказа фармацевтических препаратов, в любое время может скачать новый прайс-лист и, сформировав заявку, отправить ее на сервер компании «Катрен» в виде электронного письма.

На сервере электронное письмо, с присоединенным к нему файлом-заявкой, складывается в почтовый ящик того филиала, которому оно предназначалось. В следующий сеанс связи, периодичность которых задается филиалами самостоятельно (как правило, 15 минут), филиал забирает поступившую для него почту из почтового ящика. Движение данных от начала формирования прайс-листа до получения филиалом заявки было обобщено в таблицу:

Таблица 1

Движение потоков данных

Код	Наименование потока	Отправитель	Получатель	Вид доставки	Форма представления
1	Информация о состоянии склада	Филиал	Сервер головного офиса	Internet, e-mail	Электронное письмо
2	Прайс-лист	Сервер головного офиса	Клиент	Internet, ftp	Файл
3	Заявка	Клиент	Сервер головного офиса	Internet, ftp	Файл
4	Заявка	Сервер головного офиса	Филиал	Internet, e-mail	Электронное письмо

1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач   1.4.1. Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Данный курсовой проект ставит перед нами ряд задач, решение которых позволит создать автоматизированную информационную систему управления и повысить эффективность работы организаций в целом:

- организовать технологию сбора, передачи, обработки и выдачи информации;

- выбрать программные средства для обеспечения функционирования информационной системы и для решения заданного комплекса задач;

- спроектировать информационное обеспечение для информационной системы;

- произвести экономическое обоснование проекта.

Итак, необходимо спроектировать автоматизированную систему, обеспечивающую целесообразность решения задач организационно-технологической подготовки отдела снабжения с ЭВМ, которая определяется наличием технических средств, персонала соответствующей квалификации и необходимыми исходными данными.

Основной причиной возникновения необходимости автоматизации существующей системы заказа явилось то, что она была введена в эксплуатацию довольно давно – в 1993 году, и почти не обновлялась. Это привело к тому, что данная система устарела. Объяснением данного факта является то, что в течении этого времени выросли объемы информации необходимые для передачи клиентам, устарел интерфейс клиентской программы «Клиент Склад», появилась возможность модифицировать систему заказов так, чтобы минимизировать расходы клиентов на телефонные услуги.

Программа «Клиент Склад» была разработана под операционную систему MSDOS, это на сегодняшний момент, привело к тому, что эта программа не может печатать на некоторых современных принтерах, не поддерживающих MSDOS. Такая же ситуация и с модемами: многие современные модемы при комплектуются драйверами только для Windows, что создает проблемы при настройке связи в программе «Клиент Склад» - приходится искать и устанавливать драйвера для DOS.

Увеличилось количество информации, которое должна отображать программа заказа – какие сертификаты соответствия и паспорта заводов-изготовителей имеются по каждому препарату, но в силу некоторых структурных ограничений существующей программы это невозможно.

Довольно часто от клиентов поступают жалобы по поводу недостаточной функциональности и неудобства работы с программой. Это отсутствие архива заявок, неудобная организация составления заявки – чтобы заказать какое-либо количество препарата, нужно нажать Enter, ввести нужное количество, еще раз нажать Enter. У остальных поставщиков фармацевтических препаратов, достаточно просто ввести нужное количество препарата.

Доступ в Интернет осуществляется через центры доступа «Катрен». То есть компания покупает в разных городах, в основном это областные центры, доступ в Интернет у провайдеров. Что не совсем удобно в плане последующей оплаты предоставленных услуг. К тому же если клиент находится далеко от центра доступа, растут его расходы на телефонные услуги, что не удовлетворяет многих клиентов.

Таким образом, на основе всего выше сказанного можно сделать вывод, что в компании «Катрен» необходима автоматизация системы заказа фармацевтических препаратов.

1.4.2. Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач

Источник причин большинства проблем ДОУ - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно вать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь — просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами^[1].

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения бизнес-процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Развитие вычислительной техники не стоит на месте. Становясь более мощными, персональные компьютеры одновременно становятся менее дорогими и, следовательно, доступными для широкого круга пользователей. Компьютеры оснащаются встроенными коммуникационными возможностями скоростными модемами, большими объемами памяти, сканерами, устройствами распознавания голоса и рукописного текста.

Программное обеспечение, находящееся в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

В современных условиях развития рыночных отношений управленческая деятельность является, пожалуй, одним из важнейших факторов функционирования фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных связей. И, конечно же, большую роль в этих условиях играют внедрение прогрессивных методов современной информационной технологии управления, изменение организационных форм и структуры фирмы, повышения значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия – выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.

1.4.3. Обособление проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Разрабатываемое программное обеспечение предназначено для установки на компьютеры клиентов фармацевтической компании «Катрен», с помощью которого они смогут получить свежую информацию о продукции и, сформировав заявку, отправить ее менеджерам компании.

При планировании автоматизации системы заказа фармацевтических препаратов было решено оставить существующую структуру передачи данных, что была раньше. Вследствие этого достаточно будет модифицировать только клиентское приложение, а серверную программу можно оставить без изменений, что позволит минимизировать затраты на автоматизацию системы заказа в целом.

Разрабатываемая программа должна обладать следующими функциями:

-          получение прайс-листа и его отображение;

-          отправка заявок менеджеру «Катрен»;

-          возможность изменения цен на препараты на основе персональной скидки клиента;

-          возможность печати прайс-листа и отдельных заявок на принтер;

-          экспорт прайс-листа как в текстовый формат, так и в формат Microsoft Excel;

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 2.1. Информационное обеспечение комплексных задач   2.1.1. Инфологическая модель и ее описание

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных (рис.6).

Содержание потоков данных расшифровывается в таблице 2 (входная информация) и таблице 3 (выходная информация).

Таблица 2

Входная информация

Код	Наименование	Отравитель-получатель	Периодичность
1	Приходная накладная	Головной офис-Подразделение	1 раз в неделю
2	Прайс-лист	Головной офис-Подразделение	1 раз в неделю
3	Расходная накладная	Подразделение-Покупатель	При продаже
4	Счет	Подразделение-Покупатель	При покупке по безнал. расчету
5	Счет-фактура	Подразделение-Покупатель	При продаже
6	Квитанция ПКО	Подразделение-Покупатель	При покупке за нал. расчет
7	Расходная накладная	Подразделение-Склад	При продаже

Таблица 3

Выходная информация

Код	Наименование	Отравитель-получатель	Периодичность
8	Доверенность получ. товара	Покупатель-подразделение-головной офис	При покупке по безнал. расчету
9	Платежное поручение	Покупатель-подразделение-подразделение	Оплата за товар
10	Расходная накладная	Склад-Подразделение	При продаже
11	Отчетность	Подразделение-головной офис	2 раза в неделю

2.1.2. Описание структуры базы данных

При проектировании базы данных в первую очередь необходимо определить, что именно нужно хранить.

Рассмотрим атрибуты каждого из этих пунктов.

Вся информация вводится через экранную форму. Используется следующая условно-постоянная информация.

Для решения поставленной задачи необходимо создать таблицы.

Kod_apteki	Nazvanie	Adres	Telefon	Faks
1212	ШАХ	ул. Свердлова,47/5	(8512) 54-75-87	(8512) 54-75-67
1313	"Улыбка"	ул. Кишинёвская,54	(8512) 76-87-98	(8512) 76-87-67
1414	"Доктор Айболит"	ул. Коммунистическая,13	(8512) 34-76-76	(8512) 34-76-56

Kod_Partii	Kod_Proizvodstva	Kod_Postavki	Data_Izgotovleniy	Srok_Godnosti
100	888	878	6.03.05	1 год
989	777	546	7.09.05	2 года
999	876	555	9.04.05	1 год

Kod_Partii	Kod_Apteku	Tabelnui_nomer	Skidki	Optovay_cena	Roznichnay_cena	Kollichestvo_postavki	Data_postavki	Nomer_dogovora	Kod_postavki
989	1313	6	Оптовая	8000	9600	250	08.06.2005	9262765	546
999	1414	8	От объёма продаж	6500	8200	250	09.01.2005	0880976	876
100	1212	5	Сезонная	2000	2500	50	17.06.2005	8838839	878

Kod_preparata	Kod_tipa	Nazvanie_preparata	Himicheskoe_nazvanie	Lekarstvennay_forma
1001	1	Ацикловир	Ацикловир (гидрокси)	Таблеки по 200 мг в контурной ячейковой упаковке п
1002	2	Ринзасип	Ринзасип	Порошок для приготовления раствора
1003	3	Ципролет	Ципролет	Блистер, содержащий 10 таблеток (250мг или 500мг)

Kod_proizvoditely	Nazvanie	Adres	Telefon	Faks
2221	ОАО "Щелковский витаминный завод"	Московская область, Щелково-1, ул. Фабричная,д.2	(095) 933-48-62	(095) 933-48-63
2222	"Юник Фармасьютикал Лабораториз"	Москва 123242, ул. Садовая Курдинская,3	(095) 254-75-79	(095) 254-83-82
2223	"Д-р Редди'с Лабороторис Лтд"	Москва, ул. Долгоруковская, д.18.	(095) 795-39-39	(095) 795-39-08

Kod_Proizvodstva	Kod_preparata	Kod_proizvoditely
777	1002	2222
876	1001	2221
888	1003	2223

Tabelnui_nomer	Kod_proizvodstva	F_U_O	N_N_N
5	777	Петрова Марфа Ивановна	90880989
6	876	Ёлхина Юлия Сергеевна	65655438
8	888	Шевелёва Кристина Петровна	98767868

Kod_tipa	Nazvanie_Tipa
1	Противовирусное
2	Противопростудное
3	Антибактерицидное

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель "сущность-связь" и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель "сущность-связь" или называемая ещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship, т.е. сущность-связь).