ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.6.1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, подчиняется одним и тем же требованиям.

Приказом Министерства юстиции РФ от 28 июня 2001 г. № 91 утверждена Инструкция по делопроизводству, которой руководст­вуются нотариусы. Четкая и правильная организация делопроизвод­ства в нотариальных конторах имеет важное значение для организа­ции качественного обслуживания населения.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нота­риальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

а) журнал входящей корреспонденции;

б) журнал исходящей корреспонденции;

в) разносная книга для местной корреспонденции;

г) книга жалоб и предложений;

д) контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в госу­дарственной нотариальной конторе несет ответственность ее руко­водитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим распоряжени­ем назначать ответственного, если, кроме, него есть другие нотариу­сы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.

При составлении документов организационно-распорядитель­ного характера следует руководствоваться названной Инструкцией по делопроизводству, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопро­изводства.

Так, на любом документе должно быть указано его наименова­ние: приказ, справка, отчет, сведения и т. д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем и который должен быть предельно кратким и точно отражать со­держание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при написа­нии адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью, например 20 января 1997 года; или тремя парами араб­ских цифр - 20.01.97 г. Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу, ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес об­щественных организаций, личная переписка, любые другие доку­менты, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистра­ции, вносятся в Журнал входящей корреспонденции под порядко­вым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

Важно знать и строго выполнять следующее требование пра­вил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претен­зии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчужде­ния жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируют­ся в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в со­ответствующих книгах и журналах согласно Инструкции о поряд­ке совершения нотариальных действий государственными нота­риальными конторами РСФСР.

Документ считается исполненным, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ коррес­понденту. После исполнения документ подшивается в соответ­ствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт ис­полнения документа. От метка об исполнении представляет со­бой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места - на его обороте.

Все исходящие документы регистрируются в Журнале исходя­щей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий по рядковому номеру по Жур­налу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в ко­тором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вру­чает документ адресату под расписку в Разносной книге.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осу­ществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариаль­ной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе имеется своя номенклатура, но ее основой является примерная. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реес­тры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В но­менклатуре должны быть предусмотрены резервные номе­ра на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окон­чании года в номенклатуре делается итоговая запись о количе­стве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учет­ным документом для дел долговременного хранения, в связи с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наслед­ственных прав, подшиваются в соответствующие наследствен­ные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же но­мером и перерегистрации не подлежит. При формировании на­рядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к нарядам, в них не подшиваются.

Архив нотариальной конторы. Учет и хранение документов в нота­риальной конторе производятся в соответствии с Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР и указаниями о сроках хранения документальных материа­лов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции.

Нотариальные документы и документы, на основании кото­рых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в но­тариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в госу­дарственные архивы.

На дела постоянного хранения составляются описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включе­нием необходимых сведений об их составе и содержании. Одно­временно с подготовкой документов для хранения в нотариальной конторе осуществляется отбор документов, подлежащих уничто­жению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничтоже­ния комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех чело­век, руководствуется действующими правилами, инструкциями Главного архивного управления, соответствующими указаниями Министерства юстиции Российской Федерации. Уничтожение до­кументов производится после того, как описи на дела (наряды) по­стоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в за­крывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воз­действия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохран­ность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не разре­шается. В исключительных случаях по требованию суда, прокура­туры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъ­ятие может быть произведено с обязательным оставлением заве­ренной копии изъятого документа, составлением протокола вы­емки или запроса суда.

В случае расторжения договора отчуждения из архива конторы продавцу (дарителю) выдается правоустанавливающий документ, имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об от­чуждении имущества.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематиза­ция документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твер­дую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 - 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются про­стым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда дол­жен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, а также другие необходимые надписи - о количестве листов, годе обра­зования данного наряда. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.