Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

2.1.3.    Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

 

Одним из обязательных элементов организационной части учетной политики, утвержденных ст.6 п.3 ФЗ №129 является утверждение порядка проведения инвентаризации активов и обя­зательств организации. [1],

Нормативная база проведения инвентаризации и оформле­ния ее результатов представлена в документах всех уровней нор­мативной системы регулирования бухгалтерского учета в РФ:

в Федеральном законе РФ от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бух­галтерском учете»; в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчет­ности в РФ, утвержденном приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н (пункты 26-28); в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых опе­раций, по учету результатов инвентаризации»; в Методических указаниях по инвентаризации имуще­ства и финансовых обязательств, утвержденных прика­зом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49; в отраслевых инструкциях. [16]

В соответствии со ст.12 п.2 ФЗ № 129 проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муни­ципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально-ответственных лип; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрез­вычайных ситуаций; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством. [1]

Кроме случаев, установленных законодательством, проведе­ние инвентаризации определяется руководителем организации как элемент учетной политики.

Элементами учетной политики организации является коли­чество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, пе­речень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.

Например, для обеспечения полноты и своевременности расчетов с поставщиками и покупателями по договорным обяза­тельствам за приобретенные и реализованные товары целесооб­разно проводить ежеквартально инвентаризацию расчетов с де­биторами и кредиторами.

По расчетам с налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими органами по налогам и обязательным пла­тежам также целесообразно проводить инвентаризацию по­квартально.

Инвентаризацию кассы необходимо проводить ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности.

Периодичность проведения инвентаризации дебиторской задолженности для создания резерва по сомнительным долгам также определяется как элемент учетной политики.

Для проведении инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентариза­ционная комиссия. При малом объеме работ проведение инвентаризации допус­кается возлагать на ревизионную комиссию.

Порядок проведения инвентаризации устанавливается при­казом руководителя (форма ИНВ-22). Приказ является письменным заданием на проведение ин­вентаризации.

Документальное оформление результатов инвентаризации производится с использованием Унифицированных форм первич­ной учетной документации, утвержденных Постановлением Гос­комстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

В приказе об учетной политике должно быть определено:

количество инвентаризаций в отчетном году; даты их проведения; перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них; состав инвентаризационной комиссии. [16]

В тоже время считается, что для того, чтобы избежать излишней детализации учетной политики, необходимо отразить лишь основные из видов инвентаризации. [23]

2.1.4. Правила документооборота и технологии обработки учетной информации

 

Законом «О бухгалтерском учете» предусмотрено при утверждении учетной политики установление правил документооборота и технологии обработки учет­ной информации. [1]

В настоящее время все организации самостоятельно разрабатывают документы, в которых содержится схема или график документооборота. Как показывает практика, при их подготовке можно определить круг вопросов, который решает­ся в данном случае. Но при этом надо учитывать, что график до­кументооборота строго индивидуальный для каждой организа­ции, т. к. в нем находят отражение, с одной стороны, объектив­ные требования бухгалтерского учета, а с другой - указываются методы и способы их реализации в данной организации с уче­том специфики ее деятельности и организационно-управлен­ческой структуры. Именно график документооборота позволя­ет определить центры ответственности при осуществлении раз­личных хозяйственных операций и оформлении отдельных пер­вичных документов.

В Приказе об учетной политике, как правило, указывается, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете надо произво­дить в соответствии с графиком (схемой) документооборота, ут­вержденным в установленном порядке, однако сам график пред­ставляет собой очень часто отдельный документ.

Работу по составлению графика документооборота органи­зует главный бухгалтер. Основой разработки графика документо­оборота является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29 июля 1983 года.

В соответствии с этим Положением график должен устанав­ливать в организации рациональный документооборот, т. е. пре­дусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять срок его нахождения в подразделениях. [16]

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок исполнения документа и порядок передачи в архив. [23]

При установлении сроков передачи документов необходимо учитывать требования ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность орга­низации» к промежуточной бухгалтерской отчетности (раздел XI): [16]

организация должна составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года. промежуточная бухгалтерская отчетность состоит из Бухгал­терского баланса и Отчета о прибылях и убытках. организация должна сформировать промежуточную бухгал­терскую отчетность не позднее 30 дней по окончании отчетного периода. [5]

С учетом указанной даты в приказе об учетной политике дол­жен быть установлен срок представления промежуточной бухгал­терской отчетности обособленными структурными подразделе­ниями в головную организацию.

Технология обработки учетной информации в большей сте­пени зависит от формы учета, самостоятельно выбираемой орга­низацией. [16]

Одной из основных составляющих той или иной фор­мы счетоводства является совокупность регистров бухгал­терского учета.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в ви­де машинограмм, полученных при использовании вычис­лительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. [20]

Пунктом 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации установлено, что «формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуют­ся Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерс­кого учета или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических прин­ципов бухгалтерского учета». [2]

Минфин РФ для коммерческих и некоммерческих ор­ганизаций (за исключением бюджетных организаций) ре­комендует применять:

единую журнально-ордерную форму счетоводства для предприятий (утверждена Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63 с учетом рекомендаций, данных Письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59); журнально-ордерную форму счетоводства для не­больших предприятий и хозяйственных организаций (ут­верждена Письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. № 176 с учетом рекомендаций, данных Письмом Минфи­на РФ от 24 июля 1992 г. № 59); упрощенную форму бухгалтерского учета (простая и форма с использованием регистров учета имущества) для субъектов малого предпринимательства (утверждена Приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н); форму бухгалтерского учета с использованием вы­числительной техники (требования к программам и реги­страм бухгалтерского учета приведены в Методических рекомендациях Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. № 35/34-Р/426); мемориально-ордерную форму счетоводства (опи­сание приведено в утратившем силу Письме Наркомфина СССР от 25 января 1946 г. № 46); другие формы регистров бухгалтерского учета (жур­нал-главная и т.п.)

На выбор формы учета прежде всего влияют содержа­ние и масштабы хозяйственной деятельности предпри­ятия, уровень механизации учетных работ. Все еще очень распространенной на практике является журнально-ордерная форма. В ней применяются, как правило, два ви­да бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомога­тельные ведомости. Эта форма используется при боль­ших объемах хозяйственной деятельности в условиях ручной обработки информации. Она позволяет в значи­тельной степени организовать параллельное ведение учета на разных его участках.

На небольших, только начинающих свою хозяйствен­ную деятельность предприятиях, удобна для применения форма журнал-главная, совмещающая хронологическую и систематическую записи бухгалтерского учета.

Многие предприятия в настоящее время применяют различные программы по бухгалтерскому учету, а также используют разработанные своими силами учетные реги­стры или применяют на практике сочетание различных форм и регистров учета. [20]

Организации, осуществляющие бухгалтерский учет с ис­пользованием специальных программ, применяют те регис­тры бухгалтерского учета, которые содержатся в этих про­граммах.

При составлении учетных регистров на машинных носителях информации необходимо обеспечить изготовление их копий на бумажных носителях.

Регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных носителях ежемесячно, подписываются, и сдаются в сроки, уста­новленные для исполнителей в их должностных инструкциях, или согласно графику документооборота.

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета дол­жно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. [16]

Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственность, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб.

В учетной политике не стоит подробно описывать весь график документооборота, достаточно лишь отразить основные положения. Полный график документооборота целесообразно изложить в отдельном приказе по организации. [23]

В приказе об учетной политике необходимо установить, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгал­терской отчетности является коммерческой тайной. [16]