Линейно – штабная система

2.4.  Линейно – штабная система.

Эта система основывается на линейной системе руководства.

С ростом организации у руководства возникает необходимость в привлечении специальных экспертов – советников, референтов, юристов и т.д., которые объединяются в специализированные функциональные подразделения (штабы) для решения тех или иных задач, включая специалистов по различным сферам деятельности. Таким образом, линейное руководство дополняется штабным. При этом разгружается высшее руководство и повышается мобильность управления (рис.8).

Начальник цеха

Механик Экономист Энергетик

Технолог Диспетчер Нормировщик

Начальник Начальник Начальник

участка1 участка 2 участка3

Рис.8. Схема линейно – штабного управления.

Если линейные руководители несут ответственность за достижение главных целей фирмы, то штабные обычно выполняют роль консультантов – готовят рекомендации и проекты. Но нередки случаи, когда они воздействуют на всю производственную и управленческую систему.

В задачи штаба входят :

1)    получение и анализ информации, характеризующей внутреннюю и внешнюю

ситуацию;

2)    подготовка проектов решений;

3)    текущее консультирование руководства;

4)    содействие в проведении контроля.

Достоинства :

1)    сохраняет преимущества линейной системы;

2)    обеспечивает решения более высокого качества за счет привлечения

высококомпетентного персонала;

3)    повышает возможности оперативного решения нестандартных ситуаций.

Недостатки :

1)    увеличение процесса принятия решений;

2)    возможность несогласованной деятельности отдельных штабных подразделений;

3)    безответственность штабных работников за реализацию своих решений;

4)    личные амбиции членов штаба;

5)    при больших объемах работ нагрузка на линейного руководителя и его аппарат – весьма значительная.

2.5.  Матричная система.

Матричная или проектная, программно – целевая система предусматривает

создание временной организации для решения конкретной задачи внутри функционального подразделения. Ее члены – высококвалифицированные специалисты в разных областях, собравшиеся для осуществления сложного проекта в проектную группу.

Эта система применяется при разработке научно – технических программ и проектов. Многие фирмы создают такую систему управления, чтобы сконцентрировать внимание и усиление на разработке особо важных новых технологий, продуктов и т.п.

Наряду с постоянными функциональными отделами образуется временные проектные группы для решения конкретных проблем, члены которых остаются в штабе функциональных подразделений. Это позволяет легко перемешать персонал при переходе от одного проекта к другому и лучше использовать потенциал коллектива.

Формирование проектной группы проходит такие стадии:

1)    подбор участников;

2)    период срабатываемости;

3)    период нормального функционирования;

4)    период реорганизации;

5)    расформирование.

Для эффективной деятельности такой группы ее руководитель (проект –

менеджер) должен правильно распределять функции и обязанности, четко ставить цели, задачи и планировать работу, заинтересовать каждого, создать благоприятный психологический климат, избегать конфликтов.

Система предполагает подробное описание всех организационных связей с указанием, кто и в какой степени участвует в разработке, когда выполняется данная работа, каков ее объем, чем она заканчивается и куда передается.

Когда проект завершен, группа распускается – специалисты занимают свои прежние места или переходят в новую проектную команду.

Члены этих групп выбираются из числа наиболее квалифицированных специалистов, которые в дополнение к их постоянным функциональным обязанностям назначаются руководителями конкретных проектов в данном подразделении. Они взаимодействуют с нужными для выполнения работы исполнителями и руководят ими. В то же время по отношению к другим заказам они являются исполнителями и должны выполнять указания старших специалистов, отвечающих за эти заказы.

Сущность матричной системы заключается в том, что совместная работа линейных и функциональных руководителей предусматривается не по всем, а по строго установленным вопросам.

Система более всего эффективна в условиях индивидуального и мелкосерийного производства, при которых переход на новый вид продукции требует изменений в технологии, а степень детерминированности планирования низка.

Эта система объединяет главные ее достоинства, ориентированные как на продукт (проект), так и на функционирование самой системы. Она более гибкая и допускает одновременное осуществление на разных этапах разработок различных видов работ.

Рис.9.Матричная Руководитель

схема

управления.

Функцио- Функцио- Функцио- Функцио-

нальный нальный нальный нальный

руководи- руководи- руководи- руководи-

тель№1 тель№2 тель№3 тель№4

Линейный Линейный Линейный

руководитель№1 руководитель№2  руководитель№3

Достоинства :

1)    сохраняет преимущества линейно – функциональной системы;

2)    нацеливает на взаимную согласованность работы всех подразделений для

достижения цели проекта;

3)    упрощает координацию выполнения работ;

4)    формирует предпосылки для наиболее квалифицированного исполнения

отдельных функций;

5)    вырабатывает гибкость в организации;

6)    служит преодолению бюрократических препятствий в работе ведущих

специалистов;

7)    налаживает хорошие связи между группами специалистов вследствие работы с

двумя начальниками;

8)    дает возможность производить кадровые изменения и не загружать персонал

 долгосрочными заданиями в следствии относительной автономности;

9)    способствует тому, что результаты различных направлений деятельности могут привести к принятию творческих решений.

Недостатки:

1)    временность коллектива;

2)    нарушение принципа единоначалия ( двоевластие, подчиненность

функциональному отделу и проектной команде одновременно);

3)    сложность взаимоотношений – в сработанности, совместимости и т.п.;

4)    возникновение конфликтов вследствие различной ориентации начальника;

5)    проблемы с распределением ресурсов;