Пропажа или гибель первичных документов

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

• в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

• в Инструкции "О порядке изъятия должностным лицом государст­венной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объ­ектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организа­ций и граждан", утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утвержда­ется руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вы­шестоящей организации.

1.3.      Обработка документов

1.3.1.   Регистры бухгалтерского учета

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в при­нятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учет­ные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени ав­томатизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для от­ражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской от­четности.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на[1]:

• книги;

• карточки;

• свободные листы;

• машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

• машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтер­ского учета в хронологической последовательности и группироваться по со­ответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

• хронологические (регистрационный журнал);

• систематические (главная книга счетов);

• комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регист­рах, они могут быть:

• синтетическими (главная книга счетов);

• аналитическими (карточки);

• комбинированными (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы опреде­ленного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководи­теля предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возмож­ность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различ­ных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся пред­метов, готовой продукции.

Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более ра­ционально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результа­тов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгал­терского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в ре­гистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено под­писью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтер­ской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотрен­ных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хра­нить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Похожие работы

Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

Скачать

129327

0

15

... и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»   2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует ...

Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

Скачать

158977

11

1

... , а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 ...

Графовая модель композитного документооборота

Скачать

43772

0

2

... . Полученные два языка будем использовать для установления однозначного соответствия между понятиями теории графов и понятиями композитного документооборота, введенными и применяемыми автором этой статьи [8, 10]. 3.2.2. Графовая модель При построении графовой модели документооборота предлагается использовать следующий способ отображения документооборота графами. Для задания множества вершин ...

Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД

Скачать

213973

23

2

... операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и ...