Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

Оглавление

Введение

Глава 1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»

1.1 Анализ организационной структуры компании

1.2 Характеристика деятельности компании

1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией

Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»

2.1 Общие положения организации документооборота в компании

2.2 Этапы документооборота компании

2.3 Система электронного документооборота

Глава 3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ЗАО «Жилищный капитал»

3.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании

3.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Актуальность. Современная российская экономика в качестве основной характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных отношений и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальное переустройство системы управления, обновление кадрового состава работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными на учетных данных Росархива.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления – функция документа – вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал», которое ориентировано на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:

-                провести анализ организационной характеристики ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-                рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-                выявить проблемы и недостатки организации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-                разработать рекомендации повышения эффективности документооборота компании.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Предметом исследования является система документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основой послужили: исторический подход, системный и функциональный анализ.

Структура работы строилась в соответствии с поставленной целью и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»   1.1 Анализ организационной структуры компании

Начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.[1]

В состав Группы входят[2]:

ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» является управляющей компанией Группы, определяет стратегию и тактику развития Группы компаний, осуществляет функции инвестора и заказчика строительства.

ООО «Торговый дом недвижимости «Жилищный капитал» является риэлтерской компанией, реализует новостройки и вторичное жилье в Москве, Подмосковье и в Краснодарском крае, оказывает помощь в оформлении прав собственности на недвижимость и в решении иных вопросов, связанных с приобретением жилья.

ООО «Управляющая компания «ЖК-Сервис» осуществляет работы по дизайну, отделке, и ремонту квартир и офисов, согласованию и регистрации перепланировок помещений.

ООО «ЖК-Эксплуатация» оказывает услуги по комплексному управлению объектами недвижимости Группы компаний «Жилищный капитал», а также технической эксплуатации и обслуживанию зданий, тепло – и электрогенерирующих установок.

ООО «ЖК-ПОДРЯД» выполняет подрядные работы по строительству объектов недвижимости, осуществляет функции генерального подрядчика, субподрядчика производит проектно – сметные, строительно-монтажные работы.

ООО «ЖК-ФИНАНС» осуществляет привлечение заемных средств в проекты Группы компаний, разрабатывает и реализует новые способы привлечения инвестиций.

ООО «ЖК-Развитие» занимается анализом рынка, поиском и привлечением новых инвестиционно-строительных площадок в Москве, Московской области, регионах России и странах Европы.

Все эти компании являются 100% дочерними предприятиями ЗАО «Жилищный капитал».

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».[3]

Ответственное отношение к бизнесу для ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» означает также и ответственное отношение к обществу. Компания оказывает спонсорскую поддержку общеобразовательным учреждениям, участвует в различных форумах по проблемам детства и молодежи, постоянно заботится о ветеранах ВОВ и военной службы, оказывает помощь в социально-экономическом развитии некоторых районов г. Москвы. Предметом нашей особой заботы является восстановление Свято-Троицкого Стефано-Махрищского монастыря, одной из древнейших святынь Владимирской земли, одного из старейших и красивейших храмов Москвы - храма святого преподобного Симеона Столпника. Наши усилия в благотворительной сфере были высоко оценены общественностью, и в 2006 году компания была награждена золотой медалью «Национальное достояние» за «благородство помыслов и дел». [4]

Началом истории Группы стало создание в 1997 г. ЗАО «Жилищный капитал» и получение им аккредитации при Москомархитектуре и Департаменте внебюджетной политики Правительства Москвы. На этом этапе компания представляла собой агентство недвижимости; в то же время компания выступила как поверенный Правительства Москвы по реализации проектов в московских новостройках: Митино, Ново-Косино, Жулебино, Северное и Южное Бутово.

Закономерным развитием деятельности стало участие ЗАО «Жилищный капитал» в проектах строительства жилья в качестве инвестора. В 1998 г. компания впервые инвестировала в строительство жилых домов в г. Долгопрудном и в г. Химках. Вскоре список инвестиционных проектов пополнился адресами в Мытищах, Чехове, Дедовске, Балашихе, Домодедово, Одинцово, Лыткарино, Щёлково, Люберцах.[5]

С этого момента Группа переживает период активного развития, что выражается в существенном увеличении объемов деятельности. Накапливающийся опыт позволяет постоянно улучшать качество работ; кроме того, освоение новых направлений позволяет расширить список предлагаемых компанией услуг и сформировать уникальный пакет.

В 2002 году ЗАО «Жилищный капитал» получает лицензии на деятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом и создает отдел капитального строительства.

В 2003 году Правительство Москвы предоставляет ЗАО «Жилищный капитал» право строительства жилых домов в столице, и уже в следующем году компания сдает пятисекционный кирпичный дом в г. Люберцах по ул. Шевлякова общей площадью более 13 000 кв. м.

В 2004-2005 гг. формируется современный облик Группы. Во главе с управляющей компанией ЗАО «Жилищный капитал» создается структура, цель которой – предоставление полного комплекса услуг на рынке недвижимости, включая функции инвестора и заказчика, а также выполнение строительно-монтажных работ, предоставление риэлтерских услуг, оформление прав собственности, согласование перепланировок, ремонт, дизайн и декорирование помещений, эксплуатацию и техническое обслуживание зданий.[6]

В 2006 г. с целью привлечения внешнего финансирования проектов Группы создается ООО «ЖК-Финанс».

Надежность компании подтверждается лицензиями на осуществление строительства зданий и сооружений в соответствии с Госстандартом, на осуществление деятельности по производству и реализации тепловой энергии. Мы также являемся членом Ассоциации инвесторов г. Москвы, Российской гильдии риэлторов, Московской гильдии риэлторов, членом Российского союза промышленников и предпринимателей, Московской торгово-промышленной палаты. В феврале 2007 года решением Общественного Совета Московской торгово-промышленной палаты ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включено в Реестр надежных предприятий г. Москвы.[7]

Структура корпоративного управления компании сформирована с учетом всех требований и возможностей, предоставляемых на сегодняшний день как нормативно-правовой базой РФ, так и сложившейся успешной практикой.

Сформированная структура корпоративного управления компании, прежде всего, призвана обеспечить:

-                      максимальную эффективность и надлежащий контроль деятельности компании;

-                      гарантировать соблюдение прав и интересов как собственников компании (ее акционеров), так и инвесторов, кредиторов, партнеров компании, а также иных лиц, прямо или косвенно связанных с деятельностью компании;

-                      активное и стабильное развитие компании.

Структура корпоративного управления представлена на рис. 1.

ЗАО «Жилищный капитал» имеет постоянный, стабильный состав инженерно-технических работников, имеющих большой опыт работы в строительной отрасли, а также постоянный состав квалифицированных рабочих различных специальностей.[8]

В Приложении 1 представлена организационная структура ЗАО «Жилищный капитал» (Приложение 1).

Рис. 1. Структура корпоративного управления[9]

Как показал анализ, что организационная структура управления ЗАО «Жилищный капитал» – линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ЗАО «Жилищный капитал» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Жилищный капитал» Генеральный директор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании. [10]

Непосредственно генеральному директору подчиняются Заместители генерального директора.

Таким образом, организационно-управленческая структура ЗАО «Жилищный капитал» соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

  1.2 Характеристика деятельности компании

Деятельность ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» - каждой его структуры и каждого его сотрудника – направлена на оптимальное решение одной из самых важных жизненных задач человека – приобретение жилья и его превращение в комфортный и уютный дом. Мы ясно понимаем, что от качества нашей работы зависит не только материальное, но и душевное и духовное благополучие наших клиентов, и именно этим обусловлены добросовестность и ответственность, с которой ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» всегда выполняет принятые на себя обязательства.^[11]

ЗАО «Жилищный капитал» предлагает широкий спектр различных работ и услуг в сфере недвижимости: это строительство, генеральный подряд, привлечение и управление финансами в сфере строительства, а также все операции с первичной и вторичной недвижимостью, техническая эксплуатация и управление недвижимостью, ремонт, отделка, дизайн помещений.^[12]

Кроме этого ЗАО «Жилищный капитал» предлагает следующие услуги^[13]:

-                      сдача в аренду оборудования, помещений и иного имущества;

-                      операции с недвижимостью - риэлтерская деятельность;

-                      оказание консультационных услуг;

-                      торгово-закупочная деятельность;

-                      торгово-посредническая деятельность;

-                      снабженческо – сбытовая деятельность;

-                      строительство и ремонт жилых и нежилых помещений;

-                      лизинговая деятельность, включающая инвестиции в ценные бумаги, недвижимость, производство и другие сферы общественной жизни, как на территории РФ, так и за ее пределами;

-                      операции с ценными бумагами;

-                      организация и проведение аукционов, выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов, как в РФ, так и за ее пределами;

-                      организация и проведение деловых встреч, симпозиумов, конференций, бизнес туров, круизов и др. туристических и деловых поездок; содействие в подготовке и оформлению правовой, экономической и др. документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскими предприятиями, так и с иностранными (зарубежными) партнерами;

-                      разработка и внедрение перспективных технологий и другая научно-производственная деятельность, осуществление научно-исследовательских, проектно-изыскательских работ, выявление перспективных разработок и внедрение их во все сферы общественной жизни;

-                      проведение семинаров и тренингов;

-                      организация торгово-закупочной деятельности;

-                      организация и ведение оптовой и розничной торговли;

-                      внешнеторговая деятельность;

-                      осуществление иной деятельности, не запрещенной законодательством РФ.

Все перечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). [14]

Приоритетным направлением компании является инвестиционно-строительная деятельность в сегменте жилой недвижимости экономического класса.

Для достижения своих целей ЗАО «Жилищный капитал» имеет право совершать любые незапрещенные законодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность.[15]

При осуществлении видов деятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренные действующим законодательством России, ЗАО «Жилищный капитал» в установленном порядке получает лицензии.

  1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.[16]

Служба делопроизводства представлена управлением документационного обеспечения административно-правового департамента ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». В управление документационного обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит (приложение 2):[17]

1.                 Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

2.                 Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.

3.                 Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (с разбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

4.                 Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5.                 Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

7.                 Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

8.                 Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

9.                 Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

10.             Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

11.            Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

12.            Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан (приложение 3)[18]:

1.                 Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

2.                 Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

3.                 Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4.                 Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5.                 Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.

6.                 Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан (приложение 4)[19]:

1.                 Регистрировать и учитывать документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в Компанию извне, а также создаваемые в Компании.

2.                 Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

3.                 Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

4.                 Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

5.                 Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Вести базы данных по документообороту.

7.                 Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

8.                 Составлять описи документов для передачи по назначению.

Выводы по главе 1

Таким образом, можно сделать вывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия.

Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»   2.1 Общие положения организации документооборота в компании

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.[20]

Рассмотрим подробнее их сущность.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.[21]

Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.[22] При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1.           оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

2.           однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3.           параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы[23]:

-                получаемые извне (входящие документы);

-                созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

-                от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

-                подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

-                других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

-                частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:[24]

а) по видам документов:

-                организационно-распорядительные;

-                информационно-справочные;

-                учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

-                инициативные (требующие ответа или исполнения);

-                присланные / отправляемые для сведения;

-                ответные;

в) по направлению движения:

-                направляемые руководителю организации;

-                направляемые в структурные подразделения;

-                направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

-                внутренние;

-                исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения[25]:

-                отправляемые в подразделения (филиалы);

-                функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически[26]:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[27]

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.[28]

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов[29]:

-                организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

-                                        приказы генерального директора по основной деятельности;

-                                        приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

-                                        распоряжения генерального директора по основной деятельности;

-                                        протоколы совещаний;

-                                        положения, инструкции, правила, регламенты;

-                внутренние документы (служебные записки);

-                служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

-                договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)[30].

-                Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

-                Документы по строительству.

-                Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

-                Документы по кадровой деятельности.

-                Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

-                Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов[31].

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

-                инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

-                договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

-                стратегии реализации инвестиционных проектов;

-                бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

-                планы продаж и рекламных мероприятий;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

-                договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

-                исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

-                договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                акты предъявления векселей для погашения;

-                договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

-                договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                приказы по кадрам;

-                должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

-                договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

-                договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);

-                протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;

-                решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;

-                приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;

-                распоряжения генерального директора по основной деятельности;

-                протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;

-                договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.

Далее рассмотрим этапы документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

2.2 Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

-                Регистрация и учет поступающих в организацию документов

-                Подготовка и регистрация отправляемых документов

-                Прохождение внутренних документов

-                Учет объема документооборота

-                Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более подробно.

I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.[32]

С помощью почтовой связи в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.[33]

Для обеспечения оперативной доставки документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», в составе административно-правового департамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел (приложение 6).

Письма, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении.

Конверты с письмами, адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.[34]

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.[35]

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.[36]

Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, а затем направляются генеральному директору или в подразделение.

Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения генеральным директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

Договоры могут поступать в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).[37]

Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров.[38]

Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных АССД посредством создания ЭК. Наряду с другими данными в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя, отчество работника ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», от которого поступил договор, или наименование (для физического лица - фамилия, имя отчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента).[39]

Подлинник договора с бланком резолюции передается в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

Все поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору централизованно – работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

Подлинники договоров, поступивших в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиями заполненных бланков для резолюций) – в управление документооборота.[40]

Подлинники договоров, поступивших в компанию в виде приложений к письмам, передаются в управление документооборота. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлении документооборота.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями[41]:

-                ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное должностное лицо;

-                подлежащие передаче документы регистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов;

-                подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

-                поступившие факсограммы регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

-                поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Документы в электронном виде, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», осуществляется административным управлением.

II. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты[42]:

-                составление проекта документа;

-                согласование проекта;

-                проверка правильности оформления документа, печать;

-                подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

-                регистрация;

-                тиражирование;

-                отправка первого экземпляра документа адресату;

-                подшивка второго экземпляра в дело.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.[43]

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», передаются почтовой и электронной связью, а также силами курьерского отдела управления документооборота.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (курьерским отделом) в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации.

С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов.[44]

Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку

При передаче отправляемого письма адресату на его копии проставляется отметка о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает в административное управление для хранения.

Важный момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.[45]

III. Прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов и распоряжений генерального директора, а также протоколов совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливаются в административном управлении и оформляются в соответствии с требованиями раздела II настоящей инструкции. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний либо на бумажном носителе либо в электронном виде посредством буфера обмена информацией или с использованием АССД.[46]

Проекты иных ОРД после подготовки в соответствующих структурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в административное управление, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

После подписания (утверждения) генеральным директором ОРД регистрируются работниками административного управления в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа) в соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) генеральным директором и зарегистрированных ОРД в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел компании.[47]

IV. Учет объема документооборота

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год[48]. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.[49]

V. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.[50]

Основные задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции.[51]

Контроль исполнения документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование генерального директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.[52]

В ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

-                срок подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня;

-                срок подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих дней;

-                срок подготовки договора (работы с поступившим договором) – 7 рабочих дней;

-                срок работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня.

Сроки работы с документами, установленные настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если генеральным директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

Контроль исполнения ОРД, внутренних документов (служебных записок), адресованных генеральному директору и требующих исполнения согласно соответствующим резолюциям, а также служебных писем обеспечивается административным управлением с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД).[53]

При постановке документа на контроль в АСКИД в обязательном порядке вносится информация: о предмете поручения, сроке исполнения, ответственном лице, а также делается отметка о контроле, которую обозначают словами «На контроле». На оригинале документа, требующего исполнения и находящегося на контроле, отметка не ставится.[54]

В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано сообщить директору административного управления о причинах такого нарушения.

Директор административного управления еженедельно представляет генеральному директору информацию о находящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованной с генеральным директором.

Контроль соблюдения сроков исполнения служебных записок на подготовку договоров, а также сроков согласования договоров обеспечивается управлением документооборота с использованием АССД.

Контроль исполнения заключенных договоров обеспечивается юридическим управлением с использованием контрольной картотеки, которая систематизируется по объектам, контрагентам, срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 4).

Рис. 4. Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

  2.3 Система электронного документооборота

Система документооборота – это выстроенная система движения документов, подтверждающих осуществление всех действий сотрудников компании (хозяйственных операций), с должностными инструкциями каждому сотруднику, участвующему в бизнес-процессах.

Система управления документооборотом невозможна без гарантированной сохранности электронных документов, которая делится на физическую сохранность файлов, обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий для воспроизведения электронных документов.

Система документооборота (ведение документооборота) сегодня - это спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Система электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.[55]

Система электронного документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Пользователями систем электронного документооборота являются практически все сотрудники из всех подразделений организации (до 80% сотрудников компании).

В системе электронного документооборота осуществляется весь цикл работы с документами ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: создание, редактирование, пересылка, ознакомление, согласование, создание поручений по документам, контроль их исполнения, подпись документов (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрация, сдача в архив, хранение (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожение и др.[56]

Принцип работы системы электронного документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» следующий: при регистрации документа в системе электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера.

При этом все документы ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. [57]

Система электронного документооборота дает возможность выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.[58]

Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может прикрепить к карточке исходного документа все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

Хранение документов в виде иерархии папок позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Один из самых трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.[59]

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это может затянуться надолго. Наличие функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.[60]

Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело.

Регистрация документов – одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении. Одним из важнейших результатов организации СЭД является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) не согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.[61]

В ходе регистрации в регистрационную форму (карточку) заносятся следующие сведения о поступившем документе[62]:

-                дата получения;

-                регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

-                дата документа;

-                регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

-                автор (корреспондент) – то есть чей это документ;

-                заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа);

-                резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

-                срок исполнения;

-                исполнитель (кто с ним работает);

-                ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

-                № дела (куда документ помещен после исполнения).

Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.

Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока.[63] Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего периода времени.[64]

Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.

Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документа и т. п.[65]

Вся нумерация ведется в течение года, и в каждом году начинается опять с номера 1. При такой системе для нахождения документа нам необходим набор поисковых признаков, однозначно описывающий документ в системе. В регистрационной системе внутри организации это вид документа, его дата и номер.

При организации баз данных, в том числе и по документам, каждой карточке присваивается уникальный идентификационный номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т. п. Он является именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в СЭД, мы сразу получим на экран карточку данного документа, а если система полнотекстовая - то и сам документ.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусмотрен реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Однако в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте 3.30 указано, что «идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации».[66]

Аналогичное описание данного реквизита, основанное на ГОСТ Р 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству, где в пункте 2.6.27 указано[67]:

«Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти».

Указание в данном поле уникального номера документа было бы более целесообразно с нескольких точек зрения.

Во-первых, сегодня мы наконец приходим к использованию электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы «Клиент - банк», сдача налоговой и другой отчетности и т. п.), но и в сфере текущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т. п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.

Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути к файлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ к ним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.[68]

Также теряет смысл указание в реквизите даты файла (создания и последней модификации). Делопроизводственная дата документа предусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектом документа, для отслеживания его версий.[69] Но эта задача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.[70]

В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Организация документооборота в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представлена на высоком уровне. Однако был выявлен ряд проблем и недостатков. Более подробно рассмотрим их в третьей главе.

Выводы по главе II

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству, которая разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы.

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы: регистрация и учет поступающих в организацию документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов.

Система документооборота (ведение документооборота) сегодня - это спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Проведя во второй главе работы анализ существующего положения, в следующей главе выявим проблемные места организации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и разработаем направления совершенствования.

Глава 3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ЗАО «Жилищный капитал»

 

3.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании

 

Проведенный анализ организации документооборота в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия (рис. 5):

Рис. 5. Основные проблемы и направления их решения

Рассмотрим их подробнее.