Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

Этот этап зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

б) не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

В учреждения, в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые системе организации. После документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

2.2.3 Организация рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласования, подписания и утверждения.

 

2.3 Организация секретарской деятельности

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

-общие положения;

-функции работника;

-должностные обязанности;

-права секретаря;

-ответственность;

-взаимоотношения;

-оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит.

В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1.  Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2.  Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.  Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4.  По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.

5.  Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6.  Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7.  Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8.  Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9.  Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10.  Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11.  Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12.  Подшивка исполненных документов в дела.

13.  Выполнение работ на компьютере.

14.  Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15.  Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.

16.  Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17.  Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.

18.  Обработка и отправка исходящих документов.

19.  Планирование мероприятий на следующий день.

Окончание рабочего дня:

20.  Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21.  Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.

22.  Приведение в порядок своего рабочего места.

Глава 3 Программное обеспечение управленческой деятельности

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное обеспечение.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на схеме 3.

Текстовые и диагностические программы

Антивирусные программы

Операционные системы

Командно-файловые процессоры (оболочки)

Схема 3. Состав системного программного обеспечения

Текстовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

v  тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

v  обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

v  реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 4.

	Системы подготовки графических материалов			Системы управления проектами			Экспертные системы и системы поддержки решений		Системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления
		Прочие системы

Схема 4. Состав прикладного программного обеспечения

Системы подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

- текстовые редакторы;

- текстовые процессоры;

- настольные издательские системы.

Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы.

Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими.

Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.

С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Глава 4 Системы управления базами данных