Навигация
2.1 Системы документации
2.1.1 Организационно-правовая документация
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций – организация системы и процессов управления, т.е.:
v создание организации;
v регистрация организации;
v установление ее структуры;
v определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;
v регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
v установление режима работы и системы охраны;
v организация труда работников оценка труда работников.
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся:
Ë учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;
Ë устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;
Ë положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
Ë регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.
Разрабатывает эти документы учреждения или подразделения с привлечением юристов и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.
2.1.2 Распорядительная документация
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня;
- правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
- правовые акты организаций, предприятий.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся на:
Ø документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
Ø документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).
Постановление – это правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
2.1.3 Справочно-информационная документация
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно–справочных документов входят:
Ë докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
Ë служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
Ë объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;
Ë предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
Ë заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
Ë служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
Ë электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;
Ë справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
Ë отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
2.2 Порядок движения документов в организации
Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:
1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов
Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.
Если на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество листов.
Похожие работы
... , но и данными санитарии и гигиены труда, их рекомендациями по созданию оптимальных производственных условий, обеспечивающих сохранения здоровья человека, его устойчивую работоспособность. Направления организации труда менеджера с точки зрения самоменеджмента представлены в таблице. Таблица 3 Самоменеджмент: направления организации труда менеджера Направления организации труда Составляющие ...
... видов ИП, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала. 3.4. Технология принятия управленческого решения В процессе управления встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру приходится принимать организационные, экологические, ...
... , несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев. 2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 2.1 Общая характеристика объекта исследования ОАО «Технический университет КубГТУ» был создан 9 октября 1992 года. Новые экономические условия требовали создания в Кубанском государственном ...
... ) 0% - полностью 23% - более чем наполовину 26% - примерно наполовину 26% - менее чем наполовину 17% - практически не удовлетворяется 8% - затрудняюсь сказать Масштабность проблемы информационного обеспечения управления персоналом такова, что отмеченная позитивная динамика пока не достаточна для существенного продвижения в желаемом направлении. Имеется много факторов, препятствующих выходу ...
0 комментариев