Фінансова документація

4.2 Фінансова документація

Фінансова документація включає документи, необхідні для підготовки звітів, що надаються до податкової інспекції, а також для здійснення контролю за резуль­татами діяльності Товариства. Відповідальність за ведення такої документації покла­дається на фінансового директора, якому допомагає головний бухгалтер Товариства та контролює Ревізійна комісія. Зовнішні аудитори перевіряють цю документацію у процесі підготовки періодичних звітів, що надаються Ревізійній комісії та Загаль­ним зборам акціонерів. Всю документацію належить вести згідно з правилами та нормами, що встановлені законодавством України. Якщо Товариство має намір здійснювати зовнішньоекономічну діяльність або будь-які інші види діяльності на міжнародному ринку або збирається запропонувати свої акції іноземним інвесто­рам, то фінансова документація також повинна відповідати міжнародним стандартам та нормам ведення бухгалтерського обліку². Зовнішні аудитори можуть надава­ти Товариству консультаційну допомогу з питань ведення фінансової документації та приведення її у відповідність до встановлених норм.

Фінансова документація включає:

ü  записи про банківські рахунки;

ü  записи про рахунки кредиторської заборгованості (включаючи отримані кредити);

ü  записи про рахунки дебіторської заборгованості (включаючи надані по­зики);

ü  щомісячні, щоквартальні та річні звіти, рахунки прибутку та збитків, звіти про доходи та рух грошової готівки;

ü  звіти щодо стану контрактів, за якими здійснюються операції та рахун­ки проміжних виплат;

ü  записи про всі основні фонди;

ü  платіжні відомості щодо заробітної платні;

ü  копії усіх бізнес-планів, затверджених Загальними зборами акціонерів, а також звітів, що викладають перспективну оцінку діяльності Товариства;

ü  усі внутрішні звіти та аналізи стану справ.

4.3 Облік кадрів

Як правило, цей вид обліку здійснюється у Товаристві спеціально створеним відділом кадрів під керівництвом або за допомогою головного юриста Товариства. Належне ведення обліку кадрів передбачає систематичне заповнення, обробку та накопичення таких видів документів та інформації:

ü  трудові книжки працівників Товариства;

ü  переліки працівників з анкетними даними (прізвище, ім'я, по батькові, адреса, дата прийому на роботу, посада, оклад, зміни посадового стану, оцінка якості роботи та оцінка особистих якостей);

ü  матеріали та програми, пов'язані з підвищенням кваліфікації працівників;

ü  документація, що стосуєтеся претензій, які пред'являються працівника­ми до Товариства (включаючи скарги працівників Товариства;

ü  справи, що передаються до суду, документи, що відбивають обговорення умов трудових договорів);

ü  копії колективних та індивідуальних трудових договорів, як чинних, так і тих, що втратили силу за останні 5 років;

ü  посадові інструкції; а також документи, що містять аналіз специфіки різ­них посад та вимог, що пред'являються до робочого місця та виконавця;

ü  листування з працівниками Товариства та про працівників Товариства;

ü  штатний; розпис та система виплати компенсаційних винагород за збут продукції Товариства;

ü  перелік усіх пільг, що надаються працівникам Товариства (відпустки, медичне обслуговування, пенсійне забезпечення, премії, придбання ак­цій Товариства тощо);

ü  документи, що підтверджують внески Товариства до Пенсійного та інших фондів, участь Товариства у програмах страхування персоналу тощо;

ü  архів кореспонденції з представниками працівників Товариства;

ü  інформація про авторські права працівників Товариства на винаходи, відкриття тощо.

4.4 Юридична документація

Юридична документація повинна включати усі контракти, що укладаються або укладалися Товариством, та пов'язане з ними листування; документацію та листу­вання щодо судових або арбітражних спорів; листування та звіти, що надаються То­вариством до державних органів і навпаки. Зазначену документацію можна розді­лити на дві категорії:

документація, що знаходиться в роботі

 Договори, термін дії яких ще не закінчився; документація щодо, судових та арбітражних справ, що знаходяться в процесі розгляду; звіти поточного року, що надаються до державних органів. Ця документація повинна зберігатися у фахівця (виконавця), що відпо­відає або контролює певну сферу діяльності Товари­ства..

 архівна документація

Договори, термін дії яких вже закінчився; документація щодо судових та арбітражних справ, в яких будь брало участь Товариство; звіти за минулі роки та Інша документація минулих років. З метою пос­тійного чи тимчасового зберігання документів Това­риство може створити архів (архівний підрозділ). Звіти повинні зберігатися в архіві протягом часу, пе­редбаченого відповідними нормативно-правовими ак­тами. У випадках, коли законодавство України окремо не визначає терміну та порядку збереження докумен­тації на підприємстві, акціонерні товариства зобов'язані зберігати документи протягом терміну, визначеного Положенням про архіви підприємства, що затверджу­ється Загальними зборами акціонерів.

Юридична документація, в свою чергу, поділяється на такі категорії:

1. Договори:

документи, що стосуються кредитів, угоди щодо цінних паперів, догово­ри купівлі продажу, застави та інші договори, за якими Товариство пря­мо чи опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;

ü  договори про оренду та угоди, що стосуються нерухомого майна, яке є власністю Товариства або знаходиться в його користуванні;

ü  договори з партнерами щодо розробки, виробництва або поставки про­дукції Товариства (включаючи всі інженерні та проектні креслення);

ü  договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агента­ми та інші договори, що укладені Товариством з партнерами;

ü  договори Товариства, які стосуються переходу права власності на акції Товариства.

2. Процесуальні документи (судові процеси та арбітраж):

ü  копії усіх листів, претензій, позовів, що пред'являються Товариством або до Товариства;

ü  копії усіх рішень суду або арбітражного суду стосовно будь-яких судо­вих або арбітражних процесів, у яких брало участь Товариство;

ü  записи щодо всіх судових спорів, що очікуються.

3. Документація, що стосується цінних паперів Товариства:

ü  документи щодо реєстрації випуску цінних паперів у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку;

ü  реєстр власників іменних цінних паперів Товариства;

ü  звітність Товариства, пов'язана з випуском та обігом цінних паперів:

— річна звітність Товариства про свій фінансово-господарський стан та результати діяльності перед громадськістю та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку;

— квартальна звітність Товариства, що самостійно веде реєстр власників іменних цінних паперів, перед Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку.

Похожие работы

Дослідження організаційно-економічного стану діяльності підприємства на зовнішніх ринках на прикладі відкритого акціонерного товариства "Міжнародний комерційний банк"

Скачать

233661

21

51

... банківському ринку намагається досягнути банк, а також з загальним рівнем характеристик усередненого банку банківської системи України; В якості банка - лідера для зовнішньоекономічної орієнтації діяльності ВАТ “Міжнародний комерційний банк” виберемо ВАТ “Державний акціонерний експортно-імпортний банк України" (810 рейтингове місце в банківській системі України - дивись Додаток А [98]), в якості ...

Основні напрями удосконалення формування кадрового потенціалу у відкритих акціонерних товариствах

Скачать

26285

1

1

... успішного довгострокового розвитку акціонерних товариств. компетенція персонал організаційна культура 2. Підвищення ролі організаційної культури Одним із вагомих напрямків формування кадрового потенціалу акціонерних товариств, його розвитку, ефективного використання є втілення в організацію функціонування підприємств сучасних форм організаційної культури. Питання організаційної ...

Проект централізованого технічного обслуговування маршрутних транспортних засобів на базі філії "ТЕМП-АВТО" відкритого акціонерного товариства "РІВНЕ-АВТО"

Скачать

150155

24

9

... В) полив прилеглої території - - 0,3 2. Госп-побутова та виробнича каналізація (К1; К3) 5,04 1,26 2,86 1.3 Розрахунок виробничої програми по централізованому обслуговуванню маршрутних транспортних засобів 1.3.1 Коригування нормативів технічного обслуговування та ремонту рухомого складу Відповідно до завдання нам необхідно провести коригування нормативів технічного ...

Інформаційні системи Відкритого акціонерного товариства "Сумбуд"

Скачать

39934

1

0

... в системах. Обов'язки вповноваженого органа в сфері захисту інформації в системах виконує центральний орган виконавчої влади в сфері криптографічного й технічного захисту інформації. Уповноважений орган у сфері захисту інформації в системах: - Розробляє пропозиції по державної політики у сфері захисту інформації забезпечує її реалізацію в рамках своєї компетенції; - Визначає вимоги й порядок ...