Документальное оформление учета кадров и оплаты труда

1.3 Документальное оформление учета кадров и оплаты труда

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты делятся:

- на формы по учету кадров - применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности;

- на формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Госкомстата России от 5 января 2007 г. N 1.

Структура, штатный состав и штатная численность организации фиксируются в штатном расписании (форма N Т-3).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается оно приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Прием на работу. При поступлении на работу работник должен написать заявление. В нем он указывает дату, с которой приступает к работе, и свою будущую должность.

На основании заявления составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме N Т-1.

В приказе указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

На основании приказа о приеме работника делается запись в его трудовой книжке. После того как приказ подписан руководителем (или уполномоченным лицом), работник должен обязательно ознакомиться с приказом и расписаться в нем, указав дату.

Согласно Трудовому кодексу РФ с работником заключают трудовой договор. Его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).

После составления приказа о приеме работника на работу заполняется личная карточка работника (форма N Т-2).

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год применяется график отпусков (форма N Т-7). График составляют в начале каждого года. В нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.

На основании графика отпусков кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6). Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, нет необходимости требовать от работника заявления с просьбой о предоставлении отпуска. В личной карточке работника делают соответствующие отметки (вид отпуска, его продолжительность, даты начала и окончания отпуска).

Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы (при повременной оплате труда) применяют "Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда" (форма N Т-12). Эта форма применяется в случае, если учет рабочего времени ведут вручную. Если учет рабочего времени ведут с применением средств вычислительной техники, применяется табель учета использования рабочего времени по форме N Т-13.

В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в штате организации.

Табель подписывают руководитель соответствующего структурного подразделения (на небольших предприятиях - руководитель организации), работник кадровой службы. По окончании месяца табель передают в бухгалтерию.

Организация может заключить с работником трудовой договор на время выполнения определенной работы. После того как работа будет выполнена, представитель организации должен принять ее результат. После этого с работником производят расчет.

Расчет и выплату заработной платы отражают в расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) или в двух ведомостях: по форме N Т-51 "Расчетная ведомость" отражают начисление зарплаты, по форме N Т-53 "Платежная ведомость" – выплату. При применении формы N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются. Какие ведомости использовать, бухгалтерия организации решает самостоятельно.

Организации должны вести лицевые счета (формы N N Т-54 и Т-54а) своих сотрудников. В них отражаются сведения о заработной плате, об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы и т.д. Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением вычислительной техники.

Лицевой счет открывают на один календарный год на каждого сотрудника организации.

Если работник решил расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, то не менее чем за две недели до увольнения он должен написать заявление. В заявлении работник должен указать дату, с которой он хочет уволиться, и причину увольнения.

Согласно ст. 80 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

На основании заявления оформляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8).

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе об увольнении каждый работник должен расписаться. На основании приказа об увольнении бухгалтер должен оформить записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме N Т-61, выдать работнику заработную плату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск (если она ему полагается).