Навигация
Отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД
18482
знака
1
таблица
0
изображений
1. Отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД
К моменту внедрения системы ДЕЛО на предприятии, как правило, уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:
• первичной регистрации документа;
• порядок формирования регистрационного номера документа;
• порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя к другому;
• порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
• порядок рассылки исходящих документов.
Таким образом, одной из задач СЭД является создание электронной системы документооборота, сочетающей достоинства традиционной для данной организации модели документооборота и нормы документооборота в СЭД.
В системе ДЕЛО хранится модель организационной структуры предприятия. Эта модель отражает следующие ключевые особенности организации:
• сколько подразделений существует на предприятии и какова их структурная подчиненность;
• какие из подразделений имеют собственную картотеку;
• списочный состав должностных лиц каждого подразделения;
• какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а также кто является владельцами созданных кабинетов;
• поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем системы, то должен существовать списочный состав пользователей системы;
• какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (с какими картотеками, кабинетами, папками, грифами доступа пользователь имеет право работать).
Кроме того, особенности документооборота в организации отражают справочники системы.
Справочники системы – это оформленные по определенным правилам списки, содержащие стандартную информацию, постоянно используемую в системе. Ввод данных выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры, исключить ошибки, а также ограничить выбор только разрешенными значениями.
Настройка системы, осуществляемая системным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти справочники.
Выделяют два типа справочников – линейные и иерархические. Линейные справочники представляют собой простой список элементов (например, категории адресатов; виды доставки; типы реестров; грифы доступа; типы связок; граждане; типы организации; типы виз; категории резолюций; виды подписей.)
Иерархический справочник содержит списки значений нескольких уровней иерархии. При такой организации каждый элемент списка верхнего уровня иерархии может содержать список значений более низкого уровня иерархии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа вначале будет сформирован список верхнего уровня иерархии, состоящий из наименований подразделений предприятия. При выборе какого-либо подразделения раскроется список отделов подразделения (если такое деление предусмотрено организационной структурой), а уже после выбора отдела станет доступным список должностных лиц – сотрудников выбранного отдела. Элементы, которые могут содержать список значений более низкой степени иерархии, называются вершинами. Конечные элементы справочника (например, фамилии должностных лиц) называются листьями. Вершина, в которой содержится элемент, называется родительской вершиной данного элемента. К иерархическим относятся следующие справочники: группы документов; список организаций; подразделения; рубрикатор; стандартные тексты; регионы; статус заявителя.
Кроме того, помимо линейных и иерархических справочников, в системе ДЕЛО существуют специальные справочники (например, текущая организация, кабинеты, настройка реквизитов, номенклатура дел).
Для поддержания актуальности системы документооборота в конкретной организации, в СЭД существует возможность редактирования значений справочников. Таким образом, изменение организационной структуры предприятия, его штатного расписания и т.п. будет отслежено путем добавления, удаления, изменения элементов справочника (например, удаление фамилий уволенных сотрудников).[3]
Перечень справочников, обеспечивающих настройку на организационную структуру предприятия
| Наименование справочника | Назначение справочника |
| Подразделения | Хранит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица |
| Кабинеты | Хранит информацию о созданных в системе кабинетах и списки владельцев кабинета |
| Пользователи | Хранит информацию о пользователях системы, их идентификаторах и паролях, правах доступа |
| Список организаций | Хранит наименования и адреса организаций, с которыми ведется переписка. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК, значениями которых должно быть наименование организации (например, Корреспондент или Адреса. |
| Граждане | Хранит фамилии и адреса граждан, с которыми ведется переписка. |
| Группы документов | Хранит информацию о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки |
| Грифы доступа | Хранит список возможных грифов доступа (например, «общий», ДСП), используемый для формирования реквизита РК Гриф доступа. |
| Стандартные тексты | Хранит стандартные формулировки, используемые при формировании значений реквизитов РК: текстов резолюций, краткого содержания документа, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля, оснований для списания в дело. |
| Рубрикатор | Хранит наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), что в дальнейшем может быть использовано при формировании запроса на поиск документов одной тематики. |
| Виды доставки | Хранит стандартный список возможных видов доставки документа (например, почта, фельдсвязь и т.п.), используемый для формирования реквизита РК Доставка. |
| Типы связок | Хранит список стандартных типов связок между документами (например, «в исполнение – исполнено», «в отмену – отменено»). Например, если регистрируемый документ отменяет действие какого-либо другого документа (документов), то путем выбора из справочника между ними может быть установлена связка «в отмену – отменено». При этом появляется возможность перехода по связке от одного документа к другому. То есть, работая с документом, отменившим действие других документов, можно быстро вызвать любой из отмененных документов. |
| Типы реестров | Содержит список типов реестров – списки документов, отправляемых из организации одним или несколькими пакетами. Справочник используется при работе с функцией Реестры внешней отправки |
| Виды подписей | Хранит виды электронно-цифровых подписей, которые могут быть использованы для подписания файлов, прикрепленных к проектам документов (например, «Авторская», «Согласующая», «Утверждающая» и пр.). |
| Категории резолюций | Содержит список категорий, которые могут быть присвоены резолюциям и проектам резолюций, чтобы отметить их для различных информационно-справочных целей |
| Статус заявителя | Используется при формировании справочника Граждане. Хранит информацию о социальном статусе и социальном положении граждан |
| Номенклатура дел | Хранит заголовки дел, в которые подшиваются документы, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии. |
| Настройка реквизитов | Используется для настройки отображения критериев отбора РК и РКПД для таких режимов поиска, как Обобщенный поиск и Поиск РКПД. Кроме того, справочник содержит сведения о дополнительных реквизитах РК и тематических рубрик, используемых при регистрации и редактировании документов. |
| Типы виз | Содержит стандартные формулировки, используемые при визировании проектов документов. |
Похожие работы
... технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы. ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ООО "КСЕНОКС" 2.1 Постановка задачи Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. ...
... обеспечивают пользователю доступ к документам системы и их методам. Класс АРМ содержит также собственные атрибуты и методы, такие, например, как списки пользователей, правила доступа и т.д. Приведем модель технологического документооборота предприятия. Диаграмма, описывающая указанную модель, носит название диаграммы прецедентов и имеет вид: Рис. 3. Этап оформления договора (рис. 3) описывает, в ...
... и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует ...
... , а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 ...
0 комментариев