1.2.3.1 Состав технических средств АРМ
В состав технических средств входит как непосредственно ЭВМ, на базе которой реализуется данное АРМ, так и периферийные устройства и иные технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от поставленных задач. Основными компонентами ЭВМ являются: центральный микропроцессор, системная шина, оперативная память, устройства ввода-вывода, накопители информации. Также к ЭВМ могут подключаться: печатающие устройства (принтеры, плоттеры), коммуникационное оборудование (модемы), устройства ввода изображений (сканеры).
1.2.3.2 Информационное обеспечение и методическая документация
Информационное обеспечение и методическая документация также играют важную роль в эффективном функционировании АРМ. Информационное обеспечение означает постоянную информационную поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места. Функционирование современных АРМ невозможно без снабжения своевременной, достоверной и качественной информацией. Методическая документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка функционирования данного АРМ, и, как правило, включает в себя состав входных и выходных документов, инструкционные карты, должностные инструкции и другие документы. Создание продуманного, несложного в освоении комплекса методической документации особенно важно, когда в организации впервые внедряется система автоматизированных рабочих мест. В этом случае необходимо подробно объяснить сотрудникам порядок работы с новым для них оборудованием, пояснить все положительные стороны его использования. При необходимости следует организовать для работников посещение курсов повышения квалификации по работе с |вычислительной техникой. Необходимо сделать все возможное, чтобы при внедрении в организации современных технологий обработки информации сотрудники не считали появившиеся технические средства помехой их обычной работе, а поняли всю выгоду и вес преимущества их использования.
1.2.3.3. Состав программного обеспечения АРМ
Используемые в процессе построения и эксплуатации АРМ программные средства подразделяются на общее и функциональное программное обеспечение.
Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. В него входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы (например, антивирусные, программные средства защиты информации). Еще одним важным элементом общесистемного программного обеспечения являются средства написания и отладки собственных программ пользователя. К ним относятся разнообразные редакторы, позволяющие создавать программы на различных языках программирования (Pascal, С, С++ и пр.). Подобные программные средства могут понадобиться в том случае, если для работы необходимо создание собственных программ, аналогов которых нет на рынке программного обеспечения.
Функциональное программное обеспечение (ФПО) определяет профессиональную ориентацию АРМ. Именно здесь реализуется направленность на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. Именно от состава функционального ПО зависит специализация конкретного АРМ. Так как ФПО в конечном счете определяет область применения АРМ и состав решаемых пользователем задач, то оно должно разрабатываться на основе программных средств диалоговых систем, предназначенных для выполнения функций со схожими процедурами обработки информации.
В зависимости от назначения АРМ в состав ФПО могут входить различные программы. Рассмотрим основные группы программных средств, используемых для автоматизации наиболее часто встречающихся функций, выполняемых сотрудниками. К подобным программным средствам относят следующие:
- системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и настольные издательские системы);
- системы обработки финансово-экономической информации (табличные редакторы и другие подобные программы);
- системы управления базами данных;
- системы подготовки презентаций;
- системы управления проектами;
- личные информационные системы (органайзеры);
- Web-броузеры;
- программы для работы с электронной почтой;'
- экспертные системы;
- системы проектирования и совершенствования систем управления;
- системы обработки изображений документов;
- системы оптического распознавания символов;
- системы управления документами и организации электронного документооборота.
1) Системы подготовки текстовых документов.
Системы подготовки текстовых документов подразделяют на текстовые редакторы (текстовые процессоры) и настольные издательские системы, которые различаются числом и масштабом выполняемых функций. Все типы систем подготовки текстовых документов позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке, а также выполняют ряд других функций. Использование данных программных средств позволяет значительно повысить производительность труда сотрудников, участвующих в составлении различных видов документов.
Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов и при выполнении прочих задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании обычных текстовых редакторов.
Следует отметить, что современные текстовые редакторы значительно приблизились по набору функций к издательским системам. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет вставлять в документ таблицы, рисунки, формулы и обладает рядом других полезных функций.
2) Системы обработки финансово-экономической информации
Системы обработки финансово-экономической информации используются при работе с числовыми данными (характеристиками экономических и финансовых процессов) для составления на их основе аналитических обзоров и иных документов. К таким программным средствам относятся табличные процессоры, специализированные бухгалтерские и банковские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования. В большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. Специальное ПО для работы с таблицами помогает создавать подобные документы. Такие программы очень удобны и широко применяются, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных параметров.
3) Системы управления базами данных
Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) — совокупность специально организованных и логически упорядоченных данных.
Развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности.
Организация базы данных требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное назначение — систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации с учетом потребностей конечных пользователей.
Логическая модель строится в несколько этапов с постепенным приближением к оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит от того, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие и взаимное влияние.
Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляются те объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие данный объект. Эти характеристики в дальнейшем будут отражены и базе данных соответствующие поля.
Логическая модель данных строится в рамках одного из трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие виды логических моделей базы данных:
— иерархическая;
— сетевая;
— реляционная.
Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру, которая выражает связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает поиск информации в том случае, если запросы имеют такую же структуру.
Сетевая модель отличается от предыдущей наличием также и горизонтальных связей. Это усложняет как модель, так и саму БД и средства ее управления.
Реляционная модель представляет хранимую информацию в виде таблиц, над которыми возможно выполнение логических операций (операций реляционной алгебры). В настоящий момент этот вид моделей получил наибольшее распространение. Это связано со сравнительной простотой реализации, четкой определенностью отношений между объектами, простотой изменения структуры БД.
После построения логической модели БД осуществляется ее привязка к конкретным программным и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная в результате модель называется физической моделью БД.
Удобство работы с базой данных, получение необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т. п. обеспечивается наличием продуманной и корректно реализованной системы управления базами: данных.
Система управления базами данных (СУБД) — это совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочения, поиска, выборки и представления информации в БД.
СУБД позволяют хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой! сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборе критериев поиска.
4) Web-броузеры и программы для работы с электронной почтой
Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные программные средства - Web-броузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.
5) Экспертные системы
Многие специалисты в соответствии со своими должностными обязанностями заняты составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и других подобных документов). Кроме того, специалисты принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы сделать выполнение этих функций более быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы.
6) Системы управления документами и электронного документооборота
Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.
При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явлением, когда с помощью ЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.
На российском рынке предлагается достаточное число программных продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов. Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1С: Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа.
1.2.3.4 Виды АРМПо степени специализации рабочие места делятся на: уникальные, серийные, массовые; а с точки зрения размеров области профессиональных интересов конечных пользователей на: индивидуального и коллективного пользования.
При создании АРМ могут быть использованы различные стандартные и прикладные программные средства. Их состав зависит от функциональных задач и видов работ: административно-организационной, профессионально-творческой и технической (рутинной).
Административно-организационная работа характеризуется большим количеством интуитивных волевых решений на различных уровнях управления. К такой работе можно отнести: контроль исполнения, проведение совещаний и организационных мероприятий, работу с подчиненными, анализ текущего состояния дел и планирование работы и др.
Профессионально-творческая работа не регламентирована и включает в себя разработку документов, принятие управленческих решений, анализ информации и исследование проблем на моделях.
Техническая работа характеризуется высокой степенью регламентации процедур и значительными затратами времени на их исполнение. К такой работе можно отнести: получение, передачу, хранение и печать документальной информации, контроль за движением документов и ведение делопроизводства.
В общем случае офисные системы автоматизации позволяют:
– уменьшать издержки создания, рассмотрения и распространения документов и сообщений;
– сокращать время подготовки и получения сообщений и документов, вовремя и эффективно перемещая информацию тем людям, которые в ней нуждаются;
– уменьшать количество ошибок, включаемых в процессе редактирования текста при создании привлекательных и эффективных документов и презентаций;
– эффективно хранить, быстро искать и передавать электронные документы, изображения и сообщения;
– увеличивать производительность работы персонала.
Однако эти преимущества приобретаются не без некоторых отрицательных эффектов. Во-первых, стоимость автоматизированных офисных аппаратных средств значительно выше, чем оборудования, которое они заменяют. Во-вторых, офисная автоматизация может разрушать традиционную офисную среду и роли работников в ней. В-третьих, неэффективное и несанкционированное использование электронной, речевой почты и факсимильных услуг может значительно вредить производительности. Легкость использования и недостаточная защита многих офисных систем автоматизации также вызывает проблемы.
1.3 Организация автоматизированных рабочих мест (АРМ)Как говорилось выше, развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности. Поэтому хочу рассмотреть два ведущих бухгалтерских комплекса «1С: Бухгалтерия» и «Галактика».
Начнем с фирмы – «1С». Как и прежде, фирма продолжает удивлять хорошей деловой активностью, динамикой своего развития и широтой охвата направлений, среди которых разработка и поддержка программ и баз данных делового и домашнего назначения, дистрибьюция, создание и поддержка партнерской среды, системы обучения и партнерской сети, системы обучения и учебных центров, развитие всей инфраструктуры программного бизнеса. Здесь программы для бухгалтерии и управления, промышленности и бюджетной сферы, торговли и общепита, для фирменного и домашнего использования и многое другое. Открываются фирменные магазины по продаже программного обеспечения. Наиболее значительным событием на сегодня стал выпуск новой программы «1С:Бухгалтерия 8.0», выполненной на базе перспективной технологической платформы. Данный программный продукт – это, с одной стороны, завершающий ключевой компонент интегрированной системы программ «1С:Предприятие», а с другой – новая версия самой популярной учетной программы в СНГ «1С:Бухгалтерия» (по оценкам фирмы, количество официальных пользователей программы в настоящее время превышает 250 000).
В системе «1С:Предприятие» существуют три основных компонента: «Оперативный учет», «Расчет» и «Бухгалтерский учет», в которых реализуются соответственно три основных механизма обработки информации. Надо заметить, что компонентная модель «1С:Предприятие» строится не по разделам учета (таким как касса, банк, материалы, товары и т.д.), что обычно имеет место в так называемых комплексах АРМ, а по сути механизмов обработки информации. «Бухгалтерский учет», как и любой другой компонент системы «1С:Предприятие», может работать автономно или совместно с другими компонентами. «1С:Бухгалтерия» предоставляет пользователям весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С:Предприятие».
Обратим внимание на то, что переход к новой версии осуществляется с помощью конвертора, выполняющего полный перенос всей информационной базы предыдущей версии, который кроме базы данных проводит также преобразование настроенных и реализованных пользователем форм, диалогов, отчетов и алгоритмов, выполненных ранее в версии «1С:Бухгалтерия 7.7». Этот момент крайне важен, так как некоторые фирмы почему-то не предусматривают сохранение и перенос настроек предыдущей версии программы, выполненных пользователем, что создает значительные трудности для клиентов.
В этом плане линия «1С» отличается от линии отдельных фирм, которые после выхода новой версии программы якобы уже не могут обеспечивать поддержку прежней, иногда достаточно удачной версии (которую неплохо освоили и уверенно используют в работе сотни пользователей), тем самым, вынуждая пользователей переходить на новую программу и доплачивать за это иногда немалые суммы.
1.3.2 «Галактика»Система «Галактика» характеризуется уникальным сочетанием передовых западных стандартов управления и поддержкой российской так и белорусской специфики. Это гарантирует заказчикам «Галактики» эффективное решение управленческих и учетных задач в условиях быстро меняющейся бизнес-среды.
Широкие функциональные возможности, возможность выбора заказчиком тех функций, которые ему действительно необходимы:
– масштабируемость;
– возможность быстрого внедрения системы «Галактика» как специалистами «Галактики» и ее партнеров, так и специалистами заказчика;
– возможность вести отчетность согласно международным стандартам учета (IAS, GAAP) и национальным стандартам (РСБУ);
– лучшее для заказчика сочетание «цена/качество»;
– высокая гибкость и быстрая адаптация к изменениям условий бизнеса;
– простота и надежность в эксплуатации.
Система «Галактика» в едином информационном пространстве поддерживает задачи:
ü Ведения бухгалтерского и налогового учета
ü Управления логистикой
ü Управления финансами
ü Управления производством
ü Управления взаимоотношениями с клиентами
ü Управления персоналом
В состав системы «Галактика» входят развитые средства для поддержки решения специализированных и отраслевых задач, а также инструментарий для администрирования системы.
Для поддержки управленческой деятельности руководителей предприятий, холдингов, корпораций система «Галактика» может быть дополнена специальным решением — Информационной системой руководителя, которая обладает широкими возможностями решения задач мониторинга и анализа деятельности предприятия.
Услуги по поставке, поддержке эксплуатации и развитию интегрированной системы автоматизации управления предприятием «Галактика» оказывают корпорация «Галактика» и ее партнерские фирмы.
Сетевая версия программы «Галактика» для Windows (архитектура «файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. Она базируется на использовании драйвера сетевых баз данных Paradox фирмы Borland.
1.3.3 «Анжелика»
Программный комплекс "Анжелика" состоит из следующих компонент:
· Анжелика,
· Анжелика-Бухгалтер,
· Секрет Анжелики,
· Зарплата Анжелики,
· Аренда Анжелики,
· Меню Анжелики,
· Средства Анжелики,
· Договор Анжелики,
· Совет Анжелики.
Анжелика.
Удобное средство хранения и печати платежных документов. Программа содержит более 60 форм рублевых и валютных платежных документов, а также предоставляет удобные средства их создания, копирования, поиска, хранения.
«Анжелика-Бухгалтер».
Программа «Анжелика-Бухгалтер» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях всех форм собственности, с любой численностью сотрудников и профилем деятельности, в том числе и в бюджетных организациях, банках. Программа быстро настраивается на принятую на предприятии методологию ведения учета, рабочий план счетов, отчетные формы. Программа позволяет организовать синтетический и аналитический учет в рублевом, валютном и количественном исчислении. Глубина аналитики: до четырех уровней по каждому счету. Исходя из накопленных данных о совершенных хозяйственных операциях можно построить: карту счета, главную книгу, журналы ордера, оборотные ведомости, шахматные ведомости и проч. Все отчеты создаются за произвольный промежуток времени, в рублях или в валюте. Программа позволяет рассчитывать баланс, отчет о прибылях и убытках, все налоги с их печатью в установленном формате.
«Секрет Анжелики».
Программа Секрет Анжелики предназначена для автоматизации складского учета в оптовой и розничной торговле. Позволяет вести учет расчетов с поставщиками, учет консигнации (выдача и прием товаров на консигнацию), учет льготируемых (по налогообложению) товаров, рублевый и валютный учет, анализ товародвижения в цифрах и графиках и многое другое. В настоящее время программа может работать с большинством кассовых аппаратов и сканеров штрих кодов.
«Зарплата Анжелики».
Сказать о программе «Зарплата Анжелики» в нескольких словах можно просто: все нюансы в начислении заработной платы. Программа изначально создавалась по заказу нескольких крупных промышленных предприятий и колхозов и поэтому позволяет организовать расчет заработной платы, учитывая специфику промышленности, сельского хозяйства и сферы обслуживания. Возможно начисление зарплаты, премий, доплат, удержаний не только в рублях, но и в произвольной валюте. Предусмотрен расчет выплат за сдельную работу и расчет нарядов.
«Средства Анжелики».
Программа «Средства Анжелики» позволяет вести учет основных средств в разрезе мест их использования и материально ответственных лиц. Учет нематериальных активов. Учет ОС в разрезе классификационных групп, по способу их приобретения (источнику финансирования), назначению, использованию и др. Учет автотранспортных основных средств. Учет драгоценных и полудрагоценных металлов. Программа позволяет осуществлять расчет амортизационных отчислений, как по коэффициентам ежемесячной автоматизации, так и в зависимости от пробега (для автотранспорта). Переоценка основных средств производится, как по нормативным коэффициентам, так и путем указания новой восстановительной стоимости для каждого объекта ОС. Есть возможность учета внутреннего перемещения объектов основных средств, а также учет движения (в количественных показателях и учет по движению массы) по инвентарной карточке (применяется, на пример, в сельском хозяйстве для учета движения продуктивного скота)
«Договор Анжелики».
Программа «Договор Анжелики» предназначена для облегчения процесса создания, хранения, печати и изменения договоров. Мастер создания договоров проводит пользователя последовательно через все этапы выбора типового шаблона, заполнения его полей, форматирования, сохранения на диске и печати. Изначально база готовых шаблонов насчитывает более 70 наименований (договора купли-продажи, аренды, совместной деятельности, издательской деятельности, типовой устав и учредительный договор и т.п.). База типовых форм постоянно пополняется новыми договорами, кроме этого пользователь сам имеет возможность вносить в базу свои формы договоров.
«Аренда Анжелики».
Программа «Аренда Анжелики» предназначена для учета договоров аренды закрытых и открытых площадей, выписки счетов за электроэнергию, коммунальные услуги, телефонную связь. Программный продукт предназначен для предприятий, которым сдача помещений в аренду, является основным видом деятельности: мини-рынки, бизнес центры и т.п.
«Анжелика Директор».
Программа «Анжелика Директор» предназначена для руководителей предприятий и предоставляет руководителю оперативный доступ к информации о финансовом состоянии предприятия. Программа позволяет формировать отчеты по денежному и товарному движению в реальных ценах с учетом банковского дискаунта. Кроме этого возможно построение графиков и осуществление краткосрочного и среднесрочного прогнозирования.
0 комментариев