Вимоги до оформлення службових документів спічрайтером

2.1 Вимоги до оформлення службових документів спічрайтером

 

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу – спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.09 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90. Він являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніш встановлені правила, по-іншому розв`язує деякі питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належить дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1-  Державний герб України, автономної республіки.

2-  Емблема організації.

3-  Зображення нагород.

4-  Код організації за класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)

5-  Код документа за класифікатором управлінської документації (ОКУД)

6-  Найменування міністерства чи відомства.

7-  Найменування організації.

8-  Найменування структурного підрозділу.

9-  Індекс підприємства зв`язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа/абонементного абонементу, номери телефонів, номер рахунку в банку.

10-  Назва виду документа.

11-  Дата.

12-  Індекс.

13-  Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14-  Місце складання або видання.

15-  Гриф обмеження доступу до документа.

16-  Адресат.

17-  Гриф затвердження.

18-  Резолюція.

19-  Заголовок до тексту.

20-  Відмітка про контроль.

21-  Текст.

22-  Відмітка про наявність додатка.

23-  Підпис.

24-  Гриф погодження.

25-  Візи.

26-  Печатка.

27-  Відмітка про завірення копії.

28-  Прізвище виконавця і номер його телефону.

29-  Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30-  Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31-  Відмітка про надходження.

Розглянемо загальні правила оформлення реквізитів документів системи ОРД. Згідно з основними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачає обов’язкове додержання таких вимог: зазначення установи-автора (як правило, наводиться у бланку документа); найменування виду документа (на листах найменування не вказується); складання заголовка документа; адресування і датування документа; проставлення відміток про погодження тексту; засвідчення тексту (підписання, затвердження, проставлення печатки); прооставлення відміток про проходження і виконання документа.

Адресування документа. Передбачено кілька способів адресування :

1. При адресуванні документа організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи адреса пишеться у називному відмінку:

Донецький металургійний завод

Відділ постачання і збуту

340062, Донецьк, вул. Ткаченка,14

2. Адресуючи документ конкретній особі, посаду та прізвище ставлять у давальному відмінку, наприклад:

Директору електрометалургійного

технікуму Іванову Н.П.

(адреса)

При адресуванні документів прийменники в адресах випускаються. Не пишуть прийменник “в”, наприклад, у такій адресі:

Неправильно:

В прокуратуру м. Донецька

Слід:

Прокуратура м. Донецька

(адреса)

Документ конкретній особі адресують у тих випадках, коли вирішення питання залежить безпосередньо від неї. Не прийнято при написанні адресата указувати тільки прізвище – без ініціалів. Найменування організації повинно входити до складу назви посади, наприклад:

Директору Василівського

машинобудівного заводу

Сидорову І.С.

Потім зазначають поштову адресу підприємства. Адресу пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку, і звичайно розміщують за адресатом. Спочатку вказують поштовий індекс, потім республіку, область, місто, вулицю, номер будинку.

В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед другим, третім, четвертим примірником не пишуть. Якщо їх більше, складають список на розсилку і на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.

Досить часто службові листи надсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилаються за списком.

Наприклад:

Генеральним директором

виробничих об`єднань

Мінвуглепрому України

При написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації.

При адресуванні документа приватній особі спочатку вказують поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

340005, м. Донецьк

вул. Купріна, буд. 10, кв. 115

Лебедєву І.С.

Датування документів. Стандарт встановлює два способи написання дат: традиційний словесно-цифровий, наприклад: 1 травня 1996р. – і цифровий – трьома парами арабських цифр. наприклад: 02.10.96. Перша частина означає число місяця, друга – його порядковий номер, третя – рік. Якщо числа однозначні, то перед ними слід ставити нулі. Перевага віддається цифровому способу, який скорочує довжину дати у середньому на вісім друкованих знаків і є готовим кодом при автоматизованій обробці. У документах, які містять відомості матеріально-фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: в актах, дорученнях, звітах, розписках тощо.

Погодження і посвідчення. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне і всебічне розв’язання комплексу питань: про якість підготовленого документа, його своєчасність і доцільність, науково-технічне й економічне обґрунтування, відповідність до діючого законодавства, правових актів, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки.

До реквізитів “підпис” ставляться такі вимоги: він повинен складатися з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться. Ініціали ставляться перед прізвищем. Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа. Якщо таких відомостей немає, посада наводиться повністю, наприклад: декан економічного факультету ДонДУ.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одними згідно з субординацією.