Навигация
Отбор документов на хранение
62240
знаков
3
таблицы
2
изображения
3. Отбор документов на хранение
3.1 Принципы отбора документов на хранение
В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации»[10]. Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности[11].
Принцип историзма в настоящее время признается основным, предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта, т.е совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п.. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение.
В современной архивоведческой литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов – системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) – с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в "разном освещении" – в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника»[26]. В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты[12].
Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, – все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида»[13]. Но если строго придерживаться принципов экспертизы ценности, не приведет ли рассмотрение роли и значения электронных документов в системе управления, и вообще в современной жизни, к пересмотру критериев ценности и методов их применения?
Заключение
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.
Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.
Список источников и литературы
1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
3. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
4. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2). М.:Росархив, 1995
5. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения.
6. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2001.
7. Журнал «Вестник архивиста». 2007. № 3
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002.
10. Справочник секретаря и офис-менеджера № 10 от 2007 г.
Приложение 1
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____________________ году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ ПодписьРасшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего сведения
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Приложение 2
Приложение 3
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛУТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_________№___________руководителя организации
______________________
(место составления) Подпись/ Расшифровка подписи
На ________________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись/Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________ № _______________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________ № _______________
[1] Подробнее см.: Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 – 1980-е годы // Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 42-43.
[2] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. С.267
[3] Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2001. С.179-194
[4] См. Приложение 3
[5] См. Приложение 1
[6] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002.
[7] «Вестник архивиста». 2007. № 3. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности документов, с 36-48
[8] См. Приложение 2
[9] Справочник секретаря и офис-менеджера № 10 от 2007 г. Особо ценные документы предприятия, с 36-39
[10] См.: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» о№125-ФЗ т 22.10.2004. Ст. 3.
[11] Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. П. 6.1.5.1.
[12] Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 43–44
[13] Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 6, п. 6.
Похожие работы
... комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов ...
... , проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации. Глава 3. Становление и развитие экспертизы ценности документов Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. ...
... осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. 1. Принципы, критерии экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями ...
... вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). 20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм ...
0 комментариев