Навигация
Выделение особо ценных документов
62240
знаков
3
таблицы
2
изображения
2.2 Выделение особо ценных документов
Составляющей частью работы по экспертизе ценности документов является выделение особо ценных документов (ОЦД) компании[8]. Надо заметить, что в последнее время руководители хорошо понимают необходимость сохранения документации как в целом, так и представляющей особую значимость для организации. Это происходит в силу осознанной необходимости. Никто не застрахован от непредвиденных обстоятельств, чрезвычайных ситуаций различного масштаба, особенно в российской действительности. Все чаще мы сталкиваемся с утратой ценных документов из-за недостаточной оценки их значимости.
В последнее время в литературе все чаще встречается термин, пришедший из международного опыта, - "vital records" переводимый иногда как "важнейшие документы" или "жизненно важные документы". Под этим термином имеется в виду следующее:
Документы, которые потребуются в первые минуты, часы, дни после какого-либо происшествия.
Документы, обеспечивающие непрерывность бизнес-процесса.
Документы, безвозвратная утрата или повреждение которых подрывает (по юридическим, нормативным и эксплуатационным причинам) возможность организации продолжать свою деятельность.
В традициях отечественного архивного дела существуют понятия особо ценного и уникального документа, что отражено в нормативно-методических документах.
Особо ценный документ (ОЦД) - документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Эти определения применимы в отношении документов, относящихся к государственной части архивного фонда. Для коммерческой организации они недостаточно конкретны. Если попытаться дать краткие и приближенные к реалиям бизнеса формулировки, то термин "уникальный документ" вряд ли пригодится, а определение особо ценного документа может быть следующим.
Особо ценный документ организации - документ, имеющий высокую значимость для его собственника, утрата которого может иметь существенные негативные последствия.
Проведение экспертизы ценности позволяет построить систему работы с документами в зависимости от степени значимости этих документов. Теперь подробнее остановимся на критериях определения особо ценных документов конкретной организации.
Критерии отбора особо ценных документов: происхождение; содержание; внешние особенности.
Переходя от теории к организации практической работы по экспертизе ценности на современном предприятии, необходимо развить данные понятия. При определении особой ценности документов можно использовать следующие рекомендации.
В критерии "происхождение" для коммерческих организаций следует выделить только авторство. Особую ценность представляют документы, авторство которых принадлежит:
-учредителям компании;
-собранию акционеров;
-совету директоров и иным руководящим органам;
-ревизионной комиссии;
-коллегиальным органам, принимающим решения по основным видам деятельности организации.
Основным критерием при определении особой ценности документа является содержание.
| Особо ценные документы по критерию содержания | Примеры |
| 1 | 2 |
| Утеря которых может иметь негативные финансовые последствия | Договоры, контракты, акты проверок налоговых и иных проверяющих органов, годовая бухгалтерская отчетность |
| Утеря которых может иметь негативные юридические (правовые) последствия | Учредительные и уставные документы, решения суда |
| Имеющие статус правоустанавливающих и разрешительных | Лицензии, свидетельства, патенты, разрешения, согласования |
| Подтверждающие право собственности на движимое и недвижимое имущество организации | Свидетельства на право собственности, договора на покупку, акты передачи имущества |
| Сопровождающие сделки по особо крупным операциям | Договоры, контракты, акты закрытия, платежные документы, акты сверок, досье сделок |
| Для разных организаций понятие особо крупной сделки может существенно отличаться. Поэтому данный критерий может определяться как отношение суммы конкретной сделки ко всему обороту предприятия. Конечно же, значимость той или иной сделки могут определить финансовые работники организации, поэтому их участие необходимо в работе Экспертной комиссии | |
| Касающиеся операций по уставному капиталу организации | Платежные документы об оплате взносов, выписки по счетам, переписка |
| Касающиеся разработки стратегии организации и долгосрочных планов развития | Стратегические планы развития организации; бизнес-планы; планы развития по направлениям: маркетинг, производство, кадровая политика, IT; отчеты о проделанной работе; организационная структура предприятия |
| Составляющие базы данных по ключевым направлениям деятельности предприятия | Базы данных, картотеки партнеров, клиентов, поставщиков |
| Этот вид документов, как правило, представлен в электронном виде, что требует особого режима использования, доступа, обеспечения аутентичности, сохранности информации. Для выполнения этих требований необходимо тесное взаимодействие со службой IT | |
| Содержащие информацию о методике работы, описание уникальных продуктов и услуг организации | Описание продуктов, методики работы, технологий, рецептура, технические задания на разработку; проектная документация и др. в зависимости от отрасли и специфики вашего предприятия |
| Документы, которые содержат информацию, включающую описание ваших продуктов, услуг, являются коммерческой тайной вашего предприятия и требуют особого режима использования и доступа | |
| Обеспечивающие непрерывность бизнес-процесса и представляющие особую ценность на период исполнения обязательств; незакрытые дела по текущим сделкам основных направлений деятельности предприятия | В зависимости от специфики бизнеса к этим документам могут быть отнесены: договоры, контракты, досье сделок, документы, закрывающие промежуточные этапы работ; платежные документы, подтверждающие движение средств, переписка и др. Перечень таких документов определяется в зависимости от отрасли, в которой работает организация. Важную роль в определении данной группы особо ценных документов играют специалисты производственных подразделений, основных направлений деятельности предприятия, которые непосредственно создают и ведут документацию. Специалистов этих категорий также желательно включить в состав Жили привлекать к ее работе, и обязательно - при определении перечня особо ценных документов предприятия |
| Относящиеся к истории организации | Кино-, фото-, фонодокументы, адреса и поздравительные письма, автографы VIP, документы, относящиеся ко времени создания и истории организации |
По внешним особенностям особую ценность представляют подлинники вышеозначенных документов. При отсутствий подлинника статус особо ценного документа приобретает его копия.
Вышеперечисленные рекомендации нельзя назвать исчерпывающими, поскольку существенный отпечаток на состав особо ценных документов накладывает специфика отрасли, в которой работает ваша организация. Указанные положения следует заложить в основу разработки критериев, применяемых в работе по экспертизе ценности и определения перечня особо ценных документов вашей организации[9].
Похожие работы
... комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов ...
... , проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации. Глава 3. Становление и развитие экспертизы ценности документов Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. ...
... осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. 1. Принципы, критерии экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями ...
... вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). 20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм ...
0 комментариев