Поняття про документний потік

1.1 Поняття про документний потік

У документній комунікації у якості засобу комунікації виступає документ – матеріальний (речовий) об’єкт, на (в) котрому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати у часі і просторі разом з матеріальним носієм [11, 120].

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди.

Документний потік – організована множина документів ( первинних або вторинних), що функціонують (створених, розповсюджених та використаних) у соціальній середі. Він визначається як змінна у часі множина документів, що знаходиться у русі, динаміці та характеризується інтенсивністю, котра виражається кількістю одиниць видань, публікацій, одиниць збереження і т. д. в одиницю часу (місяць, рік) [11, 133].

Поняття “документний потік” введено у практику інформаційної діяльності у 1960-ті роки і довгий час означало сукупність документів, що надходять на вхід будь-якої системи комунікацій (автоматизованої інформаційно-пошукової системи, бібліотеки, книжкового магазину і т.д.). У 1970-80 роки більшість дослідників усвідомлюють, що документний потік це не набір, а тематично пов’язана більшість документів, що функціонують у суспільстві. Його розвиток закономірно обумовлений процесами соціального пізнання навколишнього світу. У зв’язку з цим документний потік визначається як вибіркове відображення в документній формі результатів соціальної діяльності (науково-пізнавальної, практичної, художньої т.д.).

Документний потік постійно поповнюється новими документами, тому є унікальним способом накопичення повідомлень про навколишній світ. Таким чином, систематизуючи документи за змістом, фахівець одночасно класифікує і оцінює процеси соціальної діяльності. Зміни у схемі систематизації документного потоку по темі з часом відображають відповідні зміни у процесах та результатах пізнання навколишнього світу. Процеси накопичення відбуваються у потоці не автоматично, а вибірково:

- частина документів дублюється за змістом (передрук, компіляції, різні жанри розповсюдження відомостей);

- багато елементів застарівають повністю з часом за змістом, переходять в розряд фактичних даних, для істориків науки, а відомості з них не потрапляють у нові документи, т.ч. приймають участь у накопиченні;

- накопичення відбувається не тільки у формі нових “порцій” відомостей, але й у виді спеціалізованих для цього елементів потоку (довідники, узагальнюючі праці і т. д.);

Фахівець повинен знати закономірності поповнення, дублювання, накопичення, старіння документів у потоці певної тематики, раціонально використовувати їх у процесі бібліографування потоку.

Документний потік не має елементів, котрі були б ізольовані, непов’язані з іншими документами по тематиці, мові, виду видання та іншим ознакам. Взаємозв’язок елементів дозволяє характеризувати його як цілісне функціонально значиме явище для суспільства. Свідченням його цілісності є тривалість існування потоку у часі – декілька тисячоліть, з постійно зростаючою функціональною роллю у житті суспільства.

Як і будь-якій, довго існуючій системі, документному потоку притаманна власна структура і внутрішні закономірності ( тенденції росту його об’єму, старіння документів у ньому, розвиток структури і т. д.).

Завдяки тотожності відображення результатів соціальної діяльності, документний потік є специфічним засобом пізнання світу [5, 8].

Документний потік, відображаючи результати науково-практичної діяльності в суспільстві, моделює її розвиток з певним ступенем подібності. Спосіб існування документного потоку — рухомість: безперервне поповнення семантично новими елементами, структурні перетворення, постійне використання суспільством. Динамізм документного потоку і викликав до життя ретроспективні бібліографічні посібники з хронологічно триваючим обліком літератури, а потім і поточну бібліографічну інформацію, що з більшим ступенем подібності моделює розвиток документного потоку в самих різних зрізах. Таким чином, центри поточної інформації здійснюють бібліографічний моніторинг — безперервне спостереження і моделювання документного потоку [5, 98].

Для того, щоб забезпечити якість бібліографічної моделі потоку — вірогідність, повноту, точність, збільшити її прогностичні можливості, спеціалісту необхідні дані не епізодичних кількісних досліджень потоку документів, а статистичний моніторинг профільного документного потоку - безперервне і багатоаспектне статистичне спостереження за його розвитком.

Дані статистичного моніторингу показують спеціалісту поточні зміни в структурах потоку, ореолі розсіювання і дозволяють оперативно реагувати на них. Статистичні показники — найбільш «згорнута» форма фіксації зведень про потік документів. Постійно аналізуючи їх, фахівець виробляє вже концептуальне знання про стан і тенденції розвитку мікропотоку документів, зв'язує його зі змінами у відповідній науково-практичній діяльності, вчиться прогнозувати її по аномальних статистичних показниках [5, 99].