Навигация
3.1 Регистрационные формы
Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.
Журнальную форму используют в небольших организации (при объеме документооборота — до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 1819 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |||
| Корреспондент | |||
| Дата поступления | Входящий № | Дата документа | № документа |
| Краткое содержание | |||
| Резолюция: | |||
| Срок исполнения | Исполнитель | ||
Рисунок 3 – «Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки».
| Исполнитель | Дата | Исходящий № |
| Куда (Кому) | Количество листов | |
| Кем подписан | № дела | |
| Краткое содержание | ||
| Ход исполнения | Отметка об исполнении | |
| Фонд № | Опись № | Дело № |
Рисунок 4 – «Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки».
При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю.
Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.).
Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки.
Компьютерную регистрацию документов в САДЦ осуществляют путем заполнения электронной РК.
Далее приведен пример РК системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (разработчик — компания «Электронные офисные системы») которая содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.
Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа (например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную (в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та, проставленный организацией-автором). Еще один способ ввода данных — с использованием справочников.
Для настройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ее делопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают так называемые «справочники».
При заполнении РК в САДД «Дело» используются справочники:
• «Список организаций» и «Граждане» — наименования и адреса организаций или фамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют при заполнении полей (Корреспондент или Адресат);
• «Подразделения» — данные об организационной структуре предприятия, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними разделах (картотеках);
• «Номенклатура дел» — заголовки и индексы дел организации;
• «Группы Документов, — информация о группах документов объединенных по общему тематическому признаку подразделений или переписки;
• «Стандартные тексты» — стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций, краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля и списания в дело;
• «Рубрикатор» — наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той ил и иной рубрике (теме), по которой в дальнейшем может осуществляться поиск;
• «Виды доставки» — список возможных видов доставки (почта, курьер, факс, электронная почта и т.д.);
• «Грифы доступа» — список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);
• «Типы виз» — формулировки, используемые при визировании проектов документов.
С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации.
Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.
К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.
В САДЦ существует опция «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствий с указанной в нем информацией. В результат электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.
Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.
Похожие работы
... и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует ...
... получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их ...
... отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных графических оперограммах и ...
... срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Рис. 2. Документооборот на предприятии Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к ...
0 комментариев