Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции

1.      Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные коммуникационные средства, оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия.

2. Подготовка основных документов пресс-конференции, представляющих собой вербальные письменные средства коммуникации:

- Сценарий (где будут прописаны основные идеи),

- Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).

-Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

-Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).

Речь и сценарий должны затрагивать не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования информации (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).[10]

3. Анонсы.

В фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. То есть подается предварительная информация, подготовка коммуникантов к процессу коммуникации. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить массовость пресс-конференции.

4. Техническое оснащение.

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения, технических средств коммуникации и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

5. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

- текст анонса, который высылался (желательно),

- пресс-релиз по теме пресс-конференции,

- анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),

- цифры и факты (по необходимости),

- список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,

- дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),

- визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),

- программа пресс-конференции,

- ручка, блокнот, сувениры.

6. Распределение функций.

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Раздаются таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджи для облегчения процесса коммуникации.

7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы, использование вербальных и невербальных средств коммуникации.[11]

8. Репетиция пресс-конференции.

У всех участников мероприятия, коммуникаторов (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации коммуникативного процесса, после чего можно все отработать и исправить.

Проведение

1.         На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

2.         На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым.

3.         Подведение итогов

Идеальная пресс-конференция должна представлять собой выполнение следующих задач:

- максимальное количество развернутых анонсов с правильным позиционированием,

- создание и реализация запоминающихся коммуникативных приемов,

- безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (хорошее владение вербальными средствами коммуникации).

- достижение коммуникационных целей через правильное построение коммуникационного процесса, удовлетворение потребности коммуникантов в информации.
Глава 2. Рассмотрение пресс-конференции как модели коммуникативного акта

Так или иначе, все модели коммуникации коммуникативного акта основываются на модели Шенонна-Вивера. Эта модель является линейной, когда информация передается от источника, коммуникатора через определенные каналы к адресату и конечной цели. Эта линейная модель вскоре была дополнена понятием обратной связи и стала основой для большинства других моделей.[12]

Любая коммуникативная модель в ее традиционном понимании с коммуникантами – говорящими и слушающими, текстом, процессом передачи информации и ее понимания ситуацией коммуникативного акта, практическими и коммуникативными целями, по своей сути остается лингвистической моделью коммуникации не зависимо от сферы общественной действительности. Исходя из этого исследование моделей коммуникативных актов пресс-конференции, содержания, структуры и динамики в разных областях составляет компетенцию разных общественных наук: лингвистической науки, филологии, репортерского дела, рекламной коммуникации, маркетинговых коммуникаций и прочих. Мы же коснемся именно основ теории коммуникации в нашей работе.

С точки зрения теории коммуникации мы рассматриваем пресс-конференцию как коммуникативный социальный акт. Основываясь на модели Шеннона, мы можем выделить основные элементы пресс-конференции, как коммуникативного акта.

1. Коммуниканты – и организаторы пресс-конференции и приглашенные

2. Обстоятельства общения – организационная форма пресс-конференции

3. Система коммуникативных замыслов и целей: коммуникативные планы стратегического или тактического характера.

Цель: вызвать у делового партнера или журналистов определенные чувства и сформировать ценностные ориентации и установки; убедить в правомерности стратегий взаимодействия; сделать своим единомышленником.

4. Коммуникативные процессы - различные когнитивные операции, из которых складываются главные индивидуальные процедуры каждого коммуниканта - вербализация и понимание, а также совместная процедура управления ходом взаимодействия - Коммуникативная интеракция.

5. Коммуникативный текст - речевые произведения, поочередно создаваемые коммуникантами.

6. Условия организации коммуникации: опора на восприимчивость партнера, его личностную мотивацию и интеллектуально-эмоциональную культуру.

7. Коммуникативные средства и технологии: аргументация, демонстрация и доказательство; разъяснение и сравнительный анализ; факты, цифры и примеры, показывающие преимущества; опора на эмоциональный настрой слушающих и включение их кинестетического канала с помощью вербальных и невербальных ключей доступа; учет контраргументов слушателей; психологические приемы присоединения, формирование аттракции, создание атмосферы доверия.