Средства коммуникации и их роль в передаче информации

2. Средства коммуникации и их роль в передаче информации

Средства коммуникации играют огромную роль в процессе передачи информации. От правильного выбора средства передачи информации будет зависеть процесс получения данного сообщения тем, кому оно предназначено, его правильная трактовка и восприятие, а следовательно и реакция на него. Средства коммуникации можно разделить на две группы: вербальные и невербальные. Вербальные средства коммуникации - это устная и письменная разновидности языка (речь и письмо). Невербальные средства коммуникации - это средства общения, включающие: - первичные языки: система жестов, отличная от жестового языка глухонемых, пантомима, мимика; - вторичные языки: азбука Морзе, музыкальная нотация, языки программирования.

Языковая среда является основным средством общения между людьми. Именно с помощью нее происходит обмен всей информацией. Насколько точно язык может передать то, что хочет объяснить человек? Возникает как минимум 2 звена, где информация будет искажена:

1. Интерпретация мысли в слова источником информации. Язык слишком несовершенен для описания мысли человека. Также человек наполняет сообщение своим текущим эмоциональным состоянием, чем дополнительно искажает информацию.

2. Интерпретация слов в мысль получателем. Принимающий информацию воспримет ее так, как он понимает это на своем этапе развития, добавив при этом своё эмоциональное состояние, которое вполне может не совпасть с состоянием передающего. Иногда в процессе мышления человек пытается вычленить отдельные мысли с целью их осознания, логического осмысления. Человек чувствует поток, а чаще множество потоков мыслей, но как только он пытается выбрать из него нужное, ощущается потеря ключевого смысла, полноты.

Возможно, это происходит потому, что человек интерпретирует мысль доступными ему средствами, обычно с помощью языка, а т.к. язык не может полностью описать мысль, происходит потеря информации.

Кроме того, затрачивая время на интерпретацию и осознание, человек отрывается от непрерывно движущегося потока мышления и дополнительно теряет часть информации. Узость слов не позволяет четко описать человеку свое состояние и отношение к вещам - это является причиной искажений, заблуждений и непониманий.

Звук может быть также частью языковой среды. Сам по себе звук воздействует сочетаниями, которые также могут быть и частями слов. При этом сочетания могут быть как знакомыми воспринимающему человеку, так и новыми, но и те, и другие будут оказывать влияние.

Музыка может быть самостоятельным средством общения. Она точнее передает эмоциональное состояние транслятора, чем язык, хотя также вносит искажения, но уже только на этапе восприятия из-за различия в текущем состоянии принимающего.

Язык изображений, наверно, самый древний и тем не менее не теряющий актуальности до настоящего времени. Изображение может точнее передать короткий сигнал, используя язык символов. При передаче более насыщенных и полных картин опять же появляются искажения, наверно, не меньшие, а иногда и большие чем при передаче с помощью языка.

Наиболее эффективными средствами коммуникаций являются вербальные, а именно – письменная разновидность языка. Это связано с тем, что при письме происходит меньшее искажение информации, письмо не содержит ни мимики, ни жестов, ни настроения. Эмоциональное состояние отправителя может выдать только почерк, если письмо написано от руки, а также знаки препинания ("!", "?", "…" и др.). Кроме того, прочитанное воспринимается людьми, как правило, лучше, чем услышанное.

3. Краткая характеристика организации и обобщение результатов исследования

МКЦ "Мегатавр" был создан в целях осуществления: маркетинговых исследований и консультаций; разработки и проведения комплексных рекламных кампаний (реклама в средствах массовой информации, наружная реклама и другие рекламные мероприятия и акции); поиска на Хабаровском рекламном рынке новых возможностей для удовлетворения спроса рекламодателей и получения прибыли его Участником.

ООО "МКЦ "Мегатавр" в виде рекламного агентства полного цикла было образовано в 1997 года. Через год, рекламное агентство было реорганизовано в маркетинговый центр, завершена регистрация торговой марки и торгового знака "Мегатавр".

В 2002 году была учреждена компания ООО "Мегатавр Трэйд".

В соответствие с Уставом область деятельности ООО "МКЦ "Мегатавр" чрезвычайно широка. На настоящий момент основными направлениями деятельности ООО "Мегатавр" являются:

- широкий спектр маркетинговых исследований: от оценки эффективности рекламной компании до исследования потребительских предпочтений;

- разработку и проведение комплексных рекламных кампаний и рекламных акций;

- разработку и проведение акций по стимулированию продаж;

- организацию и проведение презентаций;

- консалтинг в области маркетинга и управления.

В компании существует четыре отдела: отдел маркетинговых исследований; отдел стратегического планирования и консалтинга; отдел Public Relations; отдел продаж.

Продажами услуг ООО "Мегатавр Трэйд" и взаимодействием с клиентами занимается коммерческий директор и руководители отделов.

Численность работников предприятия составила: в 2003 году – 219 человек; в 2004 – 244; в 2005 – 305 человек. Динамика численности персонала ООО "Мегатавр" представлена на рис. 2.

Рис. 2. Динамика численности ООО "Мегатавр" в 2003 – 2005 гг.

На предприятии достаточно эффективно развит процесс коммуникаций. Общение между сотрудниками происходит с применением как вербальных, так и невербальных средств коммуникаций. Внутри отделов, где сотрудники работают вместе не первый год, люди понимают друг друга без слов, при помощи жестов и мимики. Но наиболее часто используются вербальные средства коммуникаций – речь и письмо.

Кроме того, рабочие места руководителей и специалистов оснащены современными средствами коммуникаций: телефонными аппаратами, факсами, персональными компьютерами, соединенными в локальную сеть, имеющими доступ к сети Интернет и программы электронной почты.

Несмотря на довольно успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители организации, так и сотрудники.

Порой в самые "телефонные часы" (с двух до пяти часов дня) персонал офиса отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода заданиями вне предприятия, собраниями и пр. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников фирмы.

Система взаимоотношений между начальником и подчиненным
- в Обществе работают люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия.

Основная проблема, которую решают создатели имиджа фирмы, заключается в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает предприятие как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности.

Основными критериями престижа предприятия являются:

- уровень ответственности по отношению к потребителям и местной общественности, к охране окружающей среды;

- финансовая стабильность;

- высокое качество услуг;

- забота о персонале;

- высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей.

Наиболее распространенным способом развития отношений с обществом является распространение собственной печатной продукции в форме брошюр, буклетов и т.п., в которой представлена история предприятия, общественно полезная деятельность, забота о благе потребителей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия. Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми.

Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал и получатель.

Этапы процесса - разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка.

Обратная связь, т.е. реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

Шум в информационной системе - это то, что искажает смысл вследствие языковых различий, различий в восприятии, а также физических взаимодействий.

Коммуникация бывает: межличностная, публичная, массовая; речевая; паралингвистическая; вещественно-знаковая.

Важнейшие виды общения: вербальное и невербальное.

На рассматриваемом предприятии (в ООО "Мегатавр") достаточно эффективно развит процесс коммуникаций. Общение между сотрудниками происходит с применением как вербальных, так и невербальных средств коммуникаций.

Несмотря на довольно успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем.

Решение проблемы повышения эффективности коммуникационных процессов в организации заключается во внедрении разного рода техники для электронных коммуникаций; повышении ответственности сотрудников за качество и достоверность передаваемой информации; в развитии отношений между сотрудниками и руководством, основанными на доверии и партнерстве.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Аверченко Л.К. Психология делового общения. – Новосибирск: НГАЭиУ, 2000. – 235 с.

2.      Вершигора Е.Е. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 283 с.

3.      Виханский О.С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Гардарики, 2002. – 528 с.

4.      Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое издание, 2001. – 336 с.

5.      Румянцева З.П., Соломатин Н.А. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 432 с.

6.      Румянцева З. П. Общее управление организацией. Теория и практика. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 304 с.

7.      Семенов А. К. Набоков В. И. Основы менеджмента. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 465 с.