Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче

3. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

4. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

5. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством,

Первое, третье и пятое требование из вышеприведенных теперь не включены в текст новой Инструкции, а четвертое - сохранено. Второе же несколько изменено. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется теперь не код ЭКР, на который должен быть отнесен расход, а соответствующий счет аналитического учета счета "Расчеты с подотчетными лицами".

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

Журнал по расчетам с подотчетными лицами (п.34 Приложения № 3 Инструкции 70н);

Карточка учета средств и расчетов (п. 19 Приложения № 3 Инструкции 70н).

Для учета расчетов с подотчетными лицами ранее использовался активно-пассивный счет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". Инструкцией 70н для этих целей предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет - 020104610 "Выбытия из кассы".

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующие аналитические счета;

030201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда";

030213830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения";

030214830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению";

030215830 "Уменьшение прочей кредиторской задолженности по социальным пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления";

040101200 "Расходы учреждения", соответствующие аналитические счета.

А также возвращение остатка подотчетных сумм в корреспонденции с дебетом счета 020104510 "Поступления в кассу".

Целесообразно напомнить, что нормы командировочных расходов работников бюджетных учреждений определяются в настоящее время постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Счета 020801000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" и 020815000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения" используются, как правило, при выдаче начисленных сумм оплаты труда и пособий, включая пособия по временной нетрудоспособности, через раздатчиков.

Отражение операций по счету "Учет расчетов с подотчетными лицами"

Содержание операций.	Дебет счета.	Кредит счета.
На сумму наличных денежных средств, выданных из кассы.	1.208.00.560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц"	1.201.04.610 "Выбытие из кассы"
При предоставлении ав. отчета на сумму произведенных расходов	Д 1 401 01 200 "Расходы на …"	1.208.00.660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц"
На сумму неиспользованных и возвращенных в кассу наличных денежных средств.	1.201.04.510 "Поступление в кассу"	1.208.00.660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц"

При проверке правильности отражения расчетов с подотчетными лицами учреждения необходимо проверить:

наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);

правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

правильность выведения остатков на конец месяца по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

К основным нарушениям порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Заключение

Следует отметить, что в бухгалтерском учете бюджетных учреждений по сравнению с ранее действовавшими правилами произошли очень существенные изменения. Наиболее значимые из них: новый План счетов, взаимосвязь Плана счетов с бюджетной классификацией, отсутствие мемориально-ордерной формы учета, появление такого понятия, как "непроизведенные активы", изменение критериев, по которым актив относится к основным средствам и нематериальным активам.

Новая Инструкция по ряду позиций приближается к тем нормам, которые существуют в коммерческом учете. В частности, это:

отсутствие жестко прописанной формы бухгалтерского учета;

наличие счетов, на которых формируется первоначальная стоимость основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов;

начисление амортизации по основным средствам и нематериальным активам;

отсутствие такой категории активов, как малоценные предметы;

использование метода начисления при отражении доходов и определении финансового результата.

Список используемой литературы

1.         Колеватова О.А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях по новому плану счетов: учеб. пособие - М.: ТК Велби, 2006. - 176 с.

2.         Новый план счетов бюджетного учета. Инструкция по бюджетному учету. - М.: Эксмо, 2006. - 448 с.

3.         Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в РФ. Учеб. - М.: Юрист, 2004. - 255 с.