Автоматизация учета расчетов с персоналом по оплате труда в системе «1С: Бухгалтерия 7.7»

3.2 Автоматизация учета расчетов с персоналом по оплате труда в системе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Руководством предприятия ТОО «Строй-Кам» решено было автоматизировать участок учета расчетов с персоналом по оплате труда в компьютерной системе «1С: Бухгалтерия 7.7», поскольку расчет зарплаты является очень ответственной и трудоемкой работой, которую нужно выполнять в короткие сроки между предоставлением информации и выплатой сотруднику. Во многих крупных предприятиях существует большое множество различных видов начислений и удержаний. И без автоматизированной системы данные расчеты выполнить практически не возможно.

В разделе учета «Заработная плата» 1С: Бухгалтерия 7.7» используются следующие объекты:

1. Справочники:

«Подразделения»;

«Должности»;

«Начисления»;

«Удержания»;

«График рабочих дней»;

«Значения МРП»;

«Ставки подоходного налога»;

«Проценты отчислений от заработной платы»;

«Налоги на заработную плату»;

«Шкалы подоходного налога для перерасчетов».

«Настройка счетов удержаний для персонала»;

2. Картотека:

- «Персонал»

3. Журналы хозяйственных операций:

«Расчеты с персоналом»;

«Удержания из заработной платы»;

«Перерасчеты по заработной плате»;

«Данные из другой организации»;

«Распределение заработной платы по счетам бухгалтерского учета»;

«Накопительный пенсионный фонд».

«Платежная ведомость»

«Перенос данных»

«Корректировка специфик»

«Очистить журнал НПФ»

Рассмотрим основные объекты, участвующие в расчете заработной платы.

1. Справочники. Система 1С:Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т.д.) Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

К справочникам, участвующим в расчете заработной платы, относятся:

- Подразделения;

- Сотрудники;

- Виды начислений по зарплате и прочим доходам.

Подразделения – это одноуровневый справочник, подчиненный справочнику организации. Доступ к справочнику осуществляется через пункты меню «Справочники =>Наша организация => Организации», откроется форма списка справочника организаций. В нижней части формы нужно нажать на кнопку «Подразделения» (рисунок 1).

Рисунок 1 - Создание формы справочника подразделений

По этому справочнику ведется аналитический учет на синтетические счета 7210 «Административные расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», 8110 «Основное производство», 8310 «Вспомогательные производства». Методически этот справочник необходим, чтобы видеть картину доходов, расходов, наличие внеоборотных активов в разрезе существующих подразделений в организации, а также для группировки сотрудников организации по подразделениям.

Справочник «Сотрудники» используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы (рисунок 2).

Также справочник используется для ведения аналитического учета на счетах синтетического учета 1250 Краткосрочная дебиторская задолженность работников, 3350 Краткосрочная задолженность по оплате труда, 3210 Обязательства по социальному страхованию, 3220 Обязательства по пенсионным отчислениям и т.д.

В типовой конфигурации для справочника «Сотрудники» предусмотрена трехуровневая структура, то есть сотрудников в справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

Рисунок 2 - Заполнение данных о сотруднике в справочнике: Сотрудники

Форма ввода элемента справочника «Сотрудники» в данной конфигурации реализована с пятью закладками. На закладке «Общие» отображаются основные данные о сотруднике: табельный номер, организация, РНН сотрудника, ФИО, должность, подразделение, даты приема на работу и увольнения и т.д.

В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы. Кнопка «Отчет по сотрудникам» позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в котором указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. д. Поскольку большинство реквизитов справочника являются периодическими, отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату). Дата актуальности указывается в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета установить эту дату в качестве рабочей.

Отчет по сотрудникам имеет кнопки управления «Обновить» и «Настройка». По кнопке «Обновить» отчет строится заново с теми же параметрами. По кнопке «Настройка» открывается Диалог задания параметров отчета.

Справочник «Виды начислений по зарплате и прочим доходам» содержит виды начислений физическим лицам (структуру фонда оплаты труда) и служит для организации аналитического учета на забалансовом счете ПНС - «Совокупный доход» (рисунок 3). Справочник позволяет учесть все виды доходов работника предприятия.

Рисунок 3 - Справочник видов начислений

При вводе нового элемента в этот справочник необходимо заполнить следующие позиции:

- код - текстовое выражение, проставляется произвольно;

- наименование - обычно задается по виду дохода;

- вид затрат - вводится из справочника «Виды затрат»;

- вид дохода физических лиц - вводится из справочника «Виды доходов физических лиц» согласно декларации по социальному налогу (форма 600).

Справочник «Виды начислений и прочих доходов» заполняется автоматически при первом открытии программы, но может быть скорректирован пользователем самостоятельно. Флажки в правой части означают:

- Под.н. - вид расчета облагается подоходным налогом;

- Соц.н. - вид расчета облагается социальным налогом;

- Пенс. - вид расчета облагается пенсионными начислениями;

- ФОТ - вид расчета входит в ФОТ.

Можно дополнять справочник по необходимым видам начислений, например, Отпускные, Компенсация за неиспользованный трудовой отпуск, Пособия по беременности и родам, а также регулировать налогообложение каждого вида начисления, то есть устанавливать признаки обложения тем или иным видом налога.

2. Следующим объектом, участвующим в операциях по учету заработой платы является такой объект 1С: Бухгалтерия 7.7, как «Документы». Первичные документы формируются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все эти документы разбиты по группам по смысловому содержанию.

Документы, отражающие состояние расчетов с персоналом по оплате труда следующие:

Ведомость начислений

Дополнительные начисления

Ведомость удержаний

Депонирование заработной платы

Выплата заработной платы

Пенсионные отчисления.

Документ «Ведомость начислений» представлен на рисунке 4.

Рисунок 4- Окно «Ведомость начислений: табличная часть»