Книга учета выданных раздатчикам денег

8. Книга учета выданных раздатчикам денег.

Используют в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

8. Реестр депонированных сумм.

При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся ему выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк.

Порядок отражения кассовых операций

в бухгалтерском учете

После проверки правильности оформления хозяйственных операций первичные документы обрабатываются в учете. В проводках используют балансовые счета. По коду вида деятельности указывают "0", если можно применить проводки по всем видам деятельности. Инструкцией N 70н предусмотрены следующие проводки по учету кассовых операций.

1. Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу учреждения:

- поступление наличных денежных средств от обслуживающего отделения Федерального казначейства:

Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";

- поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения:

Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

- поступление наличных денежных средств с внебюджетного счета учреждения, открытого в отделении Федерального казначейства:

Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

- поступление наличных денежных средств от подотчетного лица:

Дебет 0 201 01 510 "Поступления в кассу" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

2. Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы учреждения:

- внесение наличных денежных средств на счет бюджета (сдано из кассы на лицевой счет, открытый в казначействе (депонированная зарплата, остаток подотчетной суммы)):

Дебет 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" Кредит 1 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- внесение наличных денежных средств на внебюджетный счет:

Дебет 0 201 01 510 "Поступление денежных средств учреждения на банковские счета" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача денежных средств подотчетному лицу:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета 0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача заработной платы:

Дебет 0 302 01 830 "Погашение кредиторской задолженности по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача депонированной заработной платы:

Дебет 0 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача вознаграждения по договорам гражданско-правового характера:

Дебет 0 302 07 830, 0 302 06 830... (в зависимости от вида оказываемых услуг) Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Рассмотрим порядок отражения кассовых операций в бухгалтерском учете на конкретном примере.

Пример. В кассе бюджетного учреждения 20 августа 2005 г. имели место следующие операции:

1. Получены с лицевого счета денежные средства на выплату:

- аванса за август сотрудникам в сумме 175 000 руб.;

- аванса на командировочные расходы в сумме 5000 руб., в том числе: на проезд - 2000 руб., суточные - 500 руб., оплата проживания - 2500 руб.;

- вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (далее - договоры ГПХ): переводчику - 600 руб.;

- средств для выдачи в подотчет на приобретение ГСМ - 1000 руб.;

- средств для выдачи в подотчет на приобретение основных средств - 2000 руб.

2. Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров - 125 руб.

3. Выданы под отчет денежные средства на командировку в сумме 5000 руб.

4. Выданы под отчет денежные средства на приобретение ГСМ в сумме 1000 руб.

5. Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств в сумме 2000 руб.

Учреждение обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.

В бухгалтерском учете названные операции отражаются следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получены денежные средства с лицевого счета в кассу в казначействе:
- на оплату труда	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 211 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате труда	175 000
- на проезд в командировку	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 222 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплате транспортных услуг	2 000
- на выплату суточных	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 212 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по начислениям на выплаты по оплате труда	500
- на оплату проживания в командировке	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 226 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов	2 500
- на выплату вознаграждения по договорам ГПХ (услуги переводчика)	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 226 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг	600
- на выдачу средств в подотчет на приобретение ГСМ	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 340 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов	1 000
- на выдачу средств в подотчет на приобретение основных средств	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 304 05 310 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению основных средств	2 000
Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров	1 201 04 510 Поступления в кассу	1 208 14 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	125
Выданы под отчет денежные средства на командировку:
- на проезд	1 208 03 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг	1 201 04 610 Выбытия из кассы	2 000
- суточные	1 208 01 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате труда	1 201 04 610 Выбытия из кассы	500
- оплата проживания	1 208 07 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	1 201 04 610 Выбытия из кассы	2 500
Выданы под отчет денежные средства на приобретение ГСМ	1 208 14 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов	1 201 04 610 Выбытия из кассы	1 000
Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств	1 208 12 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств	1 201 04 610 Выбытия из кассы	2 000

По истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, то есть 22 августа, будут сделаны следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдан аванс за август сотрудникам учреждения	1 302 01 830 Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда	1 201 04 610 Выбытия из кассы	175 000
Выдано <2> вознаграждение по договору ГПХ (услуги переводчика)	1 302 07 830 Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг	1 201 04 610 Выбытия из кассы	600

--------------------------------

<2> Выплата производится по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401).

Обратите внимание: в соответствии с Приказом Минфина России N 26н <3> при формировании рабочего плана счетов в счете 0 201 04 000 "Касса" используется КИВФ - классификация источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов РФ. Значение КИВФ выбирается в соответствии с Приложением N 7 к Приказу Минфина России от 10.12.2004 N 114н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ" (далее - Приказ N 114н).

--------------------------------

<3> Методические указания по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 24.02.2005 N 26н.

Таким образом, при учете движения денежных средств в кассе встает вопрос контроля их целевого использования. При получении денег из банка в кредите счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" последние три знака - подстатья экономической классификации расходов. Следовательно, кассовый расход всегда учитывается по подстатьям расходов. В счет 0 201 04 000 "Касса" экономическая классификация расходов не включена. Однако для правильного ведения учета и соблюдения целевого использования на каждый момент времени остаток в кассе должен быть расписан по подстатьям расходов. Выход из данной ситуации - введение аналитических признаков к счету. Можно предложить следующую схему формирования "аналитики" по счету 0 201 04 000 "Касса":

1-й уровень - целевая статья (ЦР) в соответствии с Приложением N 3 к Приказу N 114н;

2-й уровень - вид расходов (ВР) в соответствии с Приложением N 4 к Приказу N 114н;

3-й уровень - подведомственное учреждение (ПУ) в соответствии со структурой организации;

4-й уровень - подстатья расходов (ПР) в соответствии с Приложением N 5 к Приказу N 114.

В этом случае записи по счету 0 201 04 000 "Касса" будут следующими:

Дебет, Кредит 0 201 04 000 ЦС, ВР, ПУ, ПР.

При использовании автоматизированного учета можно строить оборотные ведомости движения денежных средств в разрезе любого признака аналитического учета. Такая организации учета поможет оперативно контролировать работу кассы, избежать перерасхода по подстатьям экономической классификации расходов.

Ревизия кассы

Важный организационный момент в кассовом учете - ревизия кассы и контроль кассовой дисциплины. Ревизия кассы производится как работниками учреждения (внутренняя ревизия), так и органами финансового контроля (внешняя ревизия).

Организация внутренних ревизий кассы в учреждении определена п. 37 Порядка ведения кассовых операций: в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Ревизия кассы должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для этого приказом руководителя назначается комиссия. Результаты ревизии оформляются актом (Приложение N 4 к Порядку ведения кассовых операций). Таким образом, внутренние ревизии кассы направлены в первую очередь на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в кассе.

Цель проверки кассовых операций органами финансового контроля - установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета нормативным документам. В круг вопросов внешней проверки входят:

1. Полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства РФ.

2. Сохранность денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе. Организация транспортировки денежных средств в бюджетном учреждении.

3. Целевое использование денежных средств.

4. Правильность документального оформления кассовых операций в соответствии с установленными правилами.

5. Соблюдение лимита кассы.

6. Своевременность проведения ревизий кассы. Отражение результатов ревизии на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки кассовых операций рассматриваются:

- полнота оприходования денежных средств, полученных с лицевых счетов, открытых в отделении Федерального казначейства. Поступления проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка, приходных кассовых ордерах;

- полнота сдачи денежных средств на счета учреждения. Сопоставляются данные расходных кассовых ордеров, объявлений на взнос наличных денег, выписок банка;

- юридическая обоснованность выдачи денежных средств из кассы. Проверяется наличие приказов и распоряжений (о командировках, о назначении лиц, ответственных за получение денежных средств, о наделении полномочиями на право подписи кассовых документов и т.д.), доверенностей, заявлений на выдачу денежных средств под отчет;

- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у. Для выявления фактов превышения предельного размера денежных средств проверяют Кассовую книгу, Журнал регистрации кассовых документов, обороты по счетам "Расчеты с подотчетными лицами", "Расчеты с дебиторами и кредиторами";

- соблюдение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия. Проверка производится по Кассовой книге без учета трехдневного срока выдачи заработной платы;

- ведение Кассовой книги, Журнала регистрации кассовых документов, оформление приходных и расходных кассовых документов. Проверяется соответствие применяемых форм первичных документов по учету кассовых операций унифицированным формам, полнота и правильность заполнения реквизитов в документах. Также проверке подлежит соответствие записей в приходных и расходных кассовых документах записям в Кассовой книге. При ведении учета вручную производится проверка арифметических подсчетов оборотов и остатков.

Ответственность за нарушение кассовых операций

Организация работы кассы является одним из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности бюджетного учреждения. В соответствии со ст. 15.1 КоАП <4> предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в размере 400 - 500 МРОТ - для юридических лиц и 40 - 50 МРОТ для физических лиц.

--------------------------------

<4> Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ.

Нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, за которые предусмотрена административная ответственность:

- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходование (или неполное оприходование) в кассе денежной наличности;

- несоблюдение порядка хранения денежных средств в кассе учреждения;

- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Согласно п. 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за организацию работы кассы возложена на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.