Навигация
Составление описей дел постоянного и долговременного хранения
15622
знака
0
таблиц
0
изображений
1.3 Составление описей дел постоянного и долговременного хранения
По окончании календарного года производится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.
Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.
Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.
В годовом разделе описи дела службы ДОУ располагаются в начале описи, общественных организаций - в конце описи.
Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.
Переходящие дела вносятся в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годовых разделов описей каждого следующего года, в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за .......... год, №№ ...".
В опись вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.
Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения ведется с единой нумерацией в течение нескольких лег и заканчивается по согласованию с архивом организации железнодорожного транспорта.
Годовой раздел описи на дела постоянного хранения структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта и затем утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации железнодорожного транспорта, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации составляется в четырех экземплярах, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта, утверждается руководителем организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Управлениями железных дорог по согласованию с соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.
Годовой раздел описи на дела по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, визируется руководителем соответствующего структурного подразделения и согласовывается с ЭК организации железнодорожного транспорта. После согласования описи ЭК организации железнодорожного транспорта она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Годовые разделы описей на дела долговременного хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации, согласовываются ЭК вышестоящей организации, а затем утверждаются руководителем организации.
Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.
Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство.
1.4 Оперативное хранение и использование документов
Дела структурных подразделений с момента заведения их до сдачи в архив хранятся канцелярии или специально отведенных закрывающихся помещениях. Дела устанавливаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.
В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).
Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации железнодорожного транспорта (структурного подразделения).
Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации железнодорожного транспорта подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
Архив организации железнодорожного транспорта контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу до сдачи их в соответствующий архив.
1.5 Передача дел на архивное хранение
Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.
Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической необходимости уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.
Передача документов в архив организации производится один раз в год полностью за весь календарный год.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.
Вместе с делами в архив организации передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
При приеме дел в архив организации сверяются данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием на обложке дела и с фактическим содержанием документов в деле.
После приема дел заведующий архивом организации или его заместитель расписывается на всех экземплярах годового раздела описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.
При реорганизации или ликвидации организации порядок передачи и дальнейшего использования документов организации предусматривается в приказе о ее реорганизации и ликвидации. При реорганизации организации ее приемник принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности ликвидационной комиссии.
СОГЛАСОВАНО Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В.А.Еремченко 2 июня 1998г.
Список используемой литературы:
· Басаков М.И. Справочник секретаря-референта – Ростов на Дону: 2003 г.
· Вигера А.М. Секретарское дело. – Ростов на Дону: 2003г.
· Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. – Москва: Проспект, 1999г.
· Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. – Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
· Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – Москва: ИНФРА-М, 2001г.
Похожие работы
... в канцелярии (прием, отправка, контроль исполнения), а остальные операции (регистрация, обработка, формирование дел, хранение) осуществляются в подразделениях. 2. Расскажите о технологии проведения деловых переговоров Деловые переговоры можно определить как обмен мнениями для с целью достижения взаимоприемлемого соглашения. К переговорам обычно приступают, когда имеется обоюдное желание ...
... между собой. [1] Так как основную часть изданий составляют текстовые издания, имеет смысл привести характеристику типов текстовых изданий. II. Типы текстовых изданий 2.1. Официальное издание Официальное — это издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера. К ...
... собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД. Рисунок 1.11 - История развития пакета Microsoft Office Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office. Дело в том, что организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией ...
... -сервисный отдел представлен менеджером по продажам, которому подчиняются торговые агенты. По приведенной выше схеме организационной структуры ГП МО Украины «Сакский военный клинический санаторий им. Н.И. Пирогова», можно сделать вывод, что на предприятии действует вертикальная система управления, основанная на отношениях подчинения. Так же, между структурными элементами существует линейная связь ...
0 комментариев